วิธีการเขียนข้อเสนอสำหรับกระบวนการใหม่

หากคุณเป็นพนักงานที่กระตือรือร้นและสังเกตเห็นว่ากระบวนการบางอย่างในงานของคุณอาจได้รับการปรับปรุงให้ดีขึ้นคุณอาจลองเขียนข้อเสนอเพื่อแนะนำวิธีการใหม่ จดหมายข้อเสนอประเภทนี้ (หรืออีเมล) สามารถจัดเป็นข้อเสนอภายในได้ การเขียนข้อเสนอภายในแตกต่างจากการเขียนข้อเสนอภายนอกเล็กน้อย เนื่องจากคุณเขียนถึงคนที่ทำงานในองค์กรเดียวกันกับที่คุณทำคุณอาจใช้ศัพท์แสงภายในของคุณและมีความอ่อนไหวน้อยลงเกี่ยวกับการใช้ข้อมูลที่เป็นความลับ

สร้างแผนสำหรับข้อเสนอของคุณ กำหนดผู้ชมที่คุณจะตอบข้อเสนอ หากคุณต้องการให้องค์กรของคุณแนะนำระบบบัญชีใหม่เช่นติดต่อแผนกบัญชีบางทีสำนักงานของหัวหน้าบัญชี กำหนดวัตถุประสงค์ของข้อเสนอของคุณเช่นการนำระบบบัญชีมาใช้เป็นต้น นอกจากนี้ใส่ตัวเองในรองเท้าของผู้อ่าน สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจได้ดีขึ้นว่าคุณจะโน้มน้าวผู้ชมได้อย่างไรว่าข้อเสนอของคุณควรได้รับการยอมรับ

เริ่มเขียนข้อเสนอ ในการเริ่มต้นอย่างชัดเจนและชัดเจนระบุวัตถุประสงค์ของจดหมายของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียน "ฉันกำลังเขียนจดหมายนี้เพื่อขอให้ฝ่ายบัญชีพิจารณาใช้ระบบบัญชี ABC"

อธิบายขั้นตอนปัจจุบันในองค์กรของคุณ แสดงความไร้ประสิทธิภาพใด ๆ ในขั้นตอนปัจจุบัน ตัวอย่างเช่นระบบบัญชีปัจจุบันอาจใช้เวลานานเกินไปในการทำงาน นอกจากนี้มันอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดค่าใช้จ่าย

ให้คำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับกระบวนการใหม่ สรุปว่าพวกเขาจะแตกต่างจากของเก่าอย่างไร ก่อนอื่นให้อธิบายข้อเสนอของคุณด้วยประโยคเพียงไม่กี่ประโยค หลังจากนั้นให้รายละเอียดมากที่สุดเท่าที่จำเป็น อย่างไรก็ตามเก็บจดหมายข้อเสนอสั้นและกระชับ

ให้ข้อโต้แย้งที่สนับสนุนการปฏิบัติตามขั้นตอนใหม่ที่เสนอ ระบุรายการประโยชน์ที่ชัดเจนว่าขั้นตอนใหม่สามารถนำมาสู่องค์กร ประโยชน์ที่เป็นไปได้อาจรวมถึงผลผลิตที่สูงขึ้นคุณภาพของสินค้าหรือบริการที่ผลิตได้ดีขึ้นการประหยัดวัตถุดิบและขวัญกำลังใจของพนักงานที่เพิ่มขึ้น

สำรองข้อเสนอของคุณด้วยเอกสารใด ๆ ถ้ามี ตัวอย่างเช่นขั้นตอนใหม่อาจได้รับการทดสอบที่อื่นภายในองค์กรของคุณหรือในอุตสาหกรรมของคุณ ทำเครื่องหมายเอกสารสนับสนุนทั้งหมดอย่างชัดเจนและระบุความหมายในข้อความของจดหมายข้อเสนอ

ให้รายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการนำกระบวนการที่เสนอไปใช้ในองค์กรของคุณ หากคุณเสนอที่จะแนะนำระบบบัญชีใหม่การดำเนินการสามารถทำได้ในระยะ บางครั้งระบบใหม่และระบบเก่าสามารถทำงานพร้อมกันได้ หลังจากทดสอบระบบใหม่แล้วระบบเก่าจะถูกยกเลิก

ให้คนอื่นอ่านจดหมายข้อเสนอก่อนที่จะส่ง ขอคำวิจารณ์ อภิปรายข้อเสนอและระบุจุดที่สามารถปรับปรุงได้ เปลี่ยนประโยคบางส่วนในข้อเสนอเพื่อทำให้เชื่อมั่นมากขึ้น

ส่งข้อเสนอของคุณ

เคล็ดลับ

• ใช้ภาษาง่าย ๆ หากคุณจำเป็นต้องใช้คำบางคำให้นิยามของคำนั้นเว้นแต่คุณจะแน่ใจว่าบุคคลที่อ่านข้อเสนอคุ้นเคยกับพวกเขา นอกจากนี้ให้การตั้งค่ากับประโยคสั้น ๆ ที่ชัดเจนและตรงประเด็น