วิธีการระบุบุคคลมากกว่าหนึ่งคนในจดหมายธุรกิจ

การเขียนจดหมายธุรกิจอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก คุณนั่งลงเพื่อรีบออกจดหมายฉบับย่อและ ความเจริญ คุณกำลังนิ่งงันในคำทักทาย การเขียนถึงบุคคลหนึ่งมีปัญหาเพียงพอหากคุณไม่รู้จักชื่อหรือเพศของบุคคลนั้น เมื่อคุณเพิ่มบางคนคำถามจะทวีคูณ คุณเขียนไปกี่คน สองสามหรือฝูงชน? คุณรู้จักพวกเขาด้วยชื่อไหม? พวกเขาเป็นเพื่อนสนิทของคุณหรือผ่านคนรู้จัก? โชคดีที่มีกฎและแนวทางปฏิบัติสำหรับสถานการณ์เหล่านี้ทั้งหมด

เขียนถึงสองหรือสาม

หากคุณเขียนถึงสองหรือสามคำตอบง่าย ๆ เพียงเขียนชื่อของพวกเขา หากคุณรู้จักพวกเขาดีและเป็นชื่อจริงคุณอาจใช้ชื่อแรกของพวกเขาเช่น "Dear Will, Kiersten และ Pat"

หากคุณไม่รู้จักชื่อเหล่านี้ดีหรือคุณไม่แน่ใจว่าชื่อแรกเหมาะสมหรือไม่ให้ใช้ระเบียบแบบแผนมากขึ้น: "เรียนคุณแม่คุณทอมป์สันและนางสาวครัมพ์" โดยทั่วไปคุณจะไม่ถูกตำหนิสำหรับการเป็นทางการเกินไป แต่คิ้วจะเพิ่มขึ้นหากคุณไม่เป็นทางการเกินไป

เขียนถึงกลุ่ม

เมื่อคุณเขียนถึงคนมากกว่าสามคนการสะกดชื่อจะดูยุ่งยาก คนมักจะรู้สึกว่าพวกเขาเป็นเพียงหนึ่งในรายการที่ยาว ควรใช้คำกลุ่มเช่น "Dear Team" หรือ "เรียนเพื่อนร่วมงาน" มันตลกที่การสะกดชื่อกลุ่มทำให้พวกเขารู้สึกเหมือนเป็นหนึ่งในฝูงชน แต่ "ทีมที่รัก" ทำให้พวกเขารู้สึกเหมือนอยู่ในกลุ่ม พวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของทีม "เรียนเพื่อนร่วมงาน" กล่าวว่าคุณถือว่าพวกเขามีค่าที่จะเป็นเพื่อนร่วมงานผู้เข้าร่วมที่เท่าเทียมและมีค่า

อย่างไรก็ตามอย่าใช้ "เพื่อนร่วมงานที่รัก" เมื่อเขียนถึงผู้ที่อาวุโสกว่าสำหรับคุณ ในทางเทคนิคพวกเขาเป็นหัวหน้าของคุณไม่ใช่เพื่อนร่วมงานของคุณ แต่ถ้าพวกเขาอยู่ในทีมเช่นกัน "ทีมที่รัก" ก็จะทำงานได้ดี

วิธีตั้งชื่อ

เขียนถึงคนตามชื่อถ้าเป็นไปได้ทั้งหมด ตัวอย่างเช่นหากมีคนเขียนถึงคุณเกี่ยวกับหัวเรื่องและคุณต้องการเขียนกลับมาลองใช้ความพยายามในการค้นหาและใช้ชื่อของพวกเขา หากคุณสมัครงานหรืออยู่ในสถานการณ์อื่นที่คุณต้องการสร้างความประทับใจให้ใครสักคนการค้นหาชื่อของพวกเขาแสดงให้เห็นว่าคุณต้องใช้ความพยายามเป็นพิเศษในงานของคุณเช่นกันหากได้รับการว่าจ้าง คุณรู้จักใครใน บริษัท ที่สามารถค้นหาชื่อของบุคลากรฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่เกี่ยวข้องหรือไม่?

อีกแนวคิดหนึ่งคือไปที่เว็บไซต์ขององค์กรและดูว่าผู้อำนวยการหรือผู้จัดการของแผนกมีการระบุไว้หรือไม่ หากเป็นชื่อเดียวที่คุณเห็นคุณสามารถระบุที่อยู่ว่า: "เรียนคุณนายเบิร์นส์และเพื่อนร่วมงาน" หรือ "เรียนคุณนายเบิร์นส์และสมาชิกคณะกรรมการคัดเลือก" หากคุณไม่พบชื่อเฉพาะการเขียน "เรียนสมาชิกของคณะกรรมการคัดเลือก" จะทำได้ดี ในขณะที่คุณสามารถเขียน "คณะกรรมการคัดเลือกที่รัก" เพิ่ม "สมาชิกของ" ให้สัมผัสพิเศษ "สมาชิก" ยอมรับว่าคุณเห็นพวกเขาในฐานะปัจเจกบุคคลไม่ใช่แค่คณะกรรมการนิรนามใหญ่ ๆ

รับรอบเพศ

ด้วยชื่ออย่าง John, Maryann, Wayne และ Daisy มันง่ายที่จะบอกเพศของพวกเขา ชื่ออื่น ๆ ช่วยให้คุณคาดเดาได้เช่น Cary, Adrian, Pat, Sam, Chris, Drew และ Alex บางครั้งการสะกดของพวกเขาให้พวกเขาออกไป ตัวอย่างเช่น Adrian มักเป็นผู้ชายในขณะที่ Adrienne เป็นเพศหญิง แต่ชื่อท้าทายกฎทั่วไปของการสะกดคำดังนั้นหากคุณไม่ทราบอย่าเดา

หากคนที่คุณรู้จักอาจรู้จักบุคคลที่สงสัยคุณอาจสามารถค้นหาได้ นอกจากนี้ให้ตรวจสอบเว็บไซต์เพื่อดูว่าบุคคลนั้นเขียนเกี่ยวกับและเรียกว่าเขาหรือเธอ การค้นหาทางอินเทอร์เน็ตทั่วไปสำหรับชื่ออาจให้คำตอบด้วยเช่นกัน หากสิ่งที่ไม่ได้ตอบคำถามเรื่องเพศก็เป็นที่ยอมรับได้ในการเขียน "Dear Chris Trainor"

เพื่อใครหรือไม่

ในขณะที่ "กับผู้ที่อาจเกี่ยวข้อง" ฟังดูแข็งและเป็นทางการมากก็ยังคงเป็นคำทักทายที่ยอมรับได้ที่จะใช้เมื่อคุณไม่มีเงื่อนงำใด ๆ ที่คุณกำลังเขียน

ในทางกลับกัน "Dear Sirs" ล้าสมัยแล้ว เป็นกับดักไวยากรณ์ที่เหลือจากวันที่ธุรกิจเป็นโดเมนของมนุษย์ "ท่านที่รัก" ไม่เหมาะสมในวันนี้เมื่อผู้หญิงได้รับจดหมายของคุณเป็นอย่างดี "Dear Sirs or Madams" อย่างน้อยก็ยอมรับว่าผู้หญิงอาจเป็นผู้รับคนหนึ่ง แต่ก็ยังฟังดูเชย ๆ ประการแรกไม่มีใครพูดถึงคุณหรือท่านผู้หญิงอีกต่อไปเว้นแต่อาจเป็นเพราะพ่อบ้านหรือคนขับรถ หากคุณไม่มีชื่อและไม่มีความคิดเกี่ยวกับเพศของพวกเขาให้ลองทำสิ่งที่แตกต่างออกไปเช่น "ทักทาย" หรือ "สวัสดี" เสียงเหล่านี้เป็นมิตรและเหมาะสมกับเพศ

มารยาทสำคัญในอีเมลเช่นกัน

ในทุกกรณียกเว้นกรณีที่เป็นทางการที่สุดก็ยอมรับได้ว่าจะส่งจดหมายอีเมลแทนการส่งจดหมาย การโพสต์งานจำนวนมากแนะนำให้ตอบกลับอีเมล อีเมลเป็นรูปแบบการสื่อสารที่ผ่อนคลายมากขึ้น แต่ในจดหมายปะหน้ากฎของไวยากรณ์และมารยาทยังคงมีผลบังคับใช้ ข้อผิดพลาดและการสะกดจะถูกสังเกตและคุณจะถูกตัดสินโดยพวกเขา

แนวทางเดียวกันนี้ใช้เมื่อเขียนถึงคนสองหรือสามคนหรือเป็นกลุ่ม อย่างไรก็ตามเมื่อส่งอีเมลเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องใส่ที่อยู่อีเมลในช่อง "bcc" แทนที่จะเป็นช่อง "ถึง" หลายคนไม่ต้องการให้ที่อยู่อีเมลกลายเป็นความรู้สาธารณะโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อส่งต่ออีเมลด้วยข้อมูลติดต่อของทุกคนอย่างง่ายดาย "bcc" ซึ่งย่อมาจาก "blind carbon copy" หมายถึงคุณสามารถเห็นที่อยู่ แต่ผู้รับรายอื่นไม่สามารถทำได้