การเขียนจดหมายธุรกิจภายในเกี่ยวข้องกับการเข้าใจผู้ชมของคุณและมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายเฉพาะ ไม่คำนึงถึงหัวข้อการพิจารณาผู้ชมและน้ำเสียงมีความสำคัญต่อการหลีกเลี่ยงความขัดแย้งความสับสนและข้อมูลที่ผิด เพื่อความสำเร็จให้ทำตามโครงสร้างรวมถึงรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดและพิสูจน์อักษรอย่างละเอียด บ่อยครั้งที่จะช่วยให้เวลาคุณในการร่างจดหมายและทบทวนครั้งสุดท้ายเพื่อรักษาความเป็นกลางและสร้างผลงานการเขียนที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด ดังนั้นการวางแผนอย่างรอบคอบและการจัดการเวลาจึงเป็นสิ่งสำคัญในกระบวนการเขียน
สร้างคำทักทายที่เหมาะสม
สร้างคำทักทายที่เหมาะสมเพื่อเปิดจดหมายด้วยเสียงที่เหมาะสม ใช้ "ที่รัก" "ทักทาย" หรือ "อรุณสวัสดิ์ / บ่าย" เพื่อเปิดจดหมายและแสดงความเคารพและความเห็นอกเห็นใจสำหรับผู้อ่าน ตัวอย่างเช่น: "เรียนเพื่อนร่วมงาน"
สร้างคำนำ ในการแนะนำรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับหัวข้อของจดหมายเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจในสิ่งที่คาดหวัง การแนะนำของคุณอาจมีลักษณะเช่นนี้:
พวกคุณหลายคนสงสัยว่าการก่อสร้างจะแล้วเสร็จในโรงจอดรถแห่งใหม่ของเรา ฉันยินดีที่จะแจ้งให้คุณทราบว่าการก่อสร้างมีกำหนดแล้วเสร็จในสัปดาห์แรกของเดือนเมษายน
เขียนย่อหน้าเนื้อหาที่มีประสิทธิภาพและจัดระเบียบภาพเพื่อให้ผู้อ่านมีส่วนร่วม
ย่อหน้าเนื้อหามีข้อมูลมากที่สุดดังนั้นองค์กรจึงมีความสำคัญเป็นพิเศษ ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยข้อความตัวหนาหรือเทคนิคอื่น ๆ เพื่อเน้นข้อมูลที่สำคัญ
ปิดจดหมายด้วยค่าความนิยมตอนจบ เรื่องนี้เกี่ยวข้องกับการสร้างเสียงที่เหมาะสมกับผู้อ่านโดยขอบคุณพวกเขาสำหรับเวลาของพวกเขา นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับการรวมข้อมูลที่จำเป็นในกรณีที่ผู้อ่านมีคำถามเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่น:
ขอบคุณสำหรับเวลาและความอดทนของคุณ หากคุณมีคำถามเพิ่มเติมโปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อฝ่ายจัดการตามที่อยู่อีเมลด้านล่าง
พิมพ์จดหมายและพิสูจน์อักษรเพื่อหาข้อผิดพลาด ค้นหาการสะกดคำผิดพลาดเครื่องหมายวรรคตอนหรือข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ ใช้พจนานุกรมและอรรถาภิธานเพื่อแก้ไขคำที่ไม่เหมาะสมหรือเสียงโต้ตอบและหลีกเลี่ยงการทำซ้ำ
เคล็ดลับ
-
เมื่อเขียนภายในโปรดจำไว้ว่าทุกคนใน บริษัท อาจมองเห็นและอ่านเอกสารของคุณ ดังนั้นให้ข้อมูลมีความสมดุลวัตถุประสงค์สามารถเข้าถึงได้และเป็นกลางทางเพศ
การเตือน
แม้ว่าคุณจะรู้จักหุ้นส่วนทางธุรกิจหรือเพื่อนร่วมงานของคุณเป็นอย่างดีให้หลีกเลี่ยงการเขียนอย่างไม่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ การผลิตเอกสารที่มีอายุการใช้งานยาวนานถือเป็นสิ่งสำคัญในการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรและคำและวลีทั่วไปจะแปลความหมายได้ง่าย
