วิธีเขียนรายงานสถานการณ์

รายงานสถานการณ์เป็นสิ่งที่ชื่อมีความหมาย: รายงานเกี่ยวกับสถานการณ์ที่มีการตรวจสอบข้อมูลข้อเท็จจริงที่ให้ภาพที่ชัดเจนของ "ใครอะไรที่ไหนที่ไหนเมื่อใดทำไมและอย่างไร" ของเหตุการณ์หรือสถานการณ์ หลายองค์กรใช้รายงานสถานการณ์เพื่อให้ผู้บังคับบัญชามีข้อมูลและข้อมูลที่ต้องการเพื่อการตัดสินใจที่ถูกต้องและเหมาะสม องค์กรจัดการเหตุฉุกเฉินหน่วยงานราชการบริการติดอาวุธธุรกิจหน่วยงานบังคับใช้กฎหมายองค์กรพัฒนาเอกชนด้านมนุษยธรรมและนักการทูตต่างพึ่งพารายงานสถานการณ์

สังเกตสถานการณ์ให้ชัดเจนที่สุด หากเหตุการณ์เป็นภัยธรรมชาติดูพื้นที่ภัยพิบัติและบันทึกผลกระทบต่อที่ดินโครงสร้างพื้นฐานและประชากร รายงานสถานการณ์จะต้องให้ข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องทั้งหมดกับผู้ที่จะตัดสินใจตามข้อเท็จจริงเหล่านั้น สังเกตอย่างระมัดระวัง การคาดเดาและความคิดเห็นไม่ได้อยู่ในรายงานสถานการณ์

พูดคุยกับทุกคนที่เกี่ยวข้องซึ่งคุณต้องการข้อมูล แต่ละองค์กรที่ต้องการหรือสร้างรายงานสถานการณ์จะมีรายชื่อบุคลากรที่ต้องได้รับการติดต่อและซักถาม จดบันทึกที่ดีในระหว่างการสนทนาทุกครั้งที่คุณจะรวมข้อมูลนี้ไว้ในรายงาน

รวบรวมและรวบรวมข้อมูล เป้าหมายคือการให้ภาพที่ครอบคลุมที่สุดของเหตุการณ์และผลลัพธ์ของเหตุการณ์นั้น ๆ บันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับทุกแง่มุมของสถานการณ์: เกิดอะไรขึ้นกับใครรายละเอียดเวลาวันที่และตำแหน่งที่ตั้งผลกระทบต่อโครงสร้างพื้นฐานและการตอบสนองของประชากรในพื้นที่ หลายองค์กรมีรูปแบบมาตรฐานสำหรับรายงานสถานการณ์ที่ร้องขอข้อมูลบางประเภท หากรูปแบบดังกล่าวมีอยู่ให้ใช้ มันจะทำให้การรวบรวมข้อมูลเร็วขึ้นและแม่นยำยิ่งขึ้น

เขียนรายงานตามลำดับเชิงตรรกะ รวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ใช้คำศัพท์ที่ชัดเจนและรัดกุมเพื่ออธิบายเหตุการณ์หลีกเลี่ยงคำคุณศัพท์และคำวิเศษณ์ รายงานความคืบหน้าปกติมีแนวโน้มที่จะติดตามรายงานสถานการณ์เริ่มต้นดังนั้นคุณต้องอธิบายเฉพาะสิ่งที่เกิดขึ้นในปัจจุบันไม่ใช่สิ่งที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตอันใกล้

รวมส่วนไฮไลท์สำคัญหรือส่วนสรุปผู้บริหารที่จุดเริ่มต้นของรายงาน แต่หลังจากรวบรวมข้อมูลทั้งหมดแล้วใส่ลงในลำดับตรรกะ ใช้ข้อเท็จจริงและตัวเลขหลีกเลี่ยงการคาดคะเน ส่วนสรุปหรือไฮไลต์ต้องนำเสนอข้อมูลที่สำคัญที่สุดเพื่อให้หัวหน้าผู้อ่านไม่ว่างอ่านก่อน