การสื่อสารกับพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพเป็นหนึ่งในความท้าทายของการเป็นผู้จัดการ แตกต่างจากการสนทนาส่วนตัวซึ่งสามารถปรับแต่งข้อความให้เหมาะกับผู้ที่ได้รับเมื่อคุณพูดกับพนักงานโดยรวมคุณจะต้องพูดในสไตล์ที่เหมาะสมกับทุกคน สิ่งนี้อาจเป็นเรื่องยากโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเขียนบันทึกเชิงลบ - สิ่งที่สำคัญหรือส่งข่าวร้าย การพลาดท่าเช่นนี้จำเป็นต้องมีผู้จัดการโดยตรง แต่ก็มีไหวพริบ เป้าหมายควรสนับสนุนให้พนักงานของคุณเปลี่ยนการกระทำของพวกเขาโดยไม่ก่อให้เกิดความรู้สึกไม่ดี
ส่งมอบข่าวร้ายก่อน เมื่อเขียนบันทึกเชิงลบโดยทั่วไปจะเป็นการดีที่สุดที่จะได้รับข่าวร้ายทันที การรวมข้อความที่นำไปสู่ข้อความจำนวนมากนั้นมีข้อเสียหลายประการประการแรกมันสามารถทำให้ดูเหมือนว่าคุณกำลังหยุดนิ่ง ประการที่สองพนักงานบางคนอาจหยุดอ่านก่อนถึงจุดบันทึก และสามหากข้อความคาดว่าจะมีพนักงานหลายคนจะข้ามการแนะนำต่อไป น้ำเสียงของส่วนนี้ควรตรงไปตรงมาและข้อเท็จจริงที่วางไว้อย่างชัดเจน พยายามหลีกเลี่ยงความโกรธหรือการปฏิเสธมากเกินไป
ให้กำลังใจ หลังจากที่คุณได้วางข่าวร้ายแล้วให้เปลี่ยนโทนเสียงและโฟกัสของบันทึกเพื่อให้มองโลกในแง่ดีขึ้นเล็กน้อย หากจดหมายของคุณมีความสำคัญยิ่งเสนอคำชมเชยและกำลังใจ หากคุณส่งข่าวที่ไม่พึงประสงค์ให้เน้นเชิงบวก เป้าหมายของงานในฐานะผู้จัดการคือการนำงานที่ไม่เคยมีความสำคัญยิ่งไปกว่าช่วงเวลาที่ลำบาก
นำเสนอทางออก หนึ่งในอุปสรรคที่พนักงานมักเผชิญเมื่อได้รับบันทึกเชิงลบคือไม่รู้ว่าการกระทำของหัวหน้างานต้องการให้พวกเขาทำอะไรตอนนี้ ในส่วนที่สามและสุดท้ายของจดหมายกำหนดแนวทางการปฏิบัติที่ชัดเจนที่พนักงานสามารถนำไปใช้เพื่อปรับปรุงสถานการณ์ คำแนะนำนี้ควรมีขั้นตอนที่ชัดเจนสำหรับพนักงานและควรส่งมอบในแง่ดี
อ่านมันออกมาดัง ๆ ก่อนส่งบันทึกคุณควรตรวจสอบและอ่านออกเสียง อ่านออกเสียงดัง ๆ ก่อนถึงตัวคุณเองและจากนั้นให้คนอื่นอย่างน้อยหนึ่งคนที่สามารถให้ข้อเสนอแนะได้ ฟังอย่างระมัดระวังต่อการเลือกคำศัพท์ของคุณและพยายามฟังภาษาที่อาจตีความผิด หลังจากที่คุณทำการแก้ไขเหล่านี้แล้วจดหมายควรได้รับการพิสูจน์อักษรสำหรับไวยากรณ์เครื่องหมายวรรคตอนและการสะกดคำ - เพื่อแสดงให้พนักงานของคุณเห็นว่าคุณเขียนจดหมายด้วยความระมัดระวัง
