วาระการประชุมที่จัดขึ้นและได้รับการพัฒนาทำให้มั่นใจได้ว่าทุกวิชาที่สำคัญจะได้รับการกล่าวถึงในการประชุมที่กำหนด โครงสร้างเค้าร่างช่วยชี้นำทิศทางของการประชุมเพื่อไม่ให้คุณข้ามจากหัวข้อหนึ่งไปยังอีกหัวข้อหนึ่งเพื่อให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เริ่มโครงร่างของวาระการประชุมล่วงหน้าก่อนการประชุมเพื่อให้คุณสามารถสร้างร่างหลายร่างและส่งพวกเขาออกไปยังผู้เข้าร่วมประชุมก่อนการประชุมเพื่อให้พวกเขารู้ว่าจะคาดหวังอะไร
เขียนหัวข้อทั้งหมดที่คุณต้องครอบคลุมในการประชุม เริ่มต้นให้กว้างที่สุดเท่าที่จะทำได้ ตัวอย่างเช่นเขียน "การตั้งเวลา" ซึ่งอาจมีหัวข้อย่อยหลายรายการ ใช้บันทึกใด ๆ จากการประชุมก่อนหน้านี้อีเมลและข้อมูลที่คุณต้องมั่นใจว่าคุณมีหัวข้อที่จำเป็นทั้งหมดเขียนไว้
สื่อสารกับผู้วางแผนการประชุมหรือผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น ๆ และสอบถามว่าพวกเขามีหัวข้อที่ต้องการความสนใจหรือไม่ กำหนดเวลาให้กับหัวข้อและรายการที่เสนอเพื่อให้คุณมีเวลาในการทำวิจัยหรือการติดต่อสื่อสารหากจำเป็นจากนั้นแทรกลงในโครงร่าง
จัดระเบียบหัวข้อของคุณ ค้นหาหัวข้อที่สามารถอยู่ภายใต้หัวข้อที่มีขนาดใหญ่กว่า ถ้าไม่มีให้ทำตามหัวข้อทั่วไปแต่ละหัวข้อแล้วแยกเป็นหัวข้อเฉพาะ ตัวอย่างเช่นวาระการประชุมการผลิตอาจมี "ความขัดแย้งซ้อม" และ "วันที่ต้องจำ" ภายใต้หัวข้อ "การตั้งเวลา"
รวบรวมหัวข้อหลักของคุณตามลำดับความสำคัญ ตัดสินใจว่าหัวข้อใดควรไปก่อนบนโครงร่างโดยพิจารณาจากความสำคัญของพวกเขาเวลาที่คุณจะต้องอภิปรายและพิจารณาเป็นพิเศษเช่นบุคคลที่นำเสนอส่วนของการประชุมที่ต้องออกก่อน
พิมพ์หัวข้อหลักของคุณในรายการแนวตั้งด้วยตัวอักษรขนาดใหญ่และหนาประมาณ 14 ถึง 16 จุด เยื้องหรือแท็บหนึ่งครั้งและแสดงหัวข้อย่อยแต่ละหัวข้อย่อยโดยตรงใต้หัวข้อหลัก คุณสามารถกำหนดหมายเลขหรือจดหมายหัวข้อและหัวข้อย่อยตามที่คุณต้องการ รวมคะแนนรายละเอียดใด ๆ ไว้ใต้หัวข้อย่อยแต่ละหัวข้อ
กระสุนและเยื้องรายการเหล่านั้นเช่นกันดังนั้นพวกเขาจึงนั่งอยู่ใต้หัวข้อย่อยทางด้านขวา โปรแกรมซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่เยื้องสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและหมายเลขเมื่อคุณกด "Enter" และ "แท็บ" ที่ส่วนท้ายของหลักหรือหัวข้อย่อย
พิมพ์ข้อมูลการประชุมที่จำเป็นทั้งหมดที่กึ่งกลางด้านบนของเอกสารรวมถึงชื่อและวันที่ของการประชุมเวลาสถานที่ผู้รับเชิญหรือผู้เข้าร่วมประชุมที่คาดหวังและข้อมูลการติดต่อสำหรับผู้จัดการประชุม
จดชื่อผู้นำเสนอของแต่ละหัวข้อถัดจากชื่อหลักหรือหัวข้อย่อยถ้ามี สังเกตเวลาที่คุณให้แต่ละหัวข้อ ตรวจสอบกับผู้นำเสนอเพื่อให้แน่ใจว่าคุณให้เวลากับเธอมากพอ
