ด้วยความก้าวหน้าอย่างต่อเนื่องของเทคโนโลยีหนึ่งในแนวโน้มล่าสุดของศตวรรษที่ 21 ได้กลายเป็นสำนักงานไร้กระดาษ สำนักงานไร้กระดาษไม่ได้ไร้กระดาษจริงๆ แต่ใช้กระดาษขั้นต่ำและแปลงเอกสารให้มากที่สุดในรูปแบบดิจิตอล สำนักงานไร้กระดาษมีทั้งข้อดีและข้อเสียซึ่งทั้งสองอย่างนี้ควรได้รับการพิจารณาโดยองค์กรเมื่อพิจารณาถึงการเปลี่ยนจากการเก็บบันทึกแบบเดิม
กะทัดรัดและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
ไฟล์ดิจิตอลต้องการพื้นที่ทางกายภาพน้อยกว่าไฟล์กระดาษและง่ายต่อการจัดระเบียบ นอกจากนี้ไฟล์ดิจิทัลที่เก็บถาวรนั้นเข้าถึงได้ง่ายกว่าไฟล์กระดาษที่เก็บถาวร ไฟล์ดิจิตอลสามารถแชร์ได้อย่างง่ายดายในหมู่ผู้ใช้หลายคนพร้อมกันและเข้าถึงได้จากสถานที่ห่างไกลช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
จิตสำนึก
ไฟล์กระดาษที่น้อยลงหมายถึงกระดาษที่ใช้สำหรับการทำสำเนาและการเก็บบันทึกทั่วไปน้อยลง ปัจจัยนี้ทำให้สำนักงานไร้กระดาษคำนึงถึงสิ่งแวดล้อมมากขึ้นในเกือบทุกกรณี สำหรับนิตยสารออนไลน์และสิ่งพิมพ์อื่น ๆ การเผยแพร่แบบดิจิทัลหมายถึงการกำจัดหมึกซึ่งประกอบด้วยโลหะหนักตัวทำละลายและสารอื่น ๆ ที่เป็นอันตรายต่อสิ่งแวดล้อม
ความกังวลเกี่ยวกับซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์
สำนักงานไร้กระดาษนั้นมีประสิทธิภาพเท่ากับซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่ใช้ในการจัดเก็บบันทึกอนุญาตให้พนักงานทำงานได้ ข้อบกพร่องของซอฟต์แวร์และการแยกอุปกรณ์อาจทำให้การทำงานของสำนักงานไร้กระดาษหยุดชะงัก การบำรุงรักษาซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ของสำนักงานไร้กระดาษก็เป็นสิ่งที่ต้องคำนึงถึงเช่นกัน เจ้าหน้าที่หรือที่ปรึกษาด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) มักมีความจำเป็นเช่นเดียวกับช่างเทคนิคในการให้บริการฮาร์ดแวร์เป็นประจำ
ข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลและเส้นโค้งการเรียนรู้
การเปลี่ยนไปใช้สำนักงานไร้กระดาษมักเกี่ยวข้องกับช่วงการเรียนรู้โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมสำนักงานที่พนักงานไม่ได้ใช้คอมพิวเตอร์ ข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลอาจมีค่าใช้จ่ายสูงและอาจส่งผลให้เกิดปัญหาที่สำคัญ นอกจากนี้การป้อนข้อมูลและข้อผิดพลาดในการจัดเก็บข้อมูลอาจส่งผลให้เกิดการจัดหมวดหมู่บันทึกผิดพลาดทำให้ยากหรือเป็นไปไม่ได้ที่จะค้นพบพวกเขาในภายหลัง
ความกังวลด้านความปลอดภัย
บันทึกดิจิตอลอาจเสี่ยงต่อการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตไม่ว่าจะโดยการแฮ็คหรือการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวดในส่วนของพนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับบันทึกทางกฎหมายและทางการแพทย์ที่มีความอ่อนไหวการสูญเสียข้อมูลอาจส่งผลให้เกิดความรับผิดชอบอย่างมีนัยสำคัญต่อ บริษัท ที่เกี่ยวข้องโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเกิดความประมาทเลินเล่อ การทิ้งบันทึกดิจิตอลนำเสนอปัญหาพิเศษโดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมเครือข่ายที่ใช้ร่วมกัน เพียงแค่การลบไฟล์ไม่ได้เป็นการลบบันทึกดิจิตอลอย่างสมบูรณ์เช่นเดียวกับการโยนเอกสารลงในถังขยะไม่สามารถป้องกันไม่ให้คนอื่นเรียกค้นกระดาษในภายหลัง
