ความน่าเชื่อถือยากที่จะได้รับและรักษาไว้ในความสัมพันธ์ทางธุรกิจ บางครั้งสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ดูเหมือนว่าเป็นความเข้าใจผิดหรือความหยาบคายในการสื่อสารทางธุรกิจอาจทำลายความสัมพันธ์ในการทำงาน ในการสื่อสารทางธุรกิจมารยาทที่ดีอาจหมายถึงความแตกต่างระหว่างกำไรและขาดทุน การเรียนรู้ที่จะสุภาพและสุภาพตลอดเวลาสามารถประหยัดพลังงานที่สูญเปล่าในที่ทำงานได้โดยไม่ต้องกังวลเมื่อคุณอาจหลงทางในมารยาททางธุรกิจและมารยาท (ดูเอกสารอ้างอิง 4)
โทรศัพท์
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมื่อคุณไม่สามารถรับโทรศัพท์ของคุณว่าข้อความที่บันทึกไว้ของคุณมีความจริงใจและสุภาพ บ่อยครั้งที่มันเป็นน้ำเสียงที่สามารถแสดงความสุภาพ การขอโทษที่ไม่สามารถใช้งานได้เมื่อผู้โทรจำเป็นต้องพูดกับคุณเป็นการแสดงความสุภาพ การระบุว่าคุณจะกลับมาเมื่อใดเป็นอีกความอนุเคราะห์ สิ่งที่สำคัญที่สุดการส่งคืนข้อความโดยทันทีนั้นไม่เพียง แต่มีมารยาท แต่เป็นมืออาชีพ เมื่อรับโทรศัพท์ยิ้ม มันจะแสดงในเสียงของคุณ ฟังอย่างสมบูรณ์ถึงสิ่งที่ผู้โทรพูดก่อนเริ่มพูด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณขออนุญาตก่อนที่จะหยุดพักสายและรอให้ผู้โทรแจ้งว่าไม่เป็นไร อย่าวางสายโดยไม่บอกลาก่อนหรือแจ้งให้ทราบว่าคุณวางสายแม้ว่าผู้โทรจะหยาบคายก็ตาม
อีเมล์
อีเมลเป็นวิธีการสื่อสารทางธุรกิจที่ยาวนาน พวกเขายังเป็นเวลานาน พวกเขาสามารถบันทึกคำพูดของคุณได้อย่างถาวร ด้วยความรู้นั้นให้แน่ใจว่าเมื่อคุณกำลังเตรียมอีเมลที่คุณอ่านออกเสียงหรือตรวจสอบมันเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่เพียง แต่ได้รับความหมายของคุณ แต่คุณได้รับมันในทางที่สุภาพ เริ่มต้นอีเมลด้วยคำทักทายอย่างมืออาชีพที่ทักทายผู้รับหรือกลุ่มผู้รับตามชื่อ (ดูข้อมูลอ้างอิง 3) โปรดทราบว่าอีเมลนี้ไม่ใช่บันทึกย่อทั่วไประหว่างเพื่อน ใช้ประโยคที่สมบูรณ์และไวยากรณ์ที่ดี อย่าเขียนอีเมลเมื่อโกรธหรืออยู่ในอารมณ์ที่จะระบายเพราะโอกาสที่อีเมลที่ส่งภายใต้เงื่อนไขเหล่านี้จะหายไปจากความเอื้อเฟื้อที่จะทำให้การสื่อสารของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น (ดูเอกสารอ้างอิง 2)
จดหมาย
บ่อยครั้งเป็นที่ยอมรับได้ที่จะส่งจดหมายเพื่อสื่อสารทางธุรกิจ เช่นเดียวกับอีเมลโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้อ่านจดหมายของคุณสำหรับการสะกดและรูปแบบและตรวจสอบไวยากรณ์ของคุณเพื่อความถูกต้อง พูดขอบคุณเมื่อไรและที่ไหนก็ได้ที่จำเป็น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปิดจดหมายของคุณด้วยความขอบคุณสำหรับเวลาที่คาดการณ์ไว้โดยผู้รับที่อ่านการสื่อสารของคุณ
ตัวต่อตัว
บ่อยครั้งที่รูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจที่ยากที่สุดถูกส่งแบบตัวต่อตัว เป็นการดีที่จะทบทวนหน้ากระจกในสิ่งที่คุณวางแผนจะพูด นี่จะช่วยให้คุณมีความคิดที่ดีว่าการแสดงออกทางสีหน้าของคุณเปลี่ยนไปอย่างไรกับข้อความของคุณ เมื่อไปเยือนประเทศอื่นเพื่อทำธุรกิจมันไม่สุภาพที่จะบังคับให้วัฒนธรรมของคุณกับผู้ที่คุณอยู่ที่นั่นเพื่อทำธุรกิจ (ดูเอกสารอ้างอิง 1) การเข้าใจความแตกต่างทางวัฒนธรรมสามารถช่วยให้คุณมีความสุภาพเมื่อสื่อสารกับประเทศต่าง ๆ ที่แสดงความสุภาพแบบตัวต่อตัวต่างจากวิธีที่คุณคุ้นเคย
กระดานข่าว
ประกาศที่โพสต์บนกระดานข่าวนั้นเป็นเรื่องธรรมดาในสถานที่ทำงานหลายแห่ง บางครั้งการฝึกฝนนี้อาจส่งผลให้เกิดการสื่อสารที่หยาบคายหรือหยาบ เมื่อรับผิดชอบการส่งข้อความถึงทุกคนในครั้งเดียวคุณควรพยายามอย่างสุภาพต่อทุกคน การใช้คำสแลงหรือวลีที่ผิดปกติอาจทำให้ขัดและเบี่ยงเบนความตั้งใจของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความประกาศหรือจดหมายข่าวของคุณถูกเขียนขึ้นพร้อมกับข้อพิจารณาทั้งหมดที่ให้ไว้กับการสื่อสารทางธุรกิจระดับมืออาชีพอื่น ๆ
