เจ้าของธุรกิจสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้โดยการคาดการณ์ล่วงหน้าและพัฒนาแผนสถานการณ์“ ถ้าใช่แล้วอะไร” ไม่ใช่ความคิดเชิงลบในการวางแผนการลดลงของการขายการสูญเสียผู้จัดหาสินค้าสำคัญหรือต้นทุนวัสดุที่เพิ่มขึ้น การใช้แม่แบบง่าย ๆ คุณสามารถเขียนแผนสถานการณ์ที่ช่วยให้คุณจัดการกับปัญหาและโอกาสที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ระบุและวิจัย
ขั้นตอนแรกในการเขียนแผนสถานการณ์ใด ๆ คือการพัฒนาสถานการณ์โดยละเอียดและดำเนินการวิจัยเพื่อสนับสนุนผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นได้ สถานการณ์อาจรวมถึงการลดลงของราคาคู่แข่งใหม่ตลาดแรงงานที่รัดกุมการละเมิดความปลอดภัยการสูญเสียลูกค้ารายสำคัญหรือภัยพิบัติเช่นไฟไหม้หรือพายุเฮอริเคน ทำการวิจัยว่าสถานการณ์จะพัฒนาอย่างไรโดยมองหาสัญญาณเตือนล่วงหน้าโดยเฉพาะ เขียนรายการของผลกระทบโดมิโนสถานการณ์ที่อาจมีในแต่ละแผนกของคุณ ตัวอย่างเช่นการลดลงของยอดขายอาจนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงในการผลิตการบริการหนี้หรือแผนแรงงานของคุณ พัฒนารายการคำตอบที่คุณอาจทำเพื่อจัดการสถานการณ์และผลกระทบ คุณไม่ได้มุ่งมั่นที่จะรวมการตอบสนองแต่ละอย่างในแผนของคุณ แต่มันช่วยให้ระดมความคิด เมื่อคุณเริ่มเขียนเอกสารคุณจะสามารถทราบได้ว่าแต่ละคนมีประโยชน์หรือไม่
จัดทำเอกสาร
เอกสารทางธุรกิจที่ดีเริ่มต้นด้วยเค้าร่างโดยละเอียด สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเขียนแผนสถานการณ์ในแบบที่สอดคล้องกัน โครงร่างของคุณควรรวมถึงบทสรุปผู้บริหารคำอธิบายของสถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้นผลกระทบของสถานการณ์การแก้ปัญหาการดำเนินการเพื่อแก้ไขโอกาสข้อเสนอแนะข้อสรุปและภาคผนวก คุณอาจมีหลายส่วนย่อยในบางส่วนของมาโครในเอกสารของคุณ ตัวอย่างเช่นในส่วนที่ครอบคลุมถึงผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากสถานการณ์ที่เกิดขึ้นคุณอาจแสดงรายการผลกระทบต่อการบัญชีทรัพยากรมนุษย์ไอทีการผลิตและรายได้ของคุณ
เขียนส่วนของคุณในการสั่งซื้อ
เริ่มเขียนเอกสารของคุณตามลำดับที่ผู้อ่านจะอ่าน สิ่งนี้จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ถึงการไหลแบบลอจิคัลจากส่วนหนึ่งไปยังอีกส่วน นอกจากนี้ยังจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการอ้างอิงทั่วไปกับบางสิ่งในหัวข้อภายหลังซึ่งคุณไม่ได้อธิบายไว้ในหัวข้อก่อนหน้า เริ่มต้นด้วยบทสรุปผู้บริหารของคุณซึ่งเป็นภาพรวมของเอกสารของคุณ ข้อมูลสรุปนี้ไม่ควรมีเอกสารสนับสนุน แต่ควรเป็นส่วน "อะไร" มากกว่าโดยไม่มี "ทำไม" คุณจะให้การสนับสนุนในส่วนต่อไปของคุณ รวมถึงสถานการณ์ปัญหาหรือโอกาสที่นำเสนอและวิธีแก้ไขปัญหาที่แนะนำของคุณ ทำตามโดมิโนที่ตกลงมาเมื่อสถานการณ์เกิดขึ้นเมื่อคุณเขียนส่วนของรายงานบอกผู้อ่านว่าคุณจะจัดการกับพวกเขาอย่างไรจากนั้นทำตามคำแนะนำของคุณ
สรุปและสรุป
ทำตามคำแนะนำของคุณด้วยการสรุปของคุณ หลังจากที่คุณเขียนส่วนของคุณสรุปการค้นพบของคุณโดยไม่มีรายละเอียด กระดาษของคุณสามารถทำตามการเขียนแบบคลาสสิกนี้:“ บอกพวกเขาว่าคุณจะบอกพวกเขาอย่างไร บอกพวกเขา; บอกพวกเขาในสิ่งที่คุณได้บอกพวกเขา” สิ่งนี้จะช่วยให้คุณได้รับประเด็นหลักในตอนเริ่มต้นสนับสนุนการโต้แย้งของคุณจากนั้นยืนยันจุดหลักของคุณอีกครั้งในตอนท้าย สรุปการสิ้นสุดเอกสารของคุณควรคล้ายกับบทสรุปผู้บริหาร แต่คุณจะสามารถอ้างอิงประเด็นสำคัญบางประการจากเอกสารของคุณในส่วนนี้ ตามด้วยแผนภูมิกราฟงบประมาณหรือการจัดแสดงอื่น ๆ ในภาคผนวกของคุณ
