วิธีจัดทำเอกสารการควบคุมภายในและกระบวนการ

การจัดทำเอกสารการควบคุมภายในและกระบวนการต่าง ๆ เป็นเรื่องที่ท้าทาย กระบวนการที่ซับซ้อนนำเสนอในรูปแบบที่เข้าใจง่ายและนั่นไม่ใช่งานง่าย คุณต้องมีทักษะการสื่อสารที่ดีเยี่ยมทั้งในรูปแบบปากเปล่าและในรูปแบบงานเขียนเพื่อให้ทำงานได้ดี ขั้นตอนในการสร้างเอกสารที่ดีคือการสัมภาษณ์พนักงานการสังเกตการณ์การประเมินผลและการจัดองค์กร สิ่งสำคัญในการสร้างเอกสารคืออนุญาตให้มีการแก้ไขในภายหลัง กระบวนการเปลี่ยนแปลงและเอกสารต้องเปลี่ยนแปลงเช่นกัน

พนักงานสัมภาษณ์ นั่นเป็นขั้นตอนแรกในกระบวนการนี้ อย่าตั้งสมมติฐานและถามคำถามเพื่อตรวจสอบความเข้าใจของคุณอีกครั้ง ขอให้พนักงานแสดงให้คุณเห็นสิ่งที่พวกเขากำลังพูดถึง หากใครบางคนต้องการอนุมัติเอกสารให้ขอดูกระดาษนั้น บางคนชอบที่จะใช้เครื่องบันทึกเทปแล้วพวกเขาก็ถอดความข้อมูล นี่เป็นความคิดที่ดีถ้ามีคนพูดคุยและแสดงกระบวนการพร้อมกันพร้อมรายละเอียดมากมาย "แสดงและบอก" เป็นวิธีที่จะไป

สังเกตสภาพแวดล้อมของคุณ หากกระบวนการนี้คือการแนบใบแจ้งหนี้เพื่อตรวจสอบคำขอตัวอย่างเช่นให้สังเกตว่าการทำเช่นนี้จริงหรือไม่ หลายครั้งที่ผู้คนบอกวิธีที่ถูกต้องในการทำกระบวนการบางอย่าง แต่นั่นไม่ได้หมายความว่ามันเป็นวิธีที่ทำ เนื่องจากคุณกำลังบันทึกความเป็นจริงการสังเกตกระบวนการอาจเป็นประโยชน์ในการเพิ่มข้อมูลที่ดีซึ่งไม่ชัดเจนในระหว่างการสัมภาษณ์ ดูในตู้เติมและสังเกตสิ่งที่ผู้คนมีเอกสารอยู่ที่โต๊ะทำงาน

ประเมินประสิทธิผลของกระบวนการในขณะที่จัดทำเอกสาร หากคุณเห็นกระบวนการที่ไม่ทำงานหรือดำเนินการสองครั้งให้ทำเครื่องหมายของกระบวนการนั้น นี่เป็นวิธีที่ดีที่สุดสำหรับคุณในการเพิ่มมูลค่าให้กับกระบวนการทำงานเอกสารของคุณ เมื่อคุณประเมินกระบวนการคุณกำลังดูอย่างเป็นกลางและคุณสามารถให้คำแนะนำสำหรับการปรับปรุง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทำตามโพรโทคอลเมื่อทำการแนะนำ เตือนความจำ: หากกระบวนการเปลี่ยนแปลงเนื่องจากคำแนะนำของคุณคุณจะต้องจัดทำเอกสารกระบวนการที่ได้รับการปรับปรุงไม่เพียง แต่กระบวนการเก่า

ไฟล์เอกสารในสารยึดเกาะและออนไลน์ในโฟลเดอร์ การมีเทมเพลตเพื่อทำให้เอกสารเป็นมาตรฐานช่วยให้อ่านง่าย แต่ละแฟ้มหรือโฟลเดอร์ควรมีดัชนีพร้อมข้อมูลเกี่ยวกับพื้นที่ ตัวอย่างเช่นคุณอาจมีเครื่องผูกเกี่ยวกับบัญชีเจ้าหนี้ที่คุณสามารถยื่นเรื่องเล่าและผังงานเอกสารในกระบวนการ คุณอาจมีเครื่องผูกอื่น ๆ เกี่ยวกับบัญชีเงินเดือนและอีกบัญชีหนึ่งเกี่ยวกับบัญชีลูกหนี้ การแยกเอกสารเกี่ยวกับกระบวนการสามารถช่วยผู้ใช้ในการค้นหาข้อมูล มีองค์กรเดียวกันในสารยึดเกาะทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับคำสั่งของเอกสารสารบัญข้างหน้าเป็นต้นสิ่งนี้สำคัญมากเมื่อต้องทำการเปลี่ยนแปลงและต้องพบรายการเฉพาะอย่างรวดเร็ว

เคล็ดลับ

• ใช้ Word หรือโปรแกรมอื่นเพื่อสร้างเอกสารของคุณ

  พิจารณาซอฟต์แวร์เอกสารเฉพาะสำหรับอุตสาหกรรมของคุณที่สามารถประหยัดเวลาในการเขียนและการจัดระเบียบ พิจารณาทำทั้งเรื่องเล่าและผังงานเพื่อปรับปรุงความชัดเจนหลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์แสงหรืออักษรย่อ

  ข้อควรพิจารณาอื่น ๆ ได้แก่: เขียนประโยคสั้น ๆ และหลีกเลี่ยงเสียงที่ไม่โต้ตอบ อย่าตกแต่งหรือบ่งบอกถึงการตัดสินใจ ตัวอย่างเช่นอย่าเขียนเกี่ยวกับพนักงานต้อนรับที่ดี เขียนเกี่ยวกับพนักงานต้อนรับ อย่าใช้ชื่อจริงของคน - ใช้ชื่อตำแหน่งเสมอและทำให้พวกเขาสอดคล้องกันตลอดทั้งเอกสาร; ให้ผู้จัดการหรือหัวหน้างานอ่านเอกสารของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้อง และระวังข้อมูลลับในเอกสาร อย่าแสดงตัวอย่างของลายเซ็นตรวจสอบหรือแสดงข้อมูลบัญชีเงินเดือนที่เป็นความลับ

การเตือน

ระวังผู้ใช้เอกสารของคุณ อาจรวมถึงบุคคลภายในเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผู้ตรวจสอบบัญชีและผู้มีส่วนได้เสียอื่น ๆ มองเห็นได้ชัดเจนมาก ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่างานของคุณไม่มีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือการสะกดคำที่น่าอาย