การจัดการไฟล์คอมพิวเตอร์คืออะไร?

สำหรับเจ้าของธุรกิจใหม่การจัดการไฟล์คอมพิวเตอร์เป็นงานที่มักจะถูกเลื่อนออกไปหรือถูกเพิกเฉย อย่างไรก็ตามธุรกิจส่วนใหญ่ทำงานด้วยบันทึกเรียกคืนและจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากในรูปแบบของไฟล์คอมพิวเตอร์ หากเป็นกรณีของธุรกิจของคุณคุณจะต้องมีโครงสร้างไฟล์ที่ใช้งานได้วิธีการตั้งชื่อไฟล์ที่เข้าใจง่ายและอื่น ๆ กระบวนการสร้างจัดเก็บข้อมูลองค์กรและการสำรองข้อมูลที่แข็งแกร่งจะช่วยให้ธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น

เคล็ดลับ

• การจัดการไฟล์คอมพิวเตอร์เป็นการสร้างที่แข็งแกร่งการจัดเก็บข้อมูลองค์กรและกระบวนการสำรองข้อมูลธุรกิจของคุณซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น

เหตุใดการจัดการไฟล์จึงมีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณ

หากคุณกำลังเปิดตัวธุรกิจใหม่มันเป็นการดึงดูดให้มองข้ามการจัดการไฟล์ คุณอาจไม่มีไฟล์คอมพิวเตอร์จำนวนมากที่จะเริ่มต้นด้วยและมีเรื่องเร่งด่วนอื่น ๆ อีกมากมายที่คุณต้องการความสนใจ

อย่างไรก็ตามใช้เวลาในการสร้างระบบจัดการไฟล์อัจฉริยะตั้งแต่เริ่มต้นจ่ายเงินปันผลเป็นเวลาหลายปี ระบบที่ปรับขนาดได้และจัดระเบียบสำหรับไฟล์จะเติบโตไปพร้อมกับ บริษัท ของคุณทำให้ไฟล์ของคุณปลอดภัยและมีการสั่งซื้อที่ดีแม้ว่าจำนวนของไฟล์เหล่านั้นจะเพิ่มขึ้นแบบทวีคูณก็ตาม

อีกวิธีหนึ่งการเลื่อนการจัดการไฟล์สร้างระบบที่ยุ่งเหยิงไม่สามารถใช้งานได้ซึ่งทำให้เสียเวลาและประสิทธิภาพ การใช้ระบบที่เหมาะสม ณ จุดนั้นจะมีค่าใช้จ่ายสูงมากและมักจะเกี่ยวข้องกับที่ปรึกษาราคาสูงและอุปกรณ์เพิ่มเติม

ระบบการจัดการไฟล์ที่เข้าใจง่ายตรงไปตรงมาเพื่อทำงานกับและง่ายต่อการขยายตัวเป็นทรัพย์สินทางธุรกิจที่มีค่า

การสร้างโครงสร้างไฟล์

วิธีที่ธุรกิจของคุณเลือกที่จะจัดระเบียบไฟล์คอมพิวเตอร์จะส่งผลกระทบต่อการทำงานประจำวันการจัดการโครงการและความสัมพันธ์กับลูกค้าในอีกหลายปีข้างหน้า หากคุณไม่สามารถค้นหาและเรียกค้นเอกสารที่ถูกต้องได้อย่างรวดเร็วธุรกิจของคุณอาจสูญเสียลูกค้าหรือชื่อเสียงในที่สุด

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดระเบียบไฟล์จะแตกต่างกันไปในแต่ละธุรกิจ คิดก่อนว่าธุรกิจของคุณจะสร้างและทำงานกับเอกสารอย่างไรก่อนที่จะเลือกวิธีการขององค์กรหรือลำดับชั้น

โครงสร้างไฟล์ภายในสามารถเป็นแบบกว้างและตื้นหรือแคบและลึกได้ วิธีแรกสร้างโฟลเดอร์ระดับบนมากมายและโฟลเดอร์ย่อยน้อยลง ซึ่งอาจส่งผลให้เอกสารจำนวนมากถูกเก็บไว้ในหลายโฟลเดอร์ วิธีที่สองจะสร้างโฟลเดอร์หลาย ๆ โฟลเดอร์ภายในโฟลเดอร์หลัก นอกจากนี้ยังสามารถสร้างโครงสร้างไฮบริดเพื่อให้เกิดความสมดุลระหว่างลำดับชั้นทั้งสองประเภทนี้ การตั้งค่าส่วนตัวและความจำเป็นทางธุรกิจควรกำหนดวิธีการเฉพาะ

ด้วยบริการจัดการไฟล์ที่เพิ่มขึ้นซึ่งช่วยให้ค้นหาไฟล์ได้ง่ายขึ้นโดยการค้นหาบางคนและธุรกิจจึงละทิ้งโฟลเดอร์ไฟล์ทั้งหมดและทิ้งเอกสารทั้งหมดไว้ในโฟลเดอร์หลักเดียว นี่คือไม่สมควร ธุรกิจใด ๆ ที่จะสร้างเอกสารเพิ่มเติมในหนึ่งปีกว่าที่จะสามารถจัดการได้อย่างง่ายดายโดยโครงสร้างแบนดังกล่าว สิ่งสำคัญคือการสร้างโครงสร้างองค์กรของไฟล์บางประเภทที่ช่วยจัดหมวดหมู่ไฟล์ของคุณซึ่งจะทำให้ค้นหาง่ายขึ้น

ระบบใดก็ตามที่คุณเลือกที่จะใช้ควรใช้งานง่ายปลอดภัยและเชื่อถือได้ คิดว่าใครจะเป็นผู้สร้างและทำงานกับไฟล์เหล่านี้จากนั้นให้พิจารณาว่าความต้องการในการทำงานของพวกเขาจะดีขึ้นอย่างไรกับโครงสร้างไฟล์

อีกแง่มุมสำคัญของการใช้งานง่ายคือการเข้าถึง หากพนักงานเอกสารหลักของคุณจำเป็นต้องเข้าถึงเอกสารบนอุปกรณ์พกพาสิ่งสำคัญคือให้คิดถึงว่าเอกสารเหล่านั้นจะถูกลงทะเบียนเข้าถึงและทำงานกับอุปกรณ์เหล่านั้นอย่างไรเมื่อคุณกำหนดนโยบายการจัดการไฟล์ ยิ่งไปกว่านั้นคุณต้องการนำวิธีการจัดการไฟล์ที่เก็บไฟล์ไว้ในอุปกรณ์ทั้งหมด

ท้ายสุดรวมแผนสำรองไฟล์ไว้ในระบบจัดการไฟล์ของคุณ เป็นการดีที่คุณควรสร้างสำเนาสำรองหลายไฟล์ของคุณ ควรสำรองข้อมูลเหล่านั้นไว้ในคอมพิวเตอร์หลายเครื่องอย่างน้อยหนึ่งรายการไม่ได้อยู่ในสถานที่ทำงานของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุผู้ที่ทำการสำรองข้อมูลความถี่และเทคโนโลยีในระบบการจัดการไฟล์ในคอมพิวเตอร์ของคุณ

ค้นหาไฟล์คอมพิวเตอร์ที่คุณต้องการ

อนุสัญญาการตั้งชื่อและโครงสร้างไฟล์ควรช่วยในการค้นหาและเรียกคืนเอกสารที่ถูกต้องได้อย่างรวดเร็วเมื่อจำเป็น ชื่อไฟล์ที่มีชุดตัวอักษรและตัวเลขแบบสุ่มหรือแม้แต่การประชุมเช่น“ DATE + CLIENT NAME” อาจทำให้เกิดความสับสนและการดึงข้อมูลขัดขวาง

ชื่อไฟล์ควรสมเหตุสมผลกับผู้ใช้ทั้งหมดและพร้อมระบุประเภทวัตถุประสงค์และเนื้อหาพื้นฐานของแต่ละไฟล์

นอกเหนือจากข้อตกลงการตั้งชื่อไฟล์ที่สอดคล้องกันแล้วให้พิจารณาเพิ่มระบบการจัดการไฟล์ นี่เป็นแอปพลิเคชั่นคอมพิวเตอร์ชนิดหนึ่งที่ช่วยในการจัดเก็บและจัดการไฟล์ มันอาจมีคุณสมบัติที่อนุญาตให้มีการติดตามเจ้าของและผู้ใช้ที่ตามมาวันที่สร้างและการแก้ไขครั้งล่าสุดและข้อมูลอื่น ๆ ที่อาจช่วยคุณทำงานและดูแลรักษาไฟล์ของคุณ

บริการจัดการไฟล์เช่น Dropbox และ Google Drive สามารถช่วยคุณได้ด้วยการจัดวางและอินเทอร์เฟซที่เป็นมิตรกับการค้นหาให้มากขึ้น แทนที่จะจดจำโครงสร้างไฟล์ที่ซับซ้อนหรือข้อกำหนดการตั้งชื่อคุณสามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ

วางนโยบายของ บริษัท เป็นลายลักษณ์อักษร

เมื่อตัดสินใจโครงสร้างและการตั้งชื่ออนุสัญญาแล้วให้สร้างเอกสารร่างสำหรับธุรกิจของคุณโดยสรุปข้อกำหนดทั้งหมดสำหรับการทำงานกับไฟล์คอมพิวเตอร์ที่คุณเลือก แม้ว่าคุณจะเป็นพนักงานเพียงคนเดียวของคุณก็ตามนั่นอาจไม่เป็นเช่นนั้นเสมอไป เอกสารอย่างเป็นทางการโดยสรุปนโยบายการจัดการไฟล์คอมพิวเตอร์จะช่วยหากคุณขยายและจ้างพนักงานในอนาคต นอกจากนี้ยังจะช่วยให้ธุรกิจของคุณรักษาแนวทางการจัดการไฟล์ที่สอดคล้องและทำให้มั่นใจในความปลอดภัยของไฟล์ที่มีค่าของคุณ