บริษัท ส่วนใหญ่เตรียมงบประมาณประจำปีหรือที่เรียกกันทั่วไปว่าเป็นแผนประจำปี ผู้บริหารระดับสูงโดยเฉพาะอย่างยิ่งประธานเจ้าหน้าที่บริหารมีหน้าที่อนุมัติงบประมาณขั้นสุดท้ายซึ่งจะกลายเป็นคู่มือสำหรับการดำเนินงานของ บริษัท บางครั้งกระบวนการอนุมัติอาจใช้เวลานานกว่าการจัดทำงบประมาณเองเนื่องจากการตัดสินใจที่ยากจะต้องทำเกี่ยวกับการจัดลำดับความสำคัญของค่าใช้จ่าย การตัดสินใจเหล่านี้จำเป็นต้องมีการพูดคุยกันไปมาระหว่างทีมผู้บริหาร
การรวมงบประมาณ
ใน บริษัท ที่มีขนาดใหญ่พอที่จะมีแผนกหรือแผนกผู้จัดการของหน่วยงานเหล่านี้มีหน้าที่รับผิดชอบในการเตรียมงบประมาณของตัวเองซึ่งพวกเขาส่งไปยังฝ่ายการเงิน งบประมาณแผนกถูกรวมโดยเจ้าหน้าที่การเงินเพื่อสร้างงบประมาณสำหรับ บริษัท โดยรวม กระบวนการจัดทำงบประมาณมักจะเริ่มต้นจากผู้บริหารระดับสูงที่ให้แนวทางสำหรับผู้จัดการแผนกที่จะใช้เช่นสมมติฐานเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจที่จะเกิดขึ้นในปีหน้า ไม่ว่างบประมาณของผู้จัดการจะได้รับการอนุมัติหรือไม่มักจะเป็นหน้าที่ของวิธีการที่เขาปฏิบัติตามแนวทางที่กำหนดอย่างใกล้ชิด หากผู้บริหารระดับสูงพยายามลดต้นทุนลงผู้จัดการที่เสนอค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น 20 เปอร์เซ็นต์สำหรับแผนกของเขามักจะต้องแก้ไขงบประมาณของเขา
รีวิวโดยเจ้าหน้าที่การเงิน
แผนกการเงินดำเนินการทบทวนเบื้องต้นของงบประมาณแผนก พวกเขาวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายที่เสนอหรือในกรณีของแผนกผลิตรายได้สมมติฐานที่ใช้ในการจัดทำประมาณการรายได้ พวกเขามองหาความแตกต่างที่สำคัญจากงบประมาณของปีที่แล้ว เป้าหมายของพวกเขาคือการทำให้แน่ใจว่าแต่ละงบประมาณมีความสมเหตุสมผลและสามารถทำได้ พวกเขาต้องการระบุการตัดงบประมาณที่อาจเกิดขึ้นในกรณีที่ผู้บริหารระดับสูงตัดสินใจค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เสนอสำหรับ บริษัท นั้นสูงเกินไป
รีวิวโดยผู้บริหารระดับสูง
ผู้บริหารระดับสูงพิจารณางบประมาณรวมและตัดสินใจว่าการคาดการณ์รายได้และกำไรสอดคล้องกับเป้าหมายที่พวกเขาตั้งไว้สำหรับปีที่กำลังจะมาถึงหรือไม่ หากกำไรที่คาดการณ์ไว้ต่ำกว่าที่คาดการณ์ไว้ บริษัท จำเป็นต้องกำหนดวิธีในการสร้างรายได้เพิ่มเติมหรือลดการใช้จ่ายเพื่อปรับปรุงผลกำไร การวิเคราะห์ที่จัดทำโดยแผนกการเงินนั้นมีประโยชน์อย่างมากในการช่วยให้พวกเขาระบุพื้นที่ที่ต้องการคำอธิบายเพิ่มเติมจากผู้จัดการฝ่าย - หรือค่าใช้จ่ายที่ดูเหมือนสูงเกินไปและสามารถตัดได้
การหารือกับผู้จัดการกอง
ผู้บริหารระดับสูงเข้าพบกับผู้จัดการแต่ละแผนกบางครั้งมีสมาชิกเจ้าหน้าที่การเงินเข้าร่วมเพื่อทำความเข้าใจกับคำของบประมาณที่ผู้จัดการได้ส่งมาให้ดียิ่งขึ้น ผู้จัดการส่วนต้องเตรียมพร้อมเพื่อปกป้องคำขอของเขา ผู้บริหารระดับสูงต้องชั่งน้ำหนักผลที่ตามมาจากการลดงบประมาณครั้งใหญ่ การลดค่าใช้จ่ายด้านการตลาดเช่นอาจส่งผลเสียต่อรายได้ในอนาคต ผู้บริหารระดับสูงมีภารกิจที่ยากในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละแผนกมีทรัพยากรที่จำเป็นในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพในขณะที่รักษาค่าใช้จ่ายทั้งหมดให้ต่ำพอที่ บริษัท จะสามารถรักษาผลกำไรไว้ได้
การตัดสินใจที่ยากลำบาก
ผู้จัดการแผนกอาจไม่พอใจกับงบประมาณสุดท้ายของเขาหากเขาเห็นว่าผู้บริหารระดับสูงมีการปรับลดลงอย่างมาก แต่ผู้บริหารระดับสูงหวังว่าจะได้สื่อสารถึงสาเหตุของการตัดสินใจที่ยากลำบากเหล่านี้ เมื่อกระบวนการอนุมัติงบประมาณเสร็จสิ้นผู้จัดการแต่ละคนควรรู้สึกว่าได้รับการปฏิบัติอย่างเป็นธรรม อุดมคติแล้วเขารู้สึกว่าเขามีทรัพยากรเหลือเฟือที่จะบรรลุเป้าหมายแผนกและผลก็คือพร้อมที่จะทุ่มเทอย่างเต็มที่ในปีที่กำลังจะมาถึง
