ขั้นตอนการจ่ายเงินสดย่อย

การเก็บรักษากองทุนเงินสดย่อยเป็น 90% ที่บันทึก อีก 10 เปอร์เซ็นต์กำลังควบคุมผู้ที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเงินทุน ไม่ว่าคุณจะอยู่ในธุรกิจประเภทใดและไม่ว่าคุณจะใช้เงินสดย่อยเพียงใดก็ตามการปฏิบัติตามหลักการทั้งสองนี้พร้อมกับขั้นตอนการจัดทำงบประมาณอย่างง่ายจะทำให้กองทุนเงินสดย่อยของคุณมีความสมดุล

ไฟล์หลักฐานการซื้อทั้งหมด

เมื่อใช้กองทุนเงินสดย่อยสิ่งแรกที่คุณต้องทำคือสร้างระบบการเก็บบันทึกที่มีประสิทธิภาพและใช้งานได้ คุณควรได้รับใบเสร็จและใบแจ้งหนี้สำหรับทุก ๆ ธุรกรรมที่มีการใช้เงินสดย่อยและทำสำเนาของพวกเขา สิ่งนี้ทำให้แน่ใจว่าคุณมีสองไฟล์แยกกันในกรณีที่คุณทำใบเสร็จหาย ไม่เพียงแค่เก็บใบเสร็จรับเงินของคุณไว้ในโฟลเดอร์ แต่จัดเรียงตามลำดับเวลาและพิจารณาวางใบเสร็จรับเงินในโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับแต่ละเดือน

สร้างการใช้งานที่ยอมรับได้สำหรับเงินสดย่อย

อย่าใช้เงินสดย่อย ๆ คุณควรกำหนดแนวทางเฉพาะสำหรับสิ่งที่คุณสามารถใช้เงินสดและสิ่งที่คุณไม่สามารถทำได้ ตัวอย่างเช่นการซื้อเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ด้วยเงินมักจะเป็นการใช้ที่ยอมรับไม่ได้แม้ว่าเครื่องดื่มแอลกอฮอล์นั้นใช้สำหรับกิจกรรมทางสังคมที่สนับสนุนธุรกิจ เพื่อปกป้องตัวคุณเองและคนอื่น ๆ ด้วยการเข้าถึงเงินสดคุณควรเขียนกฎเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่ยอมรับได้

การควบคุมการเข้าถึง

เก็บเงินทุนย่อยไว้เสมอ คุณสามารถเก็บไว้ในลิ้นชักได้ตั้งแต่ลิ้นชักไปจนถึงตู้เสื้อผ้า แต่ไม่ควรเก็บไว้ในกล่องพกพาหรือตู้เก็บของอื่น ๆ ที่สามารถเคลื่อนย้ายหรือขนย้ายได้ง่าย อย่าให้กุญแจหรือชุดค่าผสมกับคนมากกว่าสองสามคน โดยหลักการแล้วคุณควรให้กุญแจเพียงหนึ่งหรือสองคนและให้คนอื่นถามผู้ถือกุญแจเพื่อรับเงินที่ต้องการ

ทำการตรวจสอบเป็นระยะ

เพื่อให้แน่ใจว่าเงินสดย่อยของคุณถูกใช้อย่างเหมาะสมให้ทำการตรวจสอบเป็นระยะ การตรวจสอบที่มีประสิทธิภาพนั้นไม่มีการแจ้งล่วงหน้าและมีวัตถุประสงค์เพื่อสุ่มตรวจสอบบันทึกขั้นตอนการบัญชีและการควบคุมเงินทุนย่อยของคุณ หากไม่มีการตรวจสอบกองทุนเงินสดย่อยอาจมีแนวโน้มที่จะใช้ในทางที่ผิดหรือการจัดการที่ไม่ดี วิธีที่ง่ายที่สุดในการดำเนินการตรวจสอบคือการมีผู้จัดการที่ไม่สามารถเข้าถึงการตรวจสอบเงินสดในกองทุนทุกสองสามสัปดาห์หรือมากกว่านั้น