ข้อดี & ข้อเสียของระบบจัดเก็บข้อมูล

ระบบจัดเก็บข้อมูลมีข้อดีและข้อเสียสำหรับการตั้งค่าสำนักงาน บริษัท ส่วนใหญ่ใช้ระบบการจัดเก็บเอกสารแบบดั้งเดิมที่มีการจัดเก็บเอกสารกระดาษไว้ในตู้เก็บเอกสาร ระบบการจัดเก็บข้อมูลที่ใช้บ่อยที่สุดคือระบบเรียงตามตัวอักษร

วัตถุประสงค์

ระบบการจัดเก็บเอกสารใช้เพื่อจัดระเบียบเอกสารและง่ายต่อการค้นหาสำหรับพนักงาน ติดตั้งระบบการจัดเก็บข้อมูลและพนักงานติดตามระบบที่ใช้

ข้อดี

ระบบการจัดเรียงตัวอักษรเป็นระบบประเภทหนึ่งที่สอนและเรียนรู้ได้ง่าย เอกสารจะถูกจัดเรียงตามลำดับตัวอักษรโดยทั่วไปตามชื่อผู้ขาย พนักงานทุกคนสามารถค้นหาเอกสารที่จำเป็นได้ตราบใดที่ชื่อผู้ขายเป็นที่รู้จัก

ข้อเสีย

ข้อเสียอย่างหนึ่งของระบบนี้คือเอกสารมักถูกพิมพ์ผิดเนื่องจากตัวอักษร ข้อเสียเปรียบอีกประการหนึ่งคือหากมีบางสิ่งยื่นภายใต้ชื่อผู้ขายกับนามสกุลเอกสารจะค้นหาได้ยาก การเปลี่ยนชื่อใน บริษัท อาจไม่ได้รับการบันทึกอย่างเหมาะสมซึ่งอาจทำให้เกิดความสับสนกับระบบจัดเก็บข้อมูลนี้