วิธีเขียนรายงานการจัดการโครงการ

รายงานการจัดการโครงการให้การปรับปรุงความคืบหน้าในโครงการเฉพาะ โดยทั่วไปแล้วจะถูกเขียนขึ้นที่เหตุการณ์สำคัญของโครงการ แต่ลูกค้าหรือหัวหน้างานอาจร้องขอได้ตลอดเวลา รายงานการจัดการโครงการมีความสำคัญเนื่องจากอนุญาตให้ผู้จัดการโครงการประเมินความคืบหน้าโดยเปรียบเทียบกับแผนเดิม สิ่งนี้ทำให้ผู้จัดการสามารถสื่อสารและอธิบายการเปลี่ยนแปลงความล่าช้าปัญหาและผลบวกต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด รายงานการจัดการโครงการไม่จำเป็นต้องมีความยาว แต่ควรเน้นทุกด้านของโครงการ

ให้ข้อมูลที่ระบุโครงการ: ชื่อของโครงการหมายเลขโครงการ (ถ้ามี) ชื่อของลูกค้าบุคคลที่ติดต่อถ้าลูกค้าเป็นธุรกิจหรือองค์กรวันที่เริ่มโครงการและที่อยู่ที่โครงการ กำลังดำเนินการถ้ามี และระบุชื่อของผู้จัดการโครงการ (PM) ชื่อของบุคคลที่เขียนรายงานหากผู้เขียนเป็นบุคคลอื่นที่ไม่ใช่ PM และวันที่รายงานกำลังถูกเขียน

รายการชื่อของทุกฝ่ายที่จะรายงานการจัดการโครงการจะมีการกระจาย รวมถึงผู้รับเหมาพนักงานผู้บังคับบัญชาหรือผู้ติดต่อกับลูกค้าที่จะได้รับสำเนาของรายงาน รวม“ ไฟล์” ที่ด้านล่างของรายการเพื่อระบุว่ามีการวางสำเนารายงานไว้ในไฟล์โครงการ

ประเมินขอบเขตโครงการปัจจุบันเปรียบเทียบกับขอบเขตโครงการเดิม จดบันทึกการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่ทำขึ้นและรวมทั้งชื่อของฝ่ายที่ร้องขอการเปลี่ยนแปลงและชื่อของฝ่ายที่อนุมัติการเปลี่ยนแปลง

ประเมินระยะเวลาโครงการปัจจุบันกับระยะเวลาตามแผน อธิบายความล่าช้าหรือผลประโยชน์ใด ๆ และระบุว่าจะส่งผลกระทบต่อไทม์ไลน์โดยรวมอย่างไร ระบุว่าขณะนี้ความล่าช้าได้รับการแก้ไขหรือไม่ได้รับการแก้ไข สำหรับความล่าช้าที่ไม่ได้รับการแก้ไขให้อธิบายแผนเพื่อแก้ไขปัญหาและระบุเมื่อคุณคาดว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไข หากวันที่เสร็จสมบูรณ์มีการเปลี่ยนแปลงให้ระบุวันที่เสร็จสมบูรณ์ใหม่

เปรียบเทียบงบประมาณปัจจุบันกับงบประมาณดั้งเดิม พิจารณาทั้งต้นทุน (จำนวนเงินที่ผู้ขายจ่ายเป็นค่าแรงและวัสดุเพื่อทำให้โครงการเสร็จสมบูรณ์) และราคา (สิ่งที่ลูกค้าจะจ่ายเมื่อโครงการเสร็จสมบูรณ์) อย่าลืมรวมการเปลี่ยนแปลงในราคาหรือราคาที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลงขอบเขต แนบงบประมาณโครงการที่ปรับปรุงแล้วถ้ามี

เปรียบเทียบสภาพแวดล้อมความเสี่ยงปัจจุบันกับแบบฟอร์มการประเมินความเสี่ยงดั้งเดิม รัฐที่ความเสี่ยงได้ถูกขจัดออกไปแล้วและยังมีอยู่ ทำรายการความเสี่ยงใหม่ ๆ ที่เกิดขึ้นพร้อมกับงบประมาณที่เป็นไปได้และความหมายของเส้นลำดับเวลา เสนอแผนสำหรับหลีกเลี่ยงหรือตอบสนองต่อความเสี่ยงใหม่

ลงนามในเอกสาร หากเอกสารมากกว่าหนึ่งหน้าให้เริ่มต้นแต่ละหน้า ขั้นตอนของ บริษัท บางแห่งกำหนดให้ผู้บังคับบัญชาและ / หรือลูกค้าลงชื่อในรายงานการจัดการโครงการทั้งหมด

เคล็ดลับ

• อย่าลืมที่จะรวมข่าวดี! รวมการประหยัดต้นทุนและเวลาทั้งหมดในรายงาน

  จัดทำเอกสารข้อผิดพลาดของผู้จัดหาที่มีผลต่อระยะเวลาหรืองบประมาณ คุณอาจสามารถเรียกเก็บเงินจากซัพพลายเออร์สำหรับเวลาหรือเงินที่เสียไป