รายงานสถานะโครงการกำลังควบคุมเอกสารสำหรับทุกคนที่พยายามจัดการโครงการไม่ว่าจะเป็นงานเดี่ยวหรือหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับคนหลายร้อยคนในหลาย ๆ ที่ รายงานสถานะโครงการทำหน้าที่สรุปโดยย่อเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการวันที่เสร็จสมบูรณ์ตามที่คาดหวังและการดำเนินการใดที่เกิดขึ้นตั้งแต่รายงานสถานะโครงการล่าสุดที่รวบรวม ช่วยให้ผู้จัดการติดตามงานและระบุปัญหาได้เร็วพอที่จะสร้างโซลูชันที่มีความหมาย
สรุปโครงการ
รายงานสถานะโครงการมักจะเริ่มต้นด้วยคำอธิบายสั้น ๆ ขององค์ประกอบที่สำคัญของโครงการ ย่อหน้าหรือบล็อกนี้ระบุชื่อของโครงการวันที่ของรายงานที่รับผิดชอบโครงการหรือแผนกการจัดการและคำแถลงเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของโครงการ นอกจากนี้ยังอาจรวมถึงข้อมูลการติดต่อเช่นหมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมลของสมาชิกในทีมโครงการที่สำคัญ ส่วนนี้ไม่น่าจะเปลี่ยนแปลงได้มากนักในระหว่างโครงการและมักจะคัดลอกจากรายงานสถานะหนึ่งไปยังรายงานถัดไปโดยมีเพียงวันที่อัพเดท
การส่งมอบ
ส่วนที่อธิบายถึงการส่งมอบโครงการเป็นกุญแจสำคัญในการรายงานสถานะโครงการ ส่วนนี้ควรแสดงรายการสิ่งที่ส่งมอบและให้สถานะปัจจุบันเป็นคำหนึ่งหรือสองคำ ตัวอย่างเช่นแผ่นงานโครงการเปิดตัวผลิตภัณฑ์อาจมีการส่งมอบเช่นโฆษณาสิ่งพิมพ์ฝ่ายเปิดตัวของผู้ขายการแสดงบูธแสดงสินค้าและการสร้างแผ่นราคา ถัดจากการจัดส่งแต่ละครั้งผู้จัดการโครงการควรเขียนสิ่งต่าง ๆ เช่น "สมบูรณ์" หรือ "สั่งซื้อ" หรือ "ที่เครื่องพิมพ์" สิ่งนี้ทำหน้าที่เป็นบทสรุปของโครงการโดยมีงานที่มีรายละเอียดมากขึ้นแสดงอยู่ในส่วนไทม์ไลน์
ระยะเวลา
ไทม์ไลน์ของงานคือองค์ประกอบของรายงานสถานะโครงการที่มักได้รับการตรวจสอบอย่างละเอียดมากที่สุด ส่วนนี้ควรมีรายละเอียดงานที่เสร็จสมบูรณ์ตั้งแต่รายงานสถานะโครงการล่าสุดงานที่จะครบกำหนดในงวดและวันถัดไปเมื่องานคาดว่าจะแล้วเสร็จ รายงานสถานะโครงการจำนวนมากแสดงสิ่งนี้ในตารางพร้อมวันที่ที่กำหนดสำหรับความสำเร็จที่คาดหวังและความสมบูรณ์ที่แท้จริง ผู้จัดการโครงการหลายคนเลือกที่จะใช้รหัสสีในส่วนนี้ด้วยสีที่แตกต่างกันซึ่งเป็นตัวแทนของงานที่อยู่ในกำหนดเวลาล่วงหน้าก่อนกำหนดหลังกำหนดเวลางานเสร็จหรือรอ
หมายเหตุคำแนะนำและคำอธิบาย
รายงานสถานะโครงการต้องแสดงรายการธงสีแดงคำขอเปลี่ยนแปลงหรือความท้าทายที่โครงการกำลังเผชิญอยู่ นี่คือสถานที่ที่จะแสดงรายการที่อาจจำเป็นต้องใช้ทรัพยากรเพิ่มเติมหรือวันที่การส่งมอบกำลังจะเปลี่ยนแปลง ส่วนนี้ยังสามารถรายงานว่าเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดส่งผลกระทบต่อโครงการเช่นปัญหาซอฟต์แวร์การจัดส่งล่าช้าจากผู้ขายหรือวัสดุสิ้นเปลือง ผู้จัดการโครงการบางคนจะแยกส่วนนี้ออกจากรายงานและแสดงไว้ในเอกสารที่ไม่ต่อเนื่องที่แนบมากับรายงานสถานะโครงการ
