รายงานการประชุมเป็นบันทึกที่จัดขึ้นของผู้เข้าร่วมในการประชุมและหัวข้อที่กล่าวถึง รายงานการประชุมใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงที่เป็นประโยชน์สำหรับการอภิปรายและการตัดสินใจรวมถึงเอกสารประกอบสำหรับคำแนะนำภายใน
รายการรวม
การเปิดรายงานการประชุมประกอบด้วยรายชื่อผู้เข้าร่วม นอกจากนี้ยังบันทึกวันเวลาและการตั้งค่าของการประชุม เมื่อการประชุมดำเนินไปหัวข้อต่างๆจะถูกนำเสนอเพื่อการอภิปรายและบางครั้งก็มีการลงคะแนนหรือตัดสินใจ นาทีติดตามผลอ้างอิงถึงผู้เข้าร่วมที่มีส่วนร่วมในแต่ละหัวข้อ รายงานการประชุมยังบันทึกความคิดที่นำเสนอสำหรับการอภิปรายและผู้ที่นำเสนอความคิดหลัก ๆ การลงคะแนนหรือการตัดสินใจพร้อมกับขั้นตอนการดำเนินการกำกับจะถูกรวมไว้ในไม่กี่นาที
ประเภทของการประชุม
ผู้เข้าร่วมในการทำงานกลุ่มหรือการประชุมคณะกรรมการมักจดบันทึกของตนเอง สมาชิกคนหนึ่งอาจแจกจ่ายการตรวจสอบการประชุมให้กับผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ อย่างไรก็ตามปกติแล้วรายงานการประชุมที่มีการจัดระเบียบและมีโครงสร้างจะใช้สำหรับการพบปะสังสรรค์อย่างเป็นทางการเท่านั้น โดยทั่วไปแล้วจะมีการบันทึกรายงานการประชุมคณะกรรมการองค์กรการประชุมคณะกรรมการหน่วยงานของรัฐหรือการประชุมสำนักงานและการประชุมสาธารณะ ผู้ปฏิบัติงานเลขานุการหรือเจ้าหน้าที่ธุรการมักจดบันทึกและจัดทำรายงานการประชุม
การใช้การอ้างอิง
สมาชิกของกลุ่มงานหรือคณะกรรมการมักใช้รายงานการประชุมเป็นข้อมูลอ้างอิง รายงานการประชุมแนะนำแต่ละคนที่เกี่ยวข้องกับบทบาทของพวกเขาในการดำเนินการตัดสินใจ ในการตั้งค่าการทำงานร่วมกันนาทียังช่วยให้ผู้นำแต่ละคนรับผิดชอบบทบาทของเขา หากสมาชิกในทีมล้มเหลวในการดำเนินการตามที่ตกลงกันเขาอาจได้รับการตำหนิจากผู้นำ รายงานการประชุมของหน่วยงานภาครัฐหรือองค์กรสาธารณะยังเป็นไปตามภาระหน้าที่ของหน่วยงานสาธารณะในการถ่ายทอดข้อมูลไปยังประชากรที่พวกเขาให้บริการและเพื่อให้บันทึกการดำเนินธุรกิจอย่างเป็นทางการ
การใช้เอกสาร
ในบางกรณีมีการใช้รายงานการประชุมเป็นเอกสารสนับสนุน คณะกรรมการองค์กรมักพูดคุยกันถึงปัญหาการแก้ปัญหาและการกระทำแล้วให้คำแนะนำอย่างเป็นทางการต่อคณะกรรมการหรือองค์กรขนาดใหญ่ รายงานการประชุมมักจะถูกแนบมากับการส่งเพื่อแสดงการสนทนาของคณะกรรมการ ในวิทยาลัยเช่นโรงเรียนหรือหน่วยงานด้านการศึกษามักจะส่งรายงานการประชุมคณะกรรมการที่ปรึกษาเพื่อสนับสนุนข้อเสนอหลักสูตร
