วิธีการเขียนคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรของพนักงาน

ส่วนหนึ่งของงานของผู้จัดการคือการลงโทษพนักงานที่ไม่ปฏิบัติตามกฎ ในขณะที่การเตือนทางวาจาอย่างง่ายจะพอเพียงเป็นครั้งแรก, การละเมิดเล็ก ๆ น้อย ๆ, การละเมิดที่รุนแรงมากขึ้นหรือซ้ำเรียกร้องให้มีคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร สิ่งนี้จะช่วยไม่เพียง แต่อธิบายให้พนักงานฟังถึงสิ่งที่เขาทำผิดและสิ่งที่เขาคาดหวัง แต่ยังช่วยให้คุณเก็บสำเนาคำเตือนสำหรับไฟล์ของพนักงานซึ่งอาจเป็นประโยชน์ในภายหลัง การเขียนคำเตือนดังกล่าวอาจดูเหมือนเป็นงานที่น่ากลัว แต่ด้วยเทมเพลตคำเตือนที่เป็นลายลักษณ์อักษรกระบวนการนี้อาจค่อนข้างง่าย

เคล็ดลับ

• คำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรควรเป็นไปตามแม่แบบมาตรฐานและรวมถึงข้อมูลเช่นกฎที่ใช้งานไม่ได้คำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับความผิดและวิธีที่พนักงานต้องปรับปรุง

ทำไมต้องใช้คำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร

คำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรอาจมีประโยชน์สำหรับทั้งพนักงานและ บริษัท สำหรับพนักงานคำเตือนสามารถให้คำแนะนำและคำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ บริษัท คาดหวังจากเธอและวิธีการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของเธอเพื่อหลีกเลี่ยงคำเตือนเพิ่มเติม สำหรับ บริษัท คำเตือนที่เป็นลายลักษณ์อักษรสามารถช่วยพิสูจน์ว่ามีการดำเนินการเพื่อให้สามารถดำเนินการขั้นตอนต่อไปได้หากปัญหายังคงมีอยู่ นอกจากนี้ยังทำหน้าที่เป็นเอกสารของปัญหาในกรณีที่พนักงานยื่นข้อพิพาททางกฎหมายในภายหลังเช่นกรณีการเลิกจ้างโดยมิชอบ

ควรใช้คำเตือนเหล่านี้เมื่อใด

ทุกธุรกิจจะมีปัญหาแตกต่างกันกับพนักงานที่แตกต่างกันตามกฎของ บริษัท และประเภทของคนที่ทำงานที่นั่น ดังที่กล่าวมาสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดที่พนักงานเขียนขึ้นในทุกอุตสาหกรรมคือความเชื่องช้า

โดยปกติแล้วจะมีการออกจดหมายเตือนให้กับพนักงานหลังจากได้รับคำเตือนด้วยวาจา แต่ก็ไม่ได้เป็นเช่นนั้นเสมอไป หากมีการกระทำความผิดครั้งร้ายแรงเกิดขึ้นจะเป็นการหลีกเลี่ยงคำเตือนด้วยวาจาและมีคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรทันทีที่สามารถเข้าไปในไฟล์ของพนักงานได้ เป็นที่น่าสังเกตว่าคำเตือนด้วยวาจาทั้งหมดควรได้รับการบันทึกหลังจากความจริงรวมถึงเวลาและวันที่ของคำเตือนและควรป้อนสิ่งเหล่านี้ในไฟล์พนักงานดังนั้นจึงไม่มีความสับสนว่าพนักงานมีหรือไม่มีคำเตือนเกี่ยวกับ ปัญหาเฉพาะ

การใช้ Letter of Reprimand

เป็นความคิดที่ดีที่จะค้นหาเทมเพลตสำหรับคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรและจดหมายวินัยของพนักงานก่อนที่คุณต้องการ ควรปรับแต่งเหล่านี้สำหรับ บริษัท ของคุณและเตรียมพร้อมสำหรับการใช้งานก่อนที่คุณจะเขียนพนักงาน พนักงานแต่ละคนที่ได้รับคำเตือนหรือประกาศด้านวินัยควรได้รับแบบฟอร์มที่กรอกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับปัญหาเฉพาะที่ได้รับการบันทึกไว้ สิ่งนี้จะช่วยให้มั่นใจว่าพนักงานทุกคนได้รับการปฏิบัติอย่างยุติธรรมและเท่าเทียมกัน

กรอกข้อมูลทุกช่องว่างไว้ในจดหมายแบบฟอร์มแจ้งเตือนล่วงหน้าหากสิ่งที่ไม่ได้ใช้คุณสามารถเขียน "N / A" ดังนั้นจึงเป็นที่ชัดเจนว่ามันใช้ไม่ได้และคุณไม่ได้ถูกละเลยในการกรอกแบบฟอร์ม หากคุณเขียนจดหมายโดยใช้แม่แบบคุณไม่จำเป็นต้องทำเช่นนั้น แต่ยังคงเขียนจดหมายอย่างละเอียดพร้อมรายละเอียดให้มากที่สุด การทำตามขั้นตอนเหล่านี้สามารถป้องกันคุณได้หากเกิดปัญหาทางกฎหมายในภายหลัง ด้วยเหตุผลนี้ให้ใช้ภาษาทางการเสมอและหลีกเลี่ยงการใช้ชวเลขและศัพท์แสง

ในขณะที่คุณควรทำงานกับเทมเพลตเสียงเฉพาะที่ใช้ในจดหมายการตำหนิควรแตกต่างกันไปตามความรุนแรงของการละเมิด ตัวอย่างเช่นหากพนักงานมาสายไม่กี่ครั้งคุณอาจมุ่งเน้นไปที่การแก้ไขพฤติกรรมและตั้งค่าเสียงในเชิงบวกให้มากขึ้นเพื่อกระตุ้นให้เขาปรากฏตัวตรงเวลา อย่างไรก็ตามหากพนักงานสบถกับลูกค้าคุณอาจต้องการให้เกิดเสียงที่รุนแรงมากขึ้นซึ่งมุ่งเน้นไปที่บทลงโทษที่อาจเกิดขึ้นหากเขาทำผิดอีกครั้ง

ให้จดหมายกับพนักงานด้วยตนเองไม่ใช่ทางอีเมลและไม่ใช่เพียงแค่วางไว้บนโต๊ะทำงานของพนักงาน คุณอาจเลือกที่จะมีพยานหรือไม่ก็ได้ แต่อย่าจัดการเรื่องนี้ต่อหน้าพนักงานคนอื่น ๆ สิ่งนี้อาจเป็นเรื่องยากและอึดอัด แต่สิ่งสำคัญคือต้องทำ จริง ๆ แล้วมันอาจเป็นประโยชน์ในการพูดคุยกับพนักงานเกี่ยวกับสถานการณ์ในขณะที่เธออาจเชื่อว่าจดหมายฟังเข้มงวดมากขึ้นหรือน้อยลงกว่าที่คุณตั้งใจไว้และแม้แต่การมีอยู่ของคุณก็สามารถช่วยเน้นเสียงที่คุณตั้งใจจะใช้ในจดหมาย. คุณอาจทำให้ตัวอักษรอ่อนนุ่มลงโดยเสนอความคิดเห็นเชิงบวกแก่พนักงาน แต่อย่าทำเช่นนั้นหากมันทำให้เกิดความสับสนเกี่ยวกับความรุนแรงของคำเตือนที่คุณกำลังออก

รับลายเซ็นจากพนักงานเสมอในขณะที่คุณอยู่ หากเขาปฏิเสธที่จะเซ็นขอให้เขาเซ็นจดหมายที่ระบุว่าเขาปฏิเสธที่จะเซ็นคำเตือน เก็บสำเนาที่มีลายเซ็นสำหรับบันทึกของพนักงาน หากพนักงานลงนามในจดหมายที่ระบุว่าเขาปฏิเสธที่จะลงนามในคำเตือนให้เย็บเล่มสิ่งนี้กับจดหมาย ยังให้สำเนาแก่พนักงานเพื่อบันทึกของเขา

ตัวอย่างการเขียนของพนักงาน

จดหมายเตือนที่เป็นลายลักษณ์อักษรควรเริ่มด้วยพิธีการพื้นฐานเช่นเรื่องวันที่เวลาชื่อของคุณตำแหน่งงานของคุณชื่อพนักงานและตำแหน่งงานของพนักงานและชื่อของบุคคลอื่นที่ได้รับสำเนาบันทึก คุณอาจต้องการรวมโลโก้ บริษัท ของคุณไว้ที่ด้านบนของแบบฟอร์ม แต่เป็นตัวเลือก

หากคุณมีคู่มือพนักงานคุณควรระบุว่าส่วนใดของนโยบาย บริษัท ที่ถูกละเมิด คุณสามารถเขียนนโยบายเฉพาะหรือเพียงรวมการอ้างอิงถึงส่วนที่เกี่ยวข้องของคู่มือ หากคุณไม่มีคู่มือให้เขียนบทสรุปย่อของกฎ บริษัท ที่ใช้

ระบุว่านี่เป็นการเตือนครั้งแรกหรือครั้งสุดท้ายและหากเป็นการละเมิดที่ร้ายแรงให้จดบันทึกสิ่งนี้ด้วย คำเตือนควรมีกรอบเวลาซึ่งหมายความว่าหากเวลาผ่านไปการเตือนจะถูกลบออกจากบันทึกของพนักงานและไม่นับเป็นการเตือนล่วงหน้า ในคำอื่น ๆ คำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนหน้าเกี่ยวกับความล่าช้าไม่ควรนับรวมกับพนักงานหากเธอเริ่มเข้ามาในช่วงปลายสามปีต่อมา จดหมายควรยังคงอยู่ในไฟล์บุคลากรของพนักงานเพื่อการอ้างอิงแม้ว่า โดยทั่วไปคำเตือนครั้งแรกควรใช้เวลาหกเดือนความผิดร้ายแรงควรใช้เวลาแปดเดือนและคำเตือนครั้งสุดท้ายควรมีอายุหนึ่งปี แต่สิ่งนี้อาจแตกต่างกันไปตามนโยบายของ บริษัท ของคุณ

ถัดไปอธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นในรายละเอียดให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้รวมถึงวันเวลาและชื่อของทุกคนที่เกี่ยวข้อง อย่าใส่รายละเอียดที่เป็นอัตวิสัยเช่นการบอกว่าพนักงานนั้นหมายถึงพนักงานคนอื่น แต่ให้ตีความสิ่งที่พนักงานทำในสิ่งที่ตีความได้ว่าเป็นสิ่งที่ผิด คุณอาจเลือกที่จะเขียนคำอธิบายของเหตุการณ์ของคุณคำอธิบายของพนักงานของเหตุการณ์และคำอธิบายพยานของเหตุการณ์ถ้าบัญชีเหล่านี้แตกต่างกันไป หากคุณใช้แบบฟอร์มที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าและมีพื้นที่ไม่เพียงพอในการเขียนรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมดก็โอเคที่จะแนบกระดาษแผ่นที่สองหากจำเป็น

เพื่อช่วยให้พนักงานดีขึ้นให้ทำตามรายละเอียดของสิ่งที่เกิดขึ้นกับพฤติกรรมของพนักงานที่ต้องการเปลี่ยนแปลงและวิธีการที่เธอควรทำการเปลี่ยนแปลงในไม่ช้า ติดตามข้อมูลนี้อย่างละเอียดโดยละเอียดเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้นหากเธอไม่สามารถแก้ไขพฤติกรรมของเธอได้ โปรดจำไว้ว่าคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรไม่ใช่การลงโทษทางวินัยดังนั้นโปรดระบุว่าการกระทำทางวินัยใดที่จะเกิดขึ้นหากปัญหายังคงมีอยู่ ในที่สุดลงชื่อและลงวันที่จดหมายนำเสนอต่อพนักงานและขอให้เธอและพยานในที่ประชุมเพื่อลงนามและลงวันที่ด้วย