ตัวชี้วัดคือ "ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก" ตัวชี้วัดเหล่านี้เป็นมาตรวัดที่ช่วยในการจัดการธุรกิจให้แน่ใจว่า บริษัท หรือแผนกใกล้ถึง (หรือไกล) จากการบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้หรือเป้าหมายที่ตั้งไว้ การเขียน KPIs สามารถช่วยให้ผู้จัดการและพนักงานเห็นสิ่งที่ยังต้องทำและกระตุ้นให้พวกเขาบรรลุวัตถุประสงค์เหล่านี้ กระบวนการเขียนตัวชี้วัดในตัวของมันเองนั้นไม่ยาก อย่างไรก็ตามการสร้างตัวชี้วัดที่จะมีประสิทธิภาพต้องพิจารณา
เขียนตัวชี้วัดเป็นเอกสารแต่ละฉบับย่อ KPI แต่ละรายการควรสอดคล้องกับหมวดหมู่แผนกหรือโครงการที่กำหนด ตัวอย่างเช่น KPI หนึ่งรายการสามารถเขียนเป็นเป้าหมายความพึงพอใจของลูกค้าในขณะที่อีกรายการหนึ่งอาจมุ่งไปที่ค่าใช้จ่าย
เริ่มต้นเอกสาร KPI ด้วยส่วนหัวที่กำหนดวัตถุประสงค์ของ KPI ทำให้สั้นและกระชับที่สุด ประโยคหนึ่งหรือสองประโยคก็เพียงพอแล้ว ตัวอย่างเช่น KPI สำหรับความพึงพอใจของลูกค้าอาจมีหัวเรื่อง "เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า"
รายการวัตถุประสงค์ของ KPI มันเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทั้งผู้บริหารและพนักงานที่จะรู้ว่าทำไมพวกเขาควรพยายามที่จะบรรลุเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจงหรือทำไมต้องวัดประสิทธิภาพการทำงานนี้ อธิบายสั้น ๆ ว่าการบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือเวลาเข้าสู่ระบบที่ใช้ไปกับการดำเนินการจะเป็นประโยชน์อย่างไร
ระบุวิธีการวัด KPI รวมความถี่ของการวัดเช่นเดียวกับระยะเวลาที่จะเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังเขียน KPI เกี่ยวกับความพึงพอใจของลูกค้าคุณอาจใช้การสำรวจทางโทรศัพท์ที่เกิดขึ้นหลังจากการโทรแต่ละครั้งและจะเกิดขึ้นในช่วง 3 เดือน
ตั้งเป้าหมาย กำหนดเป้าหมายที่สามารถวัดปริมาณและวัดผลได้ ควรให้ผลลัพธ์ที่ต้องการเช่นเปอร์เซ็นต์ที่แน่นอนภายในระยะเวลาที่กำหนด
