การรู้จักผู้ชมของคุณเป็นกุญแจสำคัญในการเขียนจดหมายเพื่อแนะนำ บริษัท หรือองค์กรของคุณ ความตั้งใจของคุณคือข้อเท็จจริงสำคัญอีกประการหนึ่งในการเขียนการสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพซึ่งสื่อถึงเป้าหมายและโครงสร้างองค์กรของผู้อ่าน วัตถุประสงค์ของจดหมายแนะนำช่วงจากการประกาศการมาถึงของ บริษัท ของคุณบนแผนที่ชุมชนไปยังองค์กรการกุศลเพื่อขอการสนับสนุนทางการเงินและในรูปแบบจากผู้บริจาคและอาสาสมัคร
เกณฑ์ผู้บริหารระดับสูงของ บริษัท ของคุณรวมถึงคนที่คุ้นเคยกับแนวคิดการตลาดหรือพนักงานที่มีหน้าที่รับผิดชอบด้านการตลาดขององค์กรเพื่อสร้างจดหมายแนะนำตัว ผู้บริหารหรือผู้ก่อตั้ง บริษัท ของคุณสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของ บริษัท และเหตุผลที่ก่อตั้งขึ้นและผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดของคุณสามารถอธิบายถึงวิธีการดึงดูดฐานลูกค้าของ บริษัท
ลงคะแนนในรูปแบบที่ดีที่สุดสำหรับจดหมายแนะนำตัวของคุณ หากองค์กรของคุณมีเครือข่ายโซเชียลมีเดียที่แข็งแกร่งเช่นเดียวกับฐานลูกค้าที่ต้องการการสื่อสารแบบดั้งเดิมให้จัดทำจดหมายแนะนำตัวของคุณสองเวอร์ชัน สร้างข้อความหนึ่งที่มีไวรัสและอีกข้อความหนึ่งเหมาะสมกว่าสำหรับการเผยแพร่สำเนา
สร้างย่อหน้าแรกของคุณโดยคำนึงถึงผู้ชม ดึงดูดใจผู้ใจบุญโดยเปิดเหมือน "ทุก ๆ ปีมูลนิธิเอบีซีช่วยผู้หญิงที่พลัดถิ่นหลายพันคนสร้างชีวิตใหม่" อย่างไรก็ตามเจ้าของธุรกิจในอนาคตจะขอบคุณผู้ประกอบการเอียงจากการแนะนำที่อธิบายถึงจุดเริ่มต้นที่ต่ำต้อยขององค์กรเช่น "XYZ Corporation เริ่มต้นในโรงรถของ Steve Wilson เป็นงานอดิเรกเมื่อสองทศวรรษก่อนชาวอเมริกันโดยเฉลี่ยสามารถซื้อคอมพิวเตอร์ที่บ้านได้" ใช้ส่วนที่เหลือของย่อหน้าแรกของคุณเพื่ออธิบายที่มาหรือรากฐานขององค์กรของคุณ
ร่างจดหมายแนะนำตัวย่อหน้าที่สองของคุณเพื่ออธิบายสิ่งที่ บริษัท หรือองค์กรของคุณทำ - หากคุณฝึกอบรมคนทำงานที่ทำงานไม่เต็มเวลาหรือว่างงานให้อธิบายประเภทของการฝึกอบรมงานที่คุณให้ ในทำนองเดียวกันถ้าคุณขายผลิตภัณฑ์ไปยังตลาดโลกให้อธิบายถึงหลาย ๆ ประเทศที่ บริษัท ของคุณส่งผลกระทบต่อการกระจายสินค้าไปยังลูกค้าทั่วโลก
สร้างภาพโครงสร้างองค์กรของคุณในย่อหน้าที่สาม หลีกเลี่ยงการอ้างถึงแผนผังองค์กร - จดหมายแนะนำตัวของคุณไม่ควรมีไฟล์แนบ อธิบายถึงทีมผู้บริหารระดับสูงและวิธีการที่สมาชิกแต่ละคนในทีมมีส่วนร่วมในการพัฒนากลยุทธ์ของ บริษัท บอกผู้อ่านของคุณเกี่ยวกับฟังก์ชั่นแผนกของ บริษัท ของคุณและวิธีการทำงานของแผนกต่างๆ รับทราบทุนมนุษย์ของคุณ อธิบายถึงคุณสมบัติและความเชี่ยวชาญของพนักงานของคุณและวิธีที่พวกเขามีส่วนร่วมต่อความสำเร็จขององค์กร "พนักงาน XYZ Corporation มีความเชี่ยวชาญรวมกันเป็นเวลา 75 ปีในการพัฒนาระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์" เป็นตัวอย่างของการยอมรับความเชี่ยวชาญระดับมืออาชีพของพนักงานของคุณ
ตัดจดหมายของคุณในย่อหน้าที่สี่โดยปรับวัตถุประสงค์ของการแนะนำให้ดีขึ้น หากคุณยังใหม่ต่อชุมชนธุรกิจเชิญลูกค้าและธุรกิจอื่น ๆ เพื่อหยุดโดยร้านค้าของคุณหรือเยี่ยมชมเว็บไซต์ของคุณ สำหรับจดหมายแนะนำตัวที่ขอให้บริจาคจงย้ำวัตถุประสงค์ขององค์กรของคุณความสำเร็จในอดีตและขอบริจาค ทำให้ผู้อ่านมีส่วนร่วมในการค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ บริษัท และองค์กรของคุณ
เตรียมลายเซ็นสำหรับผู้บริหารระดับสูงหรือผู้นำองค์กรของคุณ ให้เป็นไปได้เตรียมสำเนาจดหมายสำหรับลายเซ็นบุคคลและต้นฉบับ - เพิ่มความอบอุ่นและเป็นส่วนตัวในการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจ
