วิธีเขียนราคาเสนอทางเทคนิค

ข้อเสนอทางเทคนิคเป็นหนึ่งในภารกิจที่สำคัญที่สุดในการเขียนเชิงธุรกิจหรือทางเทคนิค ข้อเสนอที่เขียนขึ้นอย่างดีสามารถรักษาความปลอดภัยให้กับลูกค้าของคุณในการขายลูกค้าใหม่โครงการสำคัญหรือให้เงินทุนสำหรับการวิจัยหรือกิจกรรมอื่น ๆ สำหรับหลาย ๆ องค์กรข้อเสนอทางเทคนิคที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นต่อความสำเร็จอย่างต่อเนื่อง

รายการที่คุณจะต้อง

• ขอข้อเสนอ (RFP)

• ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ

ศึกษาคำขอสำหรับข้อเสนอหรือ RFP อย่างใกล้ชิด หลายองค์กรส่ง RFP ออกมาเมื่อพวกเขาต้องการข้อเสนอสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการ RFPs มีแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับสิ่งที่ข้อเสนอควรครอบคลุมรวมถึงเวลาและเมื่อใดที่ควรส่ง ข้อเสนอที่ดีไม่ควรเบี่ยงเบนจากแนวทางใน RFP น่าเสียดายที่ RFP บางตัวอาจคลุมเครือโดยให้คำแนะนำเล็กน้อย นี่เป็นปัญหาโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณพยายามพัฒนาประมาณการต้นทุนในข้อเสนอของคุณ ขั้นตอนที่ 4 จะเสนอคำแนะนำสำหรับการจัดการกับ RFP ที่คลุมเครือหรือไม่ชัดเจน

วางแผนข้อเสนอของคุณก่อนที่จะเขียน บ่อยครั้งที่คุณอาจไม่รู้เกี่ยวกับลูกค้าหรือแหล่งเงินทุนมากกว่าสิ่งที่อยู่ใน RFP ทำการบ้านและเรียนรู้สิ่งที่คุณสามารถทำได้เกี่ยวกับองค์กรและผู้มีอำนาจตัดสินใจ จากนั้นใช้เวลาในการระดมสมองเกี่ยวกับความต้องการขององค์กร ข้อเสนอที่แสดงความเข้าใจน้อยหรือไม่มีความต้องการของลูกค้ามักเกิดจากการเขียนเร็วเกินไปโดยไม่ต้องใช้เวลาคิดเกี่ยวกับลูกค้า

ร่างข้อเสนอของคุณ ตัวแปรเช่นขนาดและขอบเขตของโครงการรวมถึงลูกค้าที่มีศักยภาพที่จะได้รับข้อเสนอของคุณจะกำหนดความยาวและรูปแบบ ในบางสถานการณ์ข้อเสนอเหมือนบันทึกย่อสั้น ๆ นั้นเหมาะสม สถานการณ์อื่น ๆ เช่นโครงการขนาดใหญ่หรือการมอบข้อเสนอที่ส่งไปยังองค์กรขนาดใหญ่จะขอข้อเสนอที่ยาวกว่าที่เขียนเช่นรายงานทางเทคนิคที่เป็นทางการ

รวมถึงกำหนดเวลาสำหรับสินค้าหรืองานที่ส่งมอบและประมาณการต้นทุน ทำตามข้อกำหนดใน RFP หาก RFP นั้นคลุมเครือมีหลายวิธีที่คุณสามารถจัดการกับสิ่งนี้ได้ ข้อเสนอแนะอย่างหนึ่งคือให้ลูกค้าเลือกชุดที่จะเลือก อีกทางเลือกหนึ่งคือสร้างสมมติฐานของคุณเองและระบุไว้ในข้อเสนอ ประการที่สามคุณสามารถติดต่อลูกค้าที่มีศักยภาพและถามคำถามมากมาย ลูกค้าหลายคนจะชื่นชมสิ่งนี้เพราะมันแสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจกับโครงการ

จัดระเบียบข้อเสนอในลักษณะที่จะดึงดูดความสนใจของผู้อ่านและมุ่งเน้นไปที่ประเด็นสำคัญ เริ่มต้นด้วยบทคัดย่อที่สรุปข้อเสนอของคุณ ขยายรายละเอียดรวมถึงค่าใช้จ่ายในเนื้อหาหลักของข้อเสนอ จบด้วยบทสรุปที่เน้นประโยชน์ของการเลือก บริษัท ของคุณ เก็บบทคัดย่อบทสรุปและข้อสรุปที่รัดกุมและปราศจากศัพท์แสงทางเทคนิคเท่าที่จะทำได้เพื่อให้ผู้อ่านทุกคนสามารถเข้าถึงได้โดยไม่ต้องคำนึงถึงความรู้ด้านเทคนิค ค้นหารายละเอียดทางเทคนิคในเนื้อหาของข้อเสนอ

แก้ไขและจัดรูปแบบข้อเสนอของคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าปราศจากข้อผิดพลาดและเอกสารนั้นอ่านง่าย เน้นว่าโครงการของคุณจะตอบสนองความต้องการของลูกค้าอย่างไร พิจารณาอธิบายคุณสมบัติของบุคลากรสำคัญสำหรับโครงการที่คุณกำลังเสนอ ใช้รายการ (มีทั้งสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือตัวเลข) เพื่อเน้นจุดสำคัญ ใช้ส่วนหัวและหัวเรื่องย่อยเพื่อแยกบล็อกข้อความขนาดใหญ่

เคล็ดลับ

• จัดรูปแบบข้อเสนอของคุณด้วยแนวทาง“ นามธรรมร่างกายข้อสรุป” หรือ ABC

  สร้างความต้องการสิ่งที่เสนอ

  เป็นจริงในการประมาณการต้นทุนและกำหนดเวลาของคุณ

  ให้ความสนใจในข้อสรุป - นี่เป็นโอกาสของคุณที่จะสร้างความประทับใจไม่รู้ลืม

  ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลค่าใช้จ่ายนั้นหาง่ายเพราะผู้อ่านจะมองหามัน