วิธีการทำบัญชีเงินเดือนของพนักงาน

ระบบบัญชีเงินเดือนด้วยตนเองจะดำเนินการด้วยมือทั้งหมด; ระบบคอมพิวเตอร์ภายใน บริษัท รวมถึงเจ้าหน้าที่บัญชีเงินเดือนในสถานที่และการใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือน ระบบภายนอกเกี่ยวข้องกับการจ้างงานบัญชีเงินเดือนของคุณไปยัง บริษัท บัญชีเงินเดือน วัตถุประสงค์ของระบบบัญชีเงินเดือนคือเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับเงินอย่างถูกต้องและตรงเวลา เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้มีการใช้งานทั่วไปบางอย่าง

รายการที่คุณจะต้อง

• IRS Circular E

• แผ่นเวลา / บัตร

คิดค่าแรงรายชั่วโมง จ่ายคนงานรายชั่วโมงตามตารางเวลา / บัตรของพวกเขาสะท้อนให้เห็นถึง ซึ่งรวมถึงเวลาปกติเวลาทำงานล่วงเวลาและผลประโยชน์เช่นวันหยุดพักผ่อนและเวลาส่วนตัว

จ่ายชั่วโมงปกติ (ต่ำกว่า 40 สำหรับสัปดาห์ทำงาน) และวันผลประโยชน์ในอัตราการจ่ายปกติของพนักงาน จ่ายชั่วโมงการทำงานล่วงเวลา (ที่สูงกว่า 40 สำหรับการทำงานสัปดาห์ละครั้ง) ที่อัตราการทำงานล่วงเวลา1½คูณอัตราการจ่ายปกติของเขา พนักงานรายชั่วโมงต้องทำงานจริง 40 ชั่วโมงสำหรับสัปดาห์เพื่อให้มีคุณสมบัติในการจ่ายค่าล่วงเวลา ดังนั้นถ้าเขาทำงาน 35 ชั่วโมงปกติและใช้เวลา 8 วันหยุดพักผ่อนให้จ่ายทั้งหมด 43 ชั่วโมงตามอัตราการจ่ายปกติของเขา

ตัวอย่างเช่นพนักงานจะได้รับ $ 9 / ชั่วโมง ใบบันทึกเวลาของเขาสำหรับวันจันทร์ถึงวันศุกร์จะแสดงในเวลา 7:30 น. และออกเวลา 17:30 น. เขาใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงในการทานอาหารกลางวันที่ค้างชำระในแต่ละวันซึ่งออกจากงานเก้าชั่วโมงต่อวันรวม 45 ชั่วโมงต่อสัปดาห์

การคำนวณปกติ: 40 ชั่วโมง x $ 9 = $ 360, จ่ายปกติประจำสัปดาห์รายสัปดาห์ การคำนวณค่าล่วงเวลา: 5 ชั่วโมง x $ 13.50 ($ 9 x 1.5) = $ 67.50, ค่าล่วงเวลารวมรายสัปดาห์

คำนวณเงินเดือนของพนักงาน จ่ายค่าแรงให้กับคนงานแต่ละชุด ตัวอย่างเช่นหากคนงานที่รับเงินเดือนมีรายได้ $ 53,000 ต่อปีและได้รับเงินทุกสองสัปดาห์การคำนวณจะเป็นดังนี้:

การคำนวณ: $ 53,000 / 26 ระยะเวลาจ่ายรายปักษ์ = $ 2,038.46, จ่ายรายปักษ์

หากคุณต้องจ่ายเงินเดือนของคนงานที่ได้เงินเดือนเช่นถ้าเธอถูกยกเลิกในช่วงกลางของการจ่ายเงินให้ทำตามอัตรารายชั่วโมงหรือรายวันของเธอ

การคำนวณอัตรารายชั่วโมง: $ 53,000 / 2,080 (ชั่วโมงการทำงานรายปีรวมถึงผลประโยชน์) = $ 25.48 การคำนวณอัตรารายวัน: $ 53,000 / 26 จ่ายทุก ๆ 2 งวด / 10 วัน = $ 203.84, อัตรารายวัน

หักลบตามกฎหมาย / โดยไม่สมัครใจและการหักเงินโดยสมัครใจจากค่าจ้างขั้นต้นของพนักงานเพื่อรับเงินสุทธิ ใช้ตารางภาษีหัก ณ ที่จ่ายของ IRS (Circular E; ดูทรัพยากร) และแบบฟอร์ม W-4 ของพนักงานสำหรับปีภาษีที่เหมาะสมเพื่อกำหนดภาษีรายได้ของรัฐบาลกลาง หนังสือเวียน E ยังแสดงรายการอัตราภาษีประกันสังคมและประกันสุขภาพล่าสุด ใช้ตารางภาษีหัก ณ ที่จ่ายของรัฐและแบบฟอร์มภาษีเงินได้ของพนักงานเพื่อกำหนดภาษีรายได้ของรัฐหากมี หากรัฐของคุณไม่เรียกเก็บภาษีรายได้ของรัฐอย่าหักภาษีจากเช็คเงินเดือนของพนักงาน

การหักค่าสมัครใจรวมถึงการประกันทางการแพทย์ทันตกรรมชีวิตและความพิการ เงินสมทบเกษียณอายุ และค่าจอดรถ

เคล็ดลับ

• ประมวลผลเงินเดือนของคุณตามความถี่ในการจ่ายเงินของคุณ ตัวอย่างเช่นประมวลผลการจ่ายเงินเดือนรายสัปดาห์โดยยึดตามค่าจ้างหนึ่งสัปดาห์และค่าจ้างรายปักษ์ตามค่าจ้างสองสัปดาห์

  ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนทำการคำนวณค่าจ้างและการหักเงินซึ่งช่วยให้การประมวลผลเงินเดือนง่ายขึ้น