วิธีการเขียนจดหมายข่าวทางเทคนิค

การเพิ่มคำว่า "ทางเทคนิค" สามารถทำให้ทุกอย่างดูซับซ้อน แต่กระบวนการของการเขียนจดหมายข่าวทางเทคนิคสามารถถอดรหัสได้ โปรดจำไว้ว่าจุดของการเขียนทางเทคนิคคือการแปลงคอมเพล็กซ์เพื่อให้เข้าใจได้ง่าย คุณไม่จำเป็นต้องศึกษาการเขียนทางเทคนิคเพื่อผลิตเอกสารทางเทคนิคให้สำเร็จคุณเพียงแค่ต้องเข้าใจทฤษฎีและองค์ประกอบที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร ด้วยการวิจัยและวางแผนเพียงเล็กน้อยแม้แต่มือใหม่ก็สามารถเขียนจดหมายข่าวทางเทคนิคได้

รายการที่คุณจะต้อง

• คอมพิวเตอร์

• ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ

• ซอฟต์แวร์การออกแบบหรือการจัดวาง

• เครื่องพิมพ์

พื้นฐาน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีประสบการณ์เล็กน้อยในเรื่องที่คุณจะเขียนเกี่ยวกับ แม้ว่าคุณอาจทำการวิจัยเพิ่มเติมเพื่อให้ข้อมูลเป็นปัจจุบัน แต่ก็ไม่แนะนำให้พูดคุยหรือเสนอคำแนะนำในสาขาที่ส่วนใหญ่เป็นชาวต่างชาติให้คุณ จดหมายข่าวด้านเทคนิคของเดือนมิถุนายน 2002 ของ Edccorp.com ทำหน้าที่เป็นตัวอย่างขององค์ประกอบและการจัดรูปแบบที่พบในจดหมายข่าวทางเทคนิค

รวบรวมรายการหัวข้อและข้อเท็จจริงที่คุณตั้งใจจะครอบคลุม การจัดระเบียบจะช่วยให้คุณเตรียมพร้อมและใส่ใจในรายละเอียด

สัมภาษณ์บุคคลในสาขาที่คุณจะได้รับการคุ้มครอง บัญชีภายนอกโดยเฉพาะจากผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ให้ความน่าเชื่อถือแก่จดหมายข่าวทางเทคนิครวมถึงมิติข้อมูล บางคนที่เพิ่งรู้จักในสาขานี้อาจมีทักษะที่สอนในโรงเรียนเท่านั้น มืออาชีพรุ่นเก่าอาจมีเหตุผลในการเลือกเครื่องมือหรือวิธีการบางอย่างสำหรับงาน

ร่างจดหมายข่าวของคุณโดยการเขียนและแก้ไขส่วนของคุณ สามารถทำได้บนคอมพิวเตอร์หรือบนกระดาษ โดยการร่างส่วนของคุณตอนนี้คุณสามารถเริ่มต้นกำหนดว่าจดหมายข่าวควรไหลอย่างไรรวมถึงมีโอกาสอีกครั้งที่จะตัดส่วนที่อาจไม่เกี่ยวข้องกับฉบับนี้ เมื่อเวลามาถึงคุณจะมีความหรูหราในการมุ่งเน้นไปที่กราฟิกและเค้าโครงโดยรวมของจดหมายข่าวทางเทคนิคของคุณก่อนที่จะพิมพ์

การจัดรูปแบบ

พิมพ์ข้อความของจดหมายข่าวของคุณลงในซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ ในขณะที่ซอฟต์แวร์การออกแบบหรือเลย์เอาต์ของคุณจะมีความสามารถด้านข้อความความสามารถในการตรวจสอบการสะกดอาจขาดหายไป นอกเหนือจากการทำหน้าที่เป็นเครื่องมือแก้ไขการสะกดคำทั่วไปซอฟต์แวร์ประมวลผลคำควรอนุญาตให้คุณคัดลอกข้อความที่แก้ไขแล้ววางลงในกล่องข้อความในซอฟต์แวร์ออกแบบหรือเลย์เอาต์ของคุณ การทำเช่นนั้นช่วยให้คุณไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลของคุณสองครั้ง แต่ยังป้องกันข้อผิดพลาดที่คุณอาจมองข้ามโดยการพิมพ์ซ้ำลงบนเค้าโครงของคุณโดยตรง

ออกแบบเค้าโครงของจดหมายข่าวด้านเทคนิคของคุณ ตัวเลือกจดหมายข่าวทั่วไปคือ 8 1/2-by-11 หรือ 11 -17-17 พิมพ์ด้านหน้าและด้านหลังแล้วพับครึ่ง สำหรับตัวเลือกการออกแบบเลย์เอาต์ระยะยาวแนะนำให้ลงทุนในซอฟต์แวร์เช่น Adobe Creative Suite InDesign สำหรับการใช้งานทั่วไปคุณสามารถสร้างเทมเพลตใน OpenOffice's Draw and Writer หรือแม้กระทั่งรับแบบออนไลน์ได้ฟรีหรือเสียค่าธรรมเนียมเล็กน้อย สำหรับผู้ที่ต้องการประหยัดกระดาษเว็บไซต์เช่น www.cakemail.com มีเทมเพลตสำหรับการแจกจ่ายแบบดิจิทัล

เพิ่มองค์ประกอบกราฟิกลงในจดหมายข่าวทางเทคนิคของคุณ แม้ว่าหัวข้อที่กล่าวถึงอาจซับซ้อน แต่การออกแบบจดหมายข่าวของคุณไม่จำเป็นต้องสุภาพ สามารถใช้เส้นขอบรูปภาพและสีเพื่อเพิ่มความน่าสนใจได้ อย่างไรก็ตามควรใช้สิ่งเหล่านี้อย่าง จำกัด จดหมายข่าวทางเทคนิคมีค่าสำหรับข้อมูลที่ให้การออกแบบกราฟิกไม่ควรบดบังเนื้อหา Newent Entrepreneur.com เสนอเคล็ดลับในการสร้างจดหมายข่าวที่มีความรู้การออกแบบขั้นพื้นฐานในบทความ "สร้างจดหมายข่าวธุรกิจหรือองค์กรที่สมบูรณ์แบบ: ขั้นตอนที่สิบสองสู่ความสำเร็จ"

พิมพ์จดหมายข่าวของคุณบนเครื่องพิมพ์ที่บ้านของคุณหรือผ่าน บริษัท การพิมพ์เชิงพาณิชย์ แจกจ่ายจดหมายข่าวด้านเทคนิคให้กับพนักงานผู้ติดต่อหรือลูกค้าของคุณ

เคล็ดลับ

• ขึ้นอยู่กับกลุ่มเป้าหมายและขนาดของจดหมายข่าวทางเทคนิคของคุณที่จะผลิตมันอาจจะแนะนำให้ปรึกษานักออกแบบกราฟิกเพื่อช่วยคุณในการจัดวาง

การเตือน

ในจดหมายข่าวทางเทคนิคผู้ชมของคุณขึ้นอยู่กับความรู้และความเชี่ยวชาญของคุณเมื่อคุณให้คำแนะนำ อย่าทำรายละเอียดเมื่อให้คำแนะนำในการปฏิบัติงานโดยเฉพาะเมื่องานนั้นอาจเป็นอันตรายได้