เคล็ดลับการจัดระเบียบสำนักงานกฎหมาย

การจัดระเบียบสำนักงานกฎหมายเป็นวิธีที่ดีสำหรับ paralegals เลขานุการกฎหมายและผู้ช่วยด้านกฎหมายเพื่อสนับสนุนทนายความ ในสำนักงานกฎหมายขนาดเล็กทนายความอาจต้องจัดระเบียบตัวเอง สำนักงานกฎหมายส่วนใหญ่มีระบบการจัดเก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์และมีการตรวจสอบไฟล์เคสให้กับทนายความเฉพาะเมื่อจำเป็นสำหรับงานเคสเท่านั้น เนื่องจากทนายความใช้เวลาในการพบปะกับลูกค้าเข้าร่วมการพิจารณาคดีของศาลการรับฝากและการทำงานกรณีอื่น ๆ พวกเขาขึ้นอยู่กับองค์กรสำนักงานเพื่อค้นหาเอกสารเมื่อจำเป็น

กรณีที่คาดหวัง

ทนายความในสำนักงานกฎหมายแต่ละแห่งต้องการระบบสำหรับการติดตามข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับคดีในอนาคตJim Wirken ทนายความคดีแพ่งและประธานคณะกรรมการกลุ่มกฎหมาย Wirken ในแคนซัสซิตี้แนะนำให้ใช้แบบฟอร์มที่เรียกว่ารายงานเรื่องสำคัญในอนาคต แบบฟอร์มมาตรฐานนี้จะช่วยให้ทนายความติดตามข้อมูลลูกค้าในอนาคตเก็บบันทึกเกี่ยวกับการสนทนาเกี่ยวกับเรื่องและบันทึกเวลาที่ใช้ในการให้คำปรึกษาในเรื่อง หากไฟล์เคสถูกเปิดในภายหลังทนายความหรือผู้สนับสนุนสามารถใช้แบบฟอร์มนี้เพื่อสร้างไฟล์กระดาษและไฟล์ใหม่ในระบบฐานข้อมูลการจัดการเคส

การจัดระเบียบไฟล์

การจัดระเบียบไฟล์เป็นกุญแจสำคัญในการจัดระเบียบสำนักงานกฎหมาย กระบวนการนี้มีความสำคัญสำหรับการจัดระเบียบไฟล์เคสและสำหรับการจัดระเบียบระเบียนทางบัญชี องค์กรไฟล์ยังช่วยสำนักงานกฎหมายลดการรับรู้ของลูกค้าในเรื่องการทุจริตและอำนวยความสะดวกในการเก็บข้อมูลลูกค้า สำหรับไฟล์กระดาษสำนักงานกฎหมายควรพัฒนาระบบสำหรับการจัดระเบียบไฟล์แต่ละโฟลเดอร์ ตัวอย่างเช่นในแต่ละส่วนของไฟล์เอกสารประเภทเดียวกันควรถูกวางทุกครั้ง ในแต่ละส่วนเอกสารอาจต้องใช้แท็บสี (พร้อมตัวเลขหรือวันที่) เพื่อระบุว่าเอกสารแต่ละรายการเริ่มต้นและสิ้นสุด เอกสารควรถูกจัดเรียงตามลำดับเวลาไม่ว่าจะเป็นเอกสารล่าสุดที่อยู่ด้านบนหรือด้านหลังของแต่ละส่วน

บริษัท กฎหมายสามารถพัฒนาคำแนะนำเกี่ยวกับโฟลเดอร์แฟ้มและมอบให้กับพนักงานทุกคน เสมียนการจัดเก็บใหม่อาจต้องมีการฝึกอบรมเพื่อให้เข้าใจคู่มือไฟล์ ทนายความและพนักงานให้ความช่วยเหลือด้านกฎหมายควรพึ่งพาพนักงานเก็บเอกสารมืออาชีพสำหรับงานยื่นส่วนใหญ่

การจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

องค์กรอาจใช้ระบบฐานข้อมูลการจัดการเคสเพื่อติดตามเคสและข้อมูลการบัญชี ระบบการจัดการฐานข้อมูลบางระบบมีความสามารถในการแนบแฟกซ์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารที่สแกนไปยังไฟล์เคสในฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ระบบฐานข้อมูลบางระบบมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับงานที่ไม่ใช่งานประจำเช่นการตรวจสอบว่าทนายความมีผลประโยชน์ทับซ้อนในการเป็นตัวแทนลูกค้าหรือไม่ (ซึ่งอาจนำไปสู่การละเมิดจริยธรรม)

พนักงานและทนายความควรได้รับการฝึกอบรมในการใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูลนี้เพื่อจัดเก็บข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ สำนักงานกฎหมายอาจต้องการ จำกัด โปรไฟล์ของผู้ใช้ที่สามารถแทรกหรือลบบันทึกเพื่อป้องกันการสูญเสียข้อมูลลูกค้าที่สำคัญ