บริษัท ส่วนใหญ่จัดทำแผนธุรกิจประจำปีซึ่งรวมถึงการคาดการณ์ทางการเงินหรือที่เรียกว่างบประมาณของ บริษัท แผนหรืองบประมาณเป็นเครื่องมือการจัดการเพื่อกำหนดทิศทางเชิงกลยุทธ์สำหรับ บริษัท มันแสดงให้เห็นว่าขั้นตอนใดบ้างที่จำเป็นในการใช้กลยุทธ์ที่ได้รับเลือกและขั้นตอนหรือการกระทำเหล่านี้จะมีค่าใช้จ่ายเท่าไรและคาดการณ์รายได้และผลกำไรที่คาดว่าจะเกิดขึ้นจากการดำเนินการของพวกเขา เมื่อผลลัพธ์ทางการเงินที่แท้จริงพร้อมใช้งานโดยปกติแล้วในตอนท้ายของแต่ละเดือนผลลัพธ์เหล่านี้จะถูกเปรียบเทียบกับตัวเลขงบประมาณในรายงานการเปรียบเทียบงบประมาณ
การจัดเตรียม
ผลลัพธ์ทางการเงินที่แท้จริงจัดทำโดยฝ่ายบัญชีของ บริษัท งบประมาณอาจจัดทำโดยการบัญชีเช่นกันหรืออาจมีแผนกวางแผนและวิเคราะห์ทางการเงินเฉพาะด้านที่รับผิดชอบด้านการจัดทำงบประมาณ งบประมาณได้รับการออกแบบให้อยู่ในรูปแบบเดียวกับงบการบัญชีรายเดือนดังนั้นการเปรียบเทียบผลลัพธ์จริงกับงบประมาณจึงง่ายขึ้น ระบบเหล่านี้มักจะเป็นแบบอัตโนมัติดังนั้นเมื่อตัวเลขงบประมาณป้อนเข้ารายงานการเปรียบเทียบจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติทันทีที่มีข้อมูลบัญชี
ราคา
ความแตกต่างระหว่างตัวเลขงบประมาณและจริงจะเปิดเผยข้อมูลที่สำคัญต่อฝ่ายบริหารของ บริษัท เกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจ เป็นการดีที่งบประมาณถูกจัดทำขึ้นอย่างระมัดระวังเพื่อให้สามารถคาดการณ์ได้แม่นยำที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ว่า บริษัท จะประสบความสำเร็จในปีหน้า เมื่อรายงานการเปรียบเทียบงบประมาณแสดงผลต่างที่สำคัญนั่นหมายความว่าสมมติฐานที่ใช้ในการจัดทำงบประมาณนั้นมีข้อผิดพลาดหรือสภาพแวดล้อมทางธุรกิจเปลี่ยนไปจากสิ่งที่คาดหวัง รายงานการเปรียบเทียบงบประมาณช่วยให้ทีมผู้บริหารสามารถระบุได้อย่างรวดเร็วว่าปัญหาเกิดขึ้นที่ใด
การวิเคราะห์และการตีความ
ใน บริษัท ขนาดใหญ่ที่มีแผนกหลายแผนกและหลายแผนกปริมาณของงบบัญชีที่ผลิตอาจมีมหาศาลซึ่งหมายความว่าปริมาณรายงานการเปรียบเทียบงบประมาณก็มีขนาดใหญ่เช่นกัน เจ้าหน้าที่บัญชีหรือการเงินใช้ข้อมูลนี้และจัดทำรายงานสรุปสำหรับผู้บริหารระดับสูงเพื่อตรวจสอบ รายงานเหล่านี้จัดทำในแต่ละเดือนรวมถึงการอภิปรายบรรยายของผลลัพธ์และการวิเคราะห์สาเหตุของความแปรปรวนที่สำคัญที่สุด รายงานมีแผนภูมิและกราฟเพื่อแสดงให้เห็นถึงแนวโน้มสำคัญที่ผู้บริหารระดับสูงต้องทบทวนและหารือ ในกรณีของค่าใช้จ่ายที่สูงกว่างบประมาณนักวิเคราะห์ที่รับผิดชอบในการจัดทำรายงานเปรียบเทียบงบประมาณหลายครั้งต้องกลับไปที่รายการบัญชีรายวันทางบัญชีในช่วงเวลานั้นเพื่อเปิดเผยเหตุผลเฉพาะสำหรับผลต่าง การวิเคราะห์ผลต่างรายได้นั้นเกี่ยวข้องกับการพิจารณาว่ายอดขายต่อหน่วยต่ำกว่างบประมาณหรือราคาเฉลี่ยต่อหน่วยต่ำกว่าที่คาดการณ์ไว้หรือไม่
การดำเนินการแก้ไข
หลังจากตรวจสอบรายงานการเปรียบเทียบงบประมาณผู้บริหารระดับสูงต้องกำหนดว่าผลต่างมีนัยสำคัญเพียงพอที่จะรับประกันการดำเนินการแก้ไขหรือไม่ ปัญหาหนึ่งคือว่าความแปรปรวนเป็นเหตุการณ์ที่ผิดปกติครั้งเดียวหรือบางส่วนของรูปแบบที่เกิดซ้ำ หากยอดขายสำหรับผลิตภัณฑ์หนึ่งต่ำกว่างบประมาณเป็นเวลาหลายเดือนอาจมีการเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์การตลาดเพื่อให้ได้ยอดขายกลับมาอย่างต่อเนื่อง อีกทางหนึ่งการขาดแคลนรายได้อาจเกิดจากปัจจัยที่เกินความสามารถของ บริษัท ในการควบคุมเช่นภาวะเศรษฐกิจตกต่ำทั่วไป การตอบสนองในกรณีนี้อาจเป็นการลดค่าใช้จ่ายตามงบประมาณเพื่อลดช่องว่างระหว่างงบประมาณและผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจริงในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้าผู้บริหารระดับสูงกล่าวถึงค่าใช้จ่ายที่สูงกว่างบประมาณโดยการประชุมกับผู้จัดการที่แผนกต่างๆรับผิดชอบความแปรปรวนและถามว่าทำไมพวกเขาถึงเกิดขึ้น
