วิธีเขียนกระดาษจดแต้ม

เอกสารการพูดคุยแสดงข้อเท็จจริงและแนวคิดที่สำคัญเกี่ยวกับหัวข้อหรือเหตุการณ์เฉพาะ ที่ใช้อย่างกว้างขวางในการประชาสัมพันธ์และการสื่อสารเอกสารการพูดคุยจุดช่วยให้ผู้ที่มีความรับผิดชอบในการพูดกับประชาชนให้ข้อมูลที่ชัดเจนถูกต้องและสอดคล้องกัน เอกสารการพูดคุยคะแนนถูกนำมาใช้ทั้งในการเข้าถึงสาธารณะเพื่อให้ข้อมูลและตอบสนองต่อการสอบถามข้อมูลสาธารณะในช่วงวิกฤต ด้วยการ "พูดด้วยเสียงเดียว" โดยใช้กระดาษพูดคุยร่วมกันองค์กรสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของโปรแกรมการสื่อสาร

การเขียนกระดาษจดแต้ม

ก่อนเริ่มทำงานบนกระดาษพูดคุยของคุณคุณจะต้องแน่ใจว่าคุณมีข้อมูลที่ถูกต้อง ค้นหาผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดที่สุด ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการสร้างประเด็นการพูดคุยเกี่ยวกับปัญหางบประมาณพูดโดยตรงกับผู้บริหารระดับสูงที่มีการกำกับดูแลงบประมาณ อย่าพึ่งพาคำพูดจากปาก ถามคำถามโดยละเอียดเกี่ยวกับแหล่งที่มาของคุณและขอให้เธอพยายามที่จะไม่ "หมุน" หรือใส่รายละเอียดลงไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จดบันทึกอย่างละเอียด

กระดาษพูดคุยของคุณจะประกอบด้วยชุดของสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยแต่ละคนมีประโยคหนึ่งหรือมากกว่านั้นตามมา ไม่จำเป็นต้องมีการแนะนำหรือข้อความอื่น ๆ ชื่อมัน: "ข้อมูลสำหรับสาธารณะ" อย่าทำเครื่องหมายที่กระดาษพูดของคุณว่า "เป็นความลับ" คุณไม่ได้พยายามซ่อนอะไรเลยและข้อมูลบนกระดาษพูดคุยนั้นมีไว้สำหรับสาธารณะ

เริ่มต้นด้วยข้อเท็จจริง: ใครอะไรที่ไหนและเมื่อไหร่ ทำให้ตัวเองอยู่ในรองเท้าของบุคคลที่ไม่มีความรู้เกี่ยวกับธุรกิจหรือองค์กรของคุณประวัติของมันหรือกิจกรรมล่าสุด สัญลักษณ์แสดงหัวข้อแรกของคุณควรระบุข้อเท็จจริงของสถานการณ์ ตัวอย่างเช่น: "ในวันที่ 1 กรกฎาคม บริษัท X จะลดจำนวนพนักงานในประเทศลง 30 เปอร์เซ็นต์ที่โรงงานในโอเรกอนและไอดาโฮ" ข้อมูลพื้นฐานนี้มีไว้ในจุดพูดคุยเพื่อให้ผู้ที่ส่งข้อมูลไม่ได้ตั้งใจทำผิดจริงโดยไม่ได้ตั้งใจทำให้เกิดความสับสน

สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยถัดไปควรให้ข้อมูลรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการหรือกิจกรรม หากกระดาษพูดของคุณตอบสนองต่อเหตุการณ์เชิงลบให้แบ่งปันข้อมูลเชิงบวก แต่อย่าพยายามพูดแง่ลบ สื่อและประชาชนจะต้องการข้อมูลเกี่ยวกับรายละเอียด ตัวอย่างเช่น: "กระบวนการในการแจ้งให้คนงานทราบเมื่อพวกเขาจะถูกยกเลิกคืออะไรจะมีการจ่ายเงินชดเชยหรืออบรมใหม่?" พยายามคาดการณ์คำถามเหล่านี้และเตรียมคำตอบให้พร้อม โปรดจำไว้ว่าถ้อยคำที่คุณเลือกสำหรับแต่ละจุดเหล่านี้จะถูกนำมาใช้ซ้ำโดยผู้ที่ส่งข่าวสาร

สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยสุดท้ายของกระดาษพูดคุยควรเน้นข้อความสำคัญที่คุณต้องการให้ลำโพงของคุณออกไป นี่อาจเป็นข้อเท็จจริงที่สำคัญแผนหรือวิสัยทัศน์ ตัวอย่างเช่น: "เรารู้สึกเสียใจกับปัญหาที่เรารู้ว่าครอบครัวจะต้องเผชิญเนื่องจากการตัดสินใจครั้งนี้ แต่มีความหวังกับการฟื้นตัวทางเศรษฐกิจว่าสิ่งเหล่านี้จะเป็นการลดระยะสั้น" ไม่ว่าในกรณีใด ๆ รวมอยู่ในกระดาษพูดคุยของคุณจุดที่คุณไม่ต้องการให้โฆษกของคุณทำ จุดพูดคุยไม่ใช่เอกสารส่วนตัวและอาจถูกอ่านโดยสื่อ

เมื่อคุณพูดถึงประเด็นการพูดคุยเสร็จแล้วให้พบปะกับผู้ที่เกี่ยวข้องและผู้นำระดับสูงในองค์กรของคุณเพื่อตรวจสอบ รวมข้อเสนอแนะใด ๆ และพัฒนารายการแจกจ่ายที่รวมถึงผู้ที่อาจถูกขอให้พูดหรือแบ่งปันข้อมูลกับสาธารณะ ซึ่งอาจรวมถึงผู้บริหารหรือผู้นำที่เกี่ยวข้องโฆษกผู้อื่นที่เกี่ยวข้องในการสื่อสารที่องค์กรของคุณและพนักงานที่มีบทบาทที่เกี่ยวข้องกับสาธารณะ