แม้ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีในการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์เครื่องโทรสารยังคงเป็นวิธีการสำคัญในการเผยแพร่เอกสาร ณ ปี 2558 ใบปะหน้าโทรสารมีบทบาทสำคัญในการแจ้งเตือนผู้รับว่าใครควรรับโทรสารและมีอะไรอยู่ในนั้น
ผู้ส่งและผู้รับ
หนึ่งในหน้าที่หลักของใบปะหน้าโทรสารคือการระบุผู้ส่งและผู้รับของเอกสาร ในขณะที่แผ่นปะหน้าเป็นตัวเลือกการขาดข้อมูลการติดต่อพื้นฐานอาจนำไปสู่การสูญเสียการส่งสัญญาณ หากผู้รับที่ตั้งใจไม่รับแฟกซ์การแจ้งเตือน "ผู้รับ" บนใบปะหน้าช่วยให้เอกสารไปถึงบุคคลที่เหมาะสม นอกจากนี้ผู้รับแฟกซ์ที่รับรู้ชื่อของผู้ส่งอาจส่งเอกสารได้เร็วขึ้น บริษัท หลายแห่งมีใบปะหน้าแฟกซ์ตามเทมเพลตที่มีชื่อและโลโก้พิมพ์อยู่ในหน้านั้นแล้ว
รายละเอียดเอกสาร
ใบปะหน้าโทรสารทั่วไปยังมีส่วนสำหรับเหตุผลที่มีการส่งโทรสารหรือข้อคิดเห็นบนกล่องเอกสาร ส่วนนี้มีประโยชน์เมื่อผู้ส่งมีความกังวลว่าจะมีคนส่งสัญญาณอย่างจริงจังหรือไม่ หากธุรกิจส่งข้อเสนอการเสนอราคาที่ไม่พึงประสงค์ตัวอย่างเช่นใบปะหน้าอาจระบุประโยชน์ที่ผู้รับจะได้รับจากการอ่านผ่านสื่อต่างๆ รายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารอาจเตือนผู้รับว่าวัสดุแฟกซ์ที่ติดตามการสนทนาหรือข้อตกลงก่อนหน้านี้
วันที่และหมายเลขหน้า
วันที่ส่งและจำนวนหน้าที่ส่งเป็นองค์ประกอบทั่วไปบนใบปะหน้าด้วย ทั้งสองมีความสำคัญต่อการบันทึกและความแม่นยำ วันที่ในแฟกซ์ช่วยให้ผู้ส่งยืนยันว่าเขาได้พบกับการส่งกำหนดเวลาที่เฉพาะเจาะจง จำนวนหน้าในแฟกซ์เป็นสิ่งสำคัญมากในการป้องกันการส่งสัญญาณที่ไม่สมบูรณ์ ใบปะหน้าอาจระบุ "5 หน้ารวมถึงใบปะหน้า" สิ่งนี้เตือนผู้รับว่าการส่งควรมีห้าหน้าทั้งหมด หากมีผู้สูญหายผู้รับสามารถแจ้งเตือนผู้ส่งถึงเอกสารที่ไม่สมบูรณ์
รายละเอียดเพิ่มเติม
ใบปะหน้าโทรสารยังใช้เพื่อถ่ายทอดความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยด้วยเอกสารบางอย่าง หน่วยงานราชการสถาบันการเงินและสำนักงานกฎหมายเป็นหนึ่งในองค์กรที่อาจมีการรักษาความลับหรือความเป็นส่วนตัวในใบปะหน้า คำแถลงนี้แจ้งเตือนผู้รับถึงลักษณะที่ละเอียดอ่อนของสิ่งที่แนบมาและช่วยให้แน่ใจว่ารับผิดชอบในการปกป้องเอกสารที่เป็นความลับ โทรสารยังสามารถผูกมัดผู้รับตามกฎหมายตามข้อกำหนดสัญญาหรือข้อบังคับ บริษัท บางแห่งใช้การส่งแฟกซ์เพื่อส่งเอกสารบันทึกความทรงจำและมีเพียงใบปะหน้าพร้อมข้อความสรุปหรือข้อความสั้น ๆ ในหน้าเดียว
