ในบางสถานการณ์รายงานการประชุมขององค์กรจะแสดงเอกสารทางกฎหมายที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยไม่ต้องลงคะแนนจากคณะกรรมการ การแก้ไขนาทีที่ไม่ถูกต้องอาจส่งผลให้มีการลงคะแนนสัญญาจ้างและการดำเนินการอื่น ๆ ในระหว่างการประชุมเพื่อเป็นโมฆะหรือยกเลิก ใช้ขั้นตอนง่าย ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณแก้ไขนาทีของคุณอย่างถูกต้อง
พิจารณาว่ารายงานการประชุมได้รับการอนุมัติอย่างเป็นทางการแล้วโดยการลงคะแนนเสียงของคณะกรรมการหรือถ้าพวกเขาได้ส่งเพียงเพื่อตรวจสอบต่อประธานหรือคณะกรรมการบริหาร ร่างนาทีที่ไม่ได้รับการโหวตจากคณะกรรมการสามารถแก้ไขได้โดยไม่ต้องลงคะแนนคณะกรรมการ
หากมีการเปลี่ยนแปลงที่เสนอให้กับบุคคลหรือคนที่ตรวจสอบนาทีก่อนนาทีที่จะเข้าสู่กระดานเต็มแนะนำการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการ เปรียบเทียบคำที่แนะนำขั้นสุดท้ายกับนาทีที่ส่งมา อธิบายเหตุผลของการเปลี่ยนแปลง หากทุกคนเห็นด้วยให้เลขานุการแก้ไขนาทีที่ยังไม่ได้รับการอนุมัติ แต่เดิม
หากมีการเปลี่ยนแปลงข้อเสนอแนะสำหรับนาทีที่ยังไม่ได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการและในการประชุมคณะกรรมการให้ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้:
ให้ประธานเสนอความเห็นชอบเพื่อรับรองรายงานการประชุม รอให้การเคลื่อนไหวนั้นเป็นวินาที ให้ประธานเปิดเรื่องเพื่ออภิปราย ให้ผู้แนะนำการแก้ไขแสดงเหตุผลของเขาสำหรับการเปลี่ยนแปลง หลังจากการอภิปรายให้ผู้ที่แนะนำการเปลี่ยนแปลงทำการเคลื่อนไหวเพื่อแก้ไขรายงานการประชุมและให้ถ้อยคำที่ถูกต้องของคำแนะนำ รอให้การเคลื่อนไหวนั้นเป็นวินาที ให้ประธานปิดการอภิปรายและถามคำถามหรือลงคะแนน บันทึกการลงคะแนนรวมถึงชื่อของผู้ที่สนับสนุนคัดค้านและงดออกเสียง
หากมีการเปลี่ยนแปลงข้อเสนอแนะสำหรับนาทีที่ได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการก่อนหน้านี้ให้ทำตามขั้นตอนเดียวกันสำหรับการแก้ไขนาทีที่ถูกส่งเพื่อขออนุมัติคณะกรรมการในครั้งแรก
ให้เลขานุการการบันทึกหรือบุคคลที่จดบันทึกการประชุมทำการเปลี่ยนแปลงในรายงานการประชุม ที่ด้านบนของเอกสารที่มีวันที่ที่มีการจดบันทึกไว้ตั้งแต่แรกโปรดทราบว่าขณะนี้นาทีได้ถูกแก้ไขแล้ว รวมวันที่ของการเปลี่ยนแปลงและชื่อของบุคคลที่แก้ไขนาที
