วิธีการจัดรูปแบบวาระการประชุมผู้อำนวยการ

วาระกำหนดความคาดหวังของการประชุม การใช้เทมเพลตวาระจัดทำมาตรฐานและรูปแบบที่เป็นทางการสำหรับการประชุมของผู้อำนวยการ การวางแผนสำหรับการประชุมแสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพและความพร้อมที่จำเป็นสำหรับการประชุมที่ราบรื่น การกระจายวาระการประชุมของคุณหนึ่งหรือสองวันก่อนการประชุมจะช่วยให้ผู้ได้รับเชิญสามารถเตรียมและคาดการณ์การนำเสนอและการอภิปราย ผู้กำกับมักจะมีตารางงานที่ยุ่งและมีเวลาน้อยในการจัดเรียงเอกสารที่ซับซ้อน ยิ่งคุณสร้างรูปแบบของวาระได้ง่ายเพียงใดก็จะง่ายขึ้นสำหรับกรรมการและผู้ช่วยในการกำหนดวัตถุประสงค์การประชุมสถานที่และหัวข้อ

สร้างวาระการประชุมผู้อำนวยการของคุณในโปรแกรมประมวลผลคำเช่น Microsoft Word Word เป็นแอปพลิเคชันที่ส่วนใหญ่สามารถเข้าถึงและมีแม่แบบวาระการประชุมที่สามารถดาวน์โหลดได้หลายชุดซึ่งคุณอาจต้องการใช้เป็นจุดเริ่มต้น คุณสามารถปรับแต่งวาระการประชุมด้วยโลโก้ บริษัท และชื่อของคุณ

ป้อนชื่อการประชุมวันที่เวลาสถานที่และการประชุมทางโทรศัพท์ในส่วนหัวของวาระการประชุม นำเสนอข้อมูลอย่างชัดเจนที่ด้านบนของหน้าและอยู่กึ่งกลางเพื่อให้ผู้ได้รับเชิญทราบอย่างชัดเจนว่าจะเข้าถึงการประชุมได้อย่างไรและเมื่อใด คุณอาจต้องการรวมรายชื่อผู้ได้รับเชิญและผู้อำนวยความสะดวกตามที่อนุญาตในห้อง

ขอวาระหัวข้อจากกรรมการที่เข้าร่วม ส่งอีเมลอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ก่อนการประชุมเพื่อขอหัวข้อวาระ ทำรายการหัวข้อวาระการประชุมตามลำดับการวางแผนการนำเสนอแต่ละหัวข้อ ในเทมเพลตให้ระบุแต่ละวาระของรายการตามหมายเลขทางด้านซ้ายและชื่อของบุคคลที่รับผิดชอบในการนำการอภิปรายทางด้านขวาของหัวข้อ หากเวลามี จำกัด คุณอาจต้องการกำหนดกรอบเวลาให้กับแต่ละหัวข้อโดยแสดงรายการไว้ถัดจากรายการวาระ

ทำรายการ“ ขั้นตอนต่อไป” และ“ รายการอื่น ๆ ” เป็นสองวาระสุดท้ายของคุณ นี่จะช่วยให้การประชุมของคุณสรุปรายการแผนปฏิบัติการและหัวข้ออื่น ๆ ที่อาจไม่ได้รับการจดทะเบียนอย่างเป็นทางการในวาระการประชุม

เคล็ดลับ

• ใช้รูปแบบวาระเดียวกันสำหรับการประชุมผู้อำนวยการครั้งต่อไป กรรมการจะคุ้นเคยกับการดูรูปแบบของวาระการประชุมและสามารถดูรายละเอียดและหัวข้อการประชุมได้อย่างง่ายดาย มั่นใจได้ว่าวาระการประชุมของคุณจะกระจัดกระจายมีช่องว่างระหว่างบรรทัดมากมายและแสดงวัตถุประสงค์ของเอกสารและเหตุผลสำหรับการประชุมอย่างชัดเจน