การรักษาเอกสารที่เหมาะสมเพื่อช่วยให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นอาจช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการตรวจสอบรายได้เมื่อสิ้นปี หากคุณต้องเผชิญกับการตรวจสอบรายได้เอกสารที่ยื่นอย่างถูกต้องสามารถทำให้กระบวนการง่ายขึ้น การเก็บใบเสร็จรับเงินของคุณทั้งหมดสำหรับการซื้อค่าใช้จ่ายการบริจาคและใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารพร้อมกับส่วนขยายภาษีใด ๆ ที่ยื่นสามารถช่วยคุณในกระบวนการตรวจสอบได้
รายรับรวม
รายรับรวมมาจากการขายสินค้าหรือบริการของคุณ เหล่านี้รวมถึงเทปลงทะเบียนเงินสดสลิปเงินฝากธนาคารหนังสือใบเสร็จรับเงินใบแจ้งหนี้ใบเสร็จรับเงินบัตรเครดิตและ 1099-MISC ใด ๆ ที่คุณจ่ายให้กับผู้รับเหมาอิสระ การเก็บเอกสารเหล่านี้เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อช่วยให้คุณยื่นภาษีของคุณในภายหลังเพื่อแสดงรายได้สำหรับธุรกิจของคุณ ทางเลือกที่ยอมรับได้สำหรับ Internal Revenue Service (IRS) ในระหว่างการตรวจสอบหากคุณไม่มีใบเสร็จเช่นเช็คที่ถูกยกเลิกคือใบแจ้งยอดสถาบันการเงินที่มีหมายเลขเช็คจำนวนเช็คชื่อผู้รับเงินและวันที่จำนวนเงินถูกโพสต์ โดยสถาบันการเงิน หากการชำระเงินนั้นเกิดจากการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ (EBT) คำสั่งนั้นจะต้องแสดงชื่อผู้รับเงินจำนวนเงินและวันที่ที่สถาบันการเงินของคุณทำการโอนเงิน สำหรับบัตรเครดิตใบแจ้งยอดควรแสดงจำนวนเงินที่เรียกเก็บชื่อผู้รับเงินและวันที่ดำเนินการธุรกรรม
การซื้อและค่าใช้จ่าย
การซื้อทางธุรกิจใด ๆ ควรมีใบเสร็จรับเงินในรูปของสลิปบัตรเครดิตใบแจ้งหนี้ที่ชำระเงินเช็คที่ถูกยกเลิกและบิลเงินสด ค่าใช้จ่ายคือการซื้อธุรกิจของคุณที่ไม่ได้ขายต่อเป็นสินค้าหรือบริการเช่นเฟอร์นิเจอร์สำนักงานหรือคอมพิวเตอร์ เก็บใบเสร็จเหล่านี้ไว้ในที่ที่คุณสามารถเข้าถึงได้ทันที
ใบแจ้งยอดบัญชีธนาคาร
ควรยื่นใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารสำหรับปีภาษีที่มีใบเสร็จรับเงินการซื้อและค่าใช้จ่ายรวมของคุณ งบสำรองสิ่งที่ธุรกิจจ่ายออกไปและใช้สำหรับปีภาษี ปีภาษีปีงบประมาณคือ 12 เดือนติดต่อกันที่สิ้นสุดในวันสุดท้ายของเดือนใด ๆ นอกเหนือจากเดือนธันวาคม
การคืนภาษีเงินเดือน
จำนวนเงินที่คุณจ่ายให้กับพนักงานของคุณจะต้องใช้เช็คหรือเงินฝากโดยตรง การคืนภาษีเงินเดือนควรรวมภาษีของรัฐบาลกลางและท้องถิ่นรวมถึงบัญชีของบัญชีเงินฝากเพื่อการเกษียณอายุใด ๆ ควรเก็บภาษีเงินเดือนของพนักงานอย่างน้อยสี่ปีซึ่งเป็นระยะเวลาที่กรมสรรพากรต้องการ
บันทึกการรักษา
การเก็บบันทึกแนะนำโดยกรมสรรพากรรวมถึงการเก็บสมุดเช็คธุรกิจสรุปรายวันและรายเดือนของใบเสร็จรับเงินของคุณบันทึกหรือวารสารของการจ่ายเงินตรวจสอบใด ๆ การชดเชยพนักงานและแผ่นงานค่าเสื่อมราคา อีกหนึ่งเคล็ดลับของ IRS คือการแยกสมุดเช็คธุรกิจออกจากสมุดเช็คส่วนตัวของคุณ เพื่อแยกค่าใช้จ่ายส่วนตัวออกจากค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ เก็บบันทึกทั้งหมดสำหรับธุรกิจของคุณอย่างน้อยจำนวนขั้นต่ำที่กรมสรรพากรต้องการและการคืนภาษีที่คุณได้ยื่นไว้ก่อนหน้านี้ทั้งหมด
พนักงาน
การเก็บบันทึกพนักงานทั้งหมดของคุณทั้งในอดีตและปัจจุบันด้วยหมายเลขประกันสังคมข้อมูลการติดต่อและรูปแบบ I-9 และ W-4 ของพวกเขาเป็นข้อกำหนดของกรมสรรพากร แบบฟอร์ม I-9 ยืนยันว่าพนักงานสามารถทำงานในสหรัฐอเมริกาได้อย่างถูกกฎหมาย กรอกแบบฟอร์ม W-4 สำหรับหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายของพนักงานซึ่งช่วยให้คุณสามารถประเมินจำนวนเงินที่จะหักจากค่าจ้างของพนักงานจากตารางในแบบฟอร์ม
