วิธีใช้สมุดบัญชีแยกประเภท

ธุรกิจทั้งหมดต้องเก็บสมุดบัญชีแยกประเภทบางประเภทในกรณีที่ผู้จัดเก็บภาษีหรือตัวแทน IRS มาเคาะ บัญชีแยกประเภทสามารถเก็บไว้ในโปรแกรมสเปรดชีตเช่น Microsoft Excel แต่ความสวยงามของหนังสือบัญชีแยกประเภททางกายภาพคือการพกพา คุณสามารถนำบัญชีแยกประเภทกลับบ้านในแต่ละคืนหรือนำไปลงทุนกับนักลงทุนเพื่อให้พวกเขาเห็นภาพว่า บริษัท ทำเงินได้อย่างไร ก็ควรที่จะเก็บสมุดบัญชีแยกประเภทสำหรับค่าใช้จ่ายส่วนตัวเช่นเดียวกับการลงทะเบียนเช็คที่ได้รับการยกย่อง

วาดเส้นแนวตั้งหกบรรทัดลงในหน้าแรกของสมุดบัญชีแยกประเภทโดยปล่อยให้เจ็ดคอลัมน์ โปรดทราบว่าหนังสือบัญชีแยกประเภทบางเล่มมาก่อนกำหนด แต่ยังสามารถแก้ไขได้ด้วยปากกา

ติดป้ายกำกับเจ็ดคอลัมน์ "วันที่", "คำอธิบาย", "เครดิต", "เดบิต", "ยอดคงเหลือ", "ตรวจสอบหมายเลข" และ "อนุมัติ"

ใช้บรรทัดแรกในสมุดบัญชีแยกประเภทเพื่อบันทึกยอดเงินเริ่มต้น ภายใต้คำอธิบายให้เขียน "ยอดคงเหลือเริ่มต้น" (และ "ยอดคงเหลือล่วงหน้า" ในหน้าถัดไป) และระบุจำนวนเริ่มต้นในคอลัมน์ "ยอดคงเหลือ"

บันทึกยอดขายบัญชีลูกหนี้หรือการชำระเงินทั้งหมดในคอลัมน์ "เครดิต" แสดงรายการวันที่และคำอธิบายในคอลัมน์ที่เหมาะสมเพื่อแสดงรายละเอียดว่าทำไมได้รับเงิน

บันทึกการซื้อบัญชีเจ้าหนี้และเช็คทั้งหมดในคอลัมน์ "เดบิต" แสดงรายการวันที่และคำอธิบายรายละเอียดว่าทำไมเงินถึงแยกย้ายกันไป แสดงหมายเลขเช็คในคอลัมน์ "เช็คหมายเลข" ให้ผู้จัดการหรือผู้ทำบัญชีเริ่มต้นภายใต้คอลัมน์ "การอนุมัติ"

รักษายอดเงินคงเหลือปัจจุบันหลังจากการทำธุรกรรมเครดิตและเดบิตแต่ละครั้งเพื่อให้เห็นภาพของ บริษัท ที่มีฐานะทางการเงินและเพื่อให้แน่ใจว่ามีการใช้ตัวเลขการตรวจสอบที่ตามมาและไม่มีการขโมยเช็ค

เก็บใบเสร็จรับเงินสำหรับการทำธุรกรรมทั้งหมด บันทึกต้นขั้วเช็คสำหรับการชำระเงินและออกใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงินใส่ใบเสร็จรับเงินเหล่านี้ในซองจดหมายมะนิลาเพื่อติดตามสมุดบัญชีแยกประเภท ยื่นรายการไปทุกเดือนพร้อมกับสำเนาของบัญชีแยกประเภทของเดือนนั้น