มันเกิดขึ้นกับทุกคนอย่างน้อยหนึ่งครั้ง คุณได้ไปช็อปปิ้งหรือรับบริการบางอย่างและคุณมีประสบการณ์ลูกค้าที่แย่มาก โดยธรรมชาติคุณอาจจะบอกเพื่อนของคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้ อย่างไรก็ตามหากคุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้เกิดขึ้นอีกวิธีหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการรับความพึงพอใจคือการเขียนจดหมายร้องเรียนจากลูกค้า มันไม่สนุกเสมอที่จะเขียนหนึ่งในสิ่งเหล่านี้ - เหตุผลเดียวที่คุณทำคือเพราะคุณมีประสบการณ์ที่ไม่ดี - แต่มันสามารถทำได้ในแบบมืออาชีพที่อาจทำให้คุณได้รับผลลัพธ์ที่น่าแปลกใจ ต่อไปนี้เป็นวิธีเขียนจดหมายร้องเรียนจากลูกค้าที่จะได้รับความสนใจจากผู้ที่อ่าน
วิธีเขียนจดหมายร้องเรียนของลูกค้า
ก่อนอื่นขอชื่อ ค้นหาความสนใจของจดหมายที่ควรไป อย่าเพิ่งส่งไปที่ "ความสนใจ: การบริการลูกค้า" เพราะไม่มีใครรับผิดชอบ ถามร้านค้าด้วยตนเองหรือทางโทรศัพท์ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบเรื่องร้องเรียนของลูกค้า ควรมีการติดต่อทางจดหมายใด ๆ ถึงความสนใจของบุคคลนั้น หากพวกเขามีชื่อเช่นกันโปรดรวมไว้เช่นนี้: "ความสนใจ: David Jones, รองประธานฝ่ายการตลาด"
จากนั้นเขียนจดหมายของคุณ อย่าส่งอีเมล พวกเขาไม่มีตัวตนมากเกินไปและเป็นเรื่องง่ายสำหรับพวกเขาที่จะหายตัวไปในโลกไซเบอร์ ส่งจดหมายธรรมดาไปที่ร้านค้าหรือไปที่สำนักงานของ บริษัท ทำให้จดหมายของคุณสั้นและกระชับ ไม่ควรเกินสองหน้าเป็นสิ่งที่คุณต้องอธิบายสถานการณ์
เมื่อคุณทำงานกับจดหมายของคุณให้ระบุเฉพาะสถานการณ์ พูดสิ่งที่เกิดขึ้นเช่น "เมื่อฉันอยู่ที่ร้านของคุณในวันอังคารที่ 5 มีนาคมแคชเชียร์ชื่อลอร์เรนหยาบคายกับฉันอย่างมาก" หากเป็นไปได้ให้กำหนดเวลาเอกสาร หากเป็นร้านค้าหรือธุรกิจที่คุณมีบัญชีที่มีหมายเลขเช่นห้างสรรพสินค้าหรือสำนักงานแพทย์ให้ระบุหมายเลขบัญชีของคุณในการติดต่อทั้งหมด นั่นจะช่วยให้ใครก็ตามที่อ่านจดหมายของคุณเพื่อเชื่อมต่อการร้องเรียนของคุณกับสิ่งที่คุณเป็นจริง
ใช้น้ำเสียงที่เป็นบวกและให้เกียรติ โอกาสที่จดหมายของคุณจะไปถึงผู้บริหารระดับสูงซึ่งจะเห็นอกเห็นใจกับสถานการณ์ของคุณ แทนที่จะเป็นศัตรูบอกว่าคุณเป็นเหยื่อผู้บริสุทธิ์ ยิ่งไปกว่านั้นให้ชัดเจนว่าคุณเข้าใจว่าการบริการที่ไม่ดีดังกล่าวไม่ใช่มาตรฐานปกติของ บริษัท และคุณรู้ว่าธุรกิจของพวกเขาจะไม่เคยปฏิบัติต่อคุณอย่างไม่ดี เตือนพวกเขาว่าคุณสนุกกับการช็อปปิ้งที่นั่นจริง ๆ แต่คุณต้องการให้แน่ใจว่าพวกเขาตระหนักถึงสถานการณ์การบริการลูกค้าที่อาจเกิดความเสียหาย
สุดท้ายขอคำตอบ กำหนดเวลา แต่ทำให้เหมาะสม พูดบางอย่างเช่น "ฉันหวังว่าจะได้รับการตอบกลับจากคุณภายในสามสิบวันถัดไปเพื่อให้เรื่องนี้สามารถแก้ไขได้" หากคุณไม่ได้รับการตอบกลับจากบุคคลที่คุณเขียนถึงในเวลาที่กำหนดให้โทรหรือส่งจดหมายติดตาม (ยังมีอีกเหตุผลที่คุณควรได้รับชื่อของบุคคลในจดหมาย) ไม่ว่าจะเป็นการตอบสนองไม่ว่าจะเป็นจดหมายขอโทษหรือแม้กระทั่งคูปองสำหรับผลิตภัณฑ์เพิ่มเติมให้ส่งคำขอบคุณเมื่อมีการแก้ไขจดหมาย ทำตามกลยุทธ์ง่าย ๆ เหล่านี้และคุณจะได้รับการตอบรับเชิงบวกต่อการร้องเรียนของลูกค้าของคุณ!
เคล็ดลับ
-
หากเป็นไปได้พยายามแก้ไขสถานการณ์ทันทีหลังจากเกิดขึ้น โอกาสดีที่การพูดคุยกับผู้จัดการหรือหัวหน้างานด้วยตนเองคุณจะได้รับความพึงพอใจ หากหัวหน้างานหรือผู้จัดการร้านค้าจะไม่ใช้เวลาในการพูดคุยกับคุณหรือถ้าพวกเขาไล่ออกคุณโดยไม่แก้ไขปัญหาให้ยกระดับองค์กรขึ้นไป
การเตือน
อย่าเรียกร้องอย่างไร้เหตุผลเช่น "ฉันต้องการช่างยิงนั่น!" หรือ "ฉันคาดว่าจะได้รับการชดเชยสำหรับความไม่สะดวกนี้!" ถ้าคุณไม่ได้รับความเสียหายทางการเงินจากเหตุการณ์การขอโทษอย่างง่าย ๆ เป็นการตอบรับที่ดีอย่างสมบูรณ์
