ในรูปแบบที่ง่ายที่สุดการควบคุมภายในคือผลรวมของทุกสิ่งที่ธุรกิจของคุณทำเพื่อระบุและลดความเสี่ยงตามที่สหรัฐอเมริการะบุการบริหารธุรกิจขนาดเล็กมักใช้ประมาณ 5 เปอร์เซ็นต์ของรายได้ต่อปีของธุรกิจ แม้ว่าธุรกิจทุกขนาดต้องเผชิญกับความเสี่ยงของการฉ้อโกงการโจรกรรมและการใช้ทรัพย์สินทางธุรกิจในทางที่ผิดธุรกิจขนาดเล็กที่มีกระบวนการจัดทำเอกสารไม่เพียงพอมักจะมีความเสี่ยงมากกว่า ขั้นตอนการทำเอกสารมีส่วนช่วยและเป็นส่วนหนึ่งของการควบคุมภายในที่แข็งแกร่ง
ความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้น
ในขณะที่ขั้นตอนการจัดทำเอกสารที่ได้รับการพัฒนามาอย่างดีนั้นเพิ่มความแข็งแกร่งให้กับทั้งการควบคุมภายในเชิงป้องกันและการตรวจสอบ แต่ขั้นตอนการจัดทำเอกสารไม่เพียงพอเป็นเหตุผลหลักที่ทำให้บางธุรกิจไม่พบว่ามีการขโมยหรือการฉ้อโกง ขั้นตอนเอกสารประกอบอย่างเป็นทางการให้คำแนะนำสำหรับการใช้การควบคุมและพวกเขาเพิ่มความรับผิดชอบในขณะที่พนักงานของคุณต้องพิสูจน์และตรวจสอบแทนที่จะระบุเพียงว่าพวกเขาปฏิบัติตามหรือดำเนินการควบคุมภายใน
คุณค่าทางพยานหลักฐาน
ขั้นตอนเอกสารสร้างหลักฐานที่ตรวจสอบย้อนกลับได้รวมถึงผู้ที่เกี่ยวข้องในงานหรือธุรกรรมทางการเงินและเมื่อใดและเกี่ยวข้องอย่างไร คุณสามารถสร้างขั้นตอนต่าง ๆ เช่นการประทับเวลาและวันที่ที่ทำงานเบื้องหลังและกำหนดกฎเอกสารสำหรับให้พนักงานปฏิบัติตาม ทั้งสองมีความสำคัญเท่าเทียมกันสำหรับการสร้างการกระทำใหม่เมื่อติดตามธุรกรรมและสร้างหลักฐานการตรวจสอบ ตัวอย่างเช่นสลิปคูปองที่เซ็นชื่อสำเนาการตรวจสอบการเติมเต็มเงินสดย่อย ID การเข้าสู่ระบบของพนักงานและการประทับเวลาและวันที่ของคอมพิวเตอร์ทั้งหมดแสดงหลักฐานการตรวจสอบ
การจัดการข้อมูลที่ปลอดภัยยิ่งขึ้น
เอกสารแนบที่แท้จริงหรือที่สแกนเชิงอรรถในรายงานทางการเงินและบันทึกการเปลี่ยนแปลงการทำธุรกรรมคอมพิวเตอร์เป็นตัวอย่างของขั้นตอนการทำเอกสารที่สนับสนุนและเสริมสร้างการควบคุมการจัดการข้อมูล ทั้งหมดนี้มีประโยชน์สำหรับการบันทึกเหตุผลในการแก้ไขหรือปรับเปลี่ยนกระดาษหรือบันทึกทางธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งท้ายที่สุดจะช่วยให้คุณสามารถป้องกันและตรวจจับการฉ้อโกงและการขโมยของพนักงาน การประทับเวลาและวันที่ที่สอดคล้องกันและหลักฐานการอนุมัติล่วงหน้าเช่นชื่อย่อของผู้จัดการแผนกจะช่วยให้การควบคุมการจัดการข้อมูลมีความเข้มแข็งยิ่งขึ้น
การควบคุมคุณภาพที่ดีขึ้น
นอกเหนือจากการป้องกันการฉ้อโกงทั้งภายในและภายนอกกระบวนการจัดทำเอกสารและการจัดการสินค้าคงคลังสามารถสนับสนุนการควบคุมคุณภาพ สิ่งเหล่านี้รวมถึงการกำหนดให้พนักงานคลังสินค้าต้องตรวจสอบและจัดทำเอกสารที่เสียหายทั้งขาเข้าและขาออก ขั้นตอนการป้องกันการฉ้อโกงและการโจรกรรมที่นำไปสู่การควบคุมภายในที่ดีนั้นรวมถึงกฎเอกสารที่กำหนดให้พนักงานกรอกข้อมูลลงนามและส่งใบบันทึกสำหรับทุกคำสั่งซื้อของลูกค้าขาออกและขั้นตอนการติดแท็กที่บันทึกและระบุรายการสินค้า วัดและปริมาณ
