ไม่ว่าอุตสาหกรรมของคุณจะเข้าใจวิธีการเขียนจดหมายธุรกิจขั้นพื้นฐานเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับนักธุรกิจทุกคน แม้ว่าการติดต่อทางธุรกิจขั้นพื้นฐานเป็นเรื่องธรรมดามาก แต่มีจดหมายธุรกิจหลายประเภทในการเขียนทางเทคนิค จดหมายธุรกิจแตกต่างกันไปตามผู้ชมจุดประสงค์ผู้แต่งและรูปแบบเฉพาะ
จดหมายสมัครงาน
นักธุรกิจใช้จดหมายสมัครงานในกระบวนการสมัครงานเพื่อ "ขาย" ตัวเองให้กับองค์กรที่พวกเขาพยายามเข้าร่วม จดหมายปะหน้าเป็นความประทับใจครั้งแรกที่คุณในฐานะผู้หางานที่จะทำกับนายจ้างที่มีศักยภาพของคุณและนายจ้างมักจะใช้จดหมายปะหน้าเป็นแบบทดสอบสารสีน้ำเงินเพื่อตรวจสอบว่างานที่มีมูลค่าการอ่าน ตามห้องปฏิบัติการการเขียนออนไลน์ของเพอร์ดูคุณควรเขียนจดหมายสมัครงานด้วยเสียงบรรยายบรรยายประสบการณ์และทักษะที่ได้เตรียมไว้สำหรับงานที่คุณกำลังมองหา ศูนย์การเขียนที่มหาวิทยาลัยนอร์ ธ แคโรไลน่าที่แชเปิลฮิลล์แนะนำการเขียนด้วยน้ำเสียงที่อยู่ระหว่างบทสนทนาและแบบทางการ ใช้คำกริยาแอ็คชั่นบ่อยครั้งเมื่อเขียนจดหมายปะหน้าของคุณและใช้ความช่วยเหลือที่ต้องการโฆษณาหรือรายละเอียดงานเพื่อค้นหาคำสำคัญเช่น "รายละเอียดเชิง" ซึ่งควรรวมอยู่ในจดหมายของคุณ
จดหมายธุรกิจโน้มน้าวใจ
หากคุณกำลังเขียนจดหมายโน้มน้าวใจทางธุรกิจคุณกำลังพยายามโน้มน้าวให้ผู้รับดำเนินการตามที่คุณแนะนำ คุณสามารถเขียนจดหมายธุรกิจประเภทนี้ให้กับพนักงานหัวหน้างานลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานหรือไปยังบุคคลอื่นภายในหรือภายนอกองค์กรของคุณ จดหมายธุรกิจที่โน้มน้าวใจจะต้องระบุวัตถุประสงค์ (เพื่อโน้มน้าว) ภายในสองสามประโยคแรกตาม EnglishClub การเขียนเชิงธุรกิจนั้นสั้นกระชับเพราะนักธุรกิจยุ่งกันแบบเหมารวม มันสำคัญมากที่จดหมายของคุณจะไปถึงที่หมายอย่างรวดเร็วและไม่เสียเวลากับการเปิดตัวที่ไม่จำเป็นการเข้าสังคมหรือรายละเอียด ระบุแนวทางการปฏิบัติที่คุณต้องการให้ผู้อ่านดำเนินการภายในไม่กี่บรรทัดแรกและใช้เนื้อความของจดหมายเพื่อสรุปประโยชน์ของการกระทำหรืออธิบายว่าทำไมจึงควรใช้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุรายละเอียดที่จำเป็นอย่างชัดเจน EnglishClub ยังแนะนำว่าคุณต้องระบุอย่างชัดเจนหากคุณต้องการคำตอบ
เมื่อคุณเขียนจดหมายธุรกิจที่น่าเชื่อถือให้วิเคราะห์ผู้ชมของคุณ คุณเป็นคนที่คุณเขียนถึงจะกำหนดข้อมูลที่คุณรวมถึง ตัวอย่างเช่นคุณจะเพิ่มการแนะนำถ้าคนที่คุณเขียนไม่รู้จักคุณเท่านั้น นอกจากนี้ผู้จัดการจะพบประโยชน์ที่แตกต่างในการดำเนินการมากกว่าลูกค้า
จดหมายขอโทษ
แม้ว่าจะเป็นจดหมายธุรกิจที่พบได้บ่อยที่สุด แต่จดหมายขอโทษก็เป็นจดหมายที่ยากที่สุดในการเขียน คุณต้องเขียนถึง "บันทึกหน้า" เพื่อให้ธุรกิจของคุณรักษาความซื่อสัตย์ในขณะที่เสนอคำขอโทษอย่างจริงใจเพื่อการพิจารณา เช่นเดียวกับการสื่อสารทางธุรกิจอื่น ๆ ให้ตรงประเด็น เขียนเจตนาของจดหมายเพื่อขอโทษและสิ่งที่คุณขอโทษในย่อหน้าแรก ตามที่ ABusinessResource ย่อหน้าถัดไปของคุณควรขอให้ผู้ที่ทำผิดให้ยกโทษความผิดพลาดและอธิบายว่าข้อผิดพลาดนั้นเกิดขึ้นได้อย่างไร ในที่สุดคุณควรแจ้งคำขอโทษของคุณอีกครั้งและเสนอที่จะชดเชยความผิดพลาดด้วยส่วนลดสินค้าฟรีหรือด้วยวิธีการอื่นที่เหมาะสม ในจดหมายขอโทษอย่าปรากฏตัวเป็นฝ่ายรับและให้ข้อมูลการติดต่อของบุคคลที่สามารถแก้ไขปัญหาได้ดีที่สุด
