หัวจดหมายของ บริษัท ใช้สำหรับการติดต่อเกือบทั้งหมดที่ส่งออกจากสำนักงาน จดหมายมีลักษณะเป็นมืออาชีพและเป็นข้อมูล หัวจดหมายมักจะแสดงที่อยู่ทางไปรษณีย์หมายเลขโทรศัพท์และข้อมูลติดต่ออื่น ๆ ของ บริษัท ในส่วนหัวหรือส่วนท้ายของจดหมาย บริษัท อื่นและผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าจะได้รับจดหมายที่พิมพ์บนหัวจดหมายของ บริษัท ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทราบวิธีตั้งค่าจดหมายธุรกิจบนหัวจดหมายของ บริษัท อย่างถูกต้อง
รายการที่คุณจะต้อง
-
ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ
-
ไม้บรรทัด
เปลี่ยนระยะขอบของเอกสารของคุณ สถานที่ทำงานของคุณมีซอฟต์แวร์ประมวลผลคำเช่น Microsoft Word ติดตั้งเพื่อพิมพ์ตัวอักษร ระยะขอบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าใน Word น่าจะแตกต่างจากระยะขอบของหัวจดหมาย บริษัท ของคุณ เปลี่ยนระยะขอบให้ตรงกับหัวจดหมายของคุณโดยไปที่เมนู "ไฟล์" และคลิกที่ "ตั้งค่าหน้ากระดาษ" เพิ่มหรือลดระยะขอบด้านบนและด้านล่างเพื่ออนุญาตให้มีการออกแบบที่พิมพ์ล่วงหน้าบนหัวจดหมาย
จัดแนวจดหมายของคุณชิดซ้าย การติดต่อทางธุรกิจควรจัดชิดซ้ายซึ่งหมายความว่าทุกส่วนของจดหมายของคุณควรเริ่มต้นที่ขอบเดียวกันบนด้านซ้ายมือของหน้า คุณสามารถ "ปรับ" จดหมายซึ่งทำให้มันทั้งสองแถว แต่การจัดชิดขอบบล็อกข้อความมักทำให้มีช่องว่างขนาดใหญ่ระหว่างคำและตัวอักษรในแต่ละบรรทัด
เว้นช่องว่างหกช่องระหว่างหัวจดหมายและวันที่ เพียงกด "Enter" หกครั้งและพิมพ์บรรทัดแรกของจดหมายของคุณซึ่งควรเป็นวันที่คุณเขียนจดหมาย
กด "Enter" สองครั้งระหว่างวันที่และชื่อผู้รับและที่อยู่ทางไปรษณีย์ คุณควรใส่ชื่อเช่นนายหรือนางและทำตามชื่อผู้รับพร้อมชื่อธุรกิจเช่น CEO ภายใต้ชื่อพิมพ์ที่อยู่ทางไปรษณีย์ที่สมบูรณ์
ใช้ชื่อทางการและเครื่องหมายโคลอนเพื่อทักทายผู้รับ ในจดหมายธรรมดาคุณจะพิมพ์คำว่า "Dear Henry" เป็นคำทักทาย พิมพ์“ Dear Mr. Adams:” ในจดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการ
กด "Enter" สองครั้งแล้วเขียนเนื้อความของจดหมาย จดหมายทั้งหมดควรเว้นระยะเดียวรวมทั้งเนื้อหา อย่าเยื้องย่อหน้าของคุณ เพียงแค่ใส่ช่องว่างเดียวระหว่างพวกเขา เว้นวรรคสองครั้งที่ส่วนท้ายของตัวอักษรเช่นกัน
ปิดและลงนามในจดหมาย ในจดหมายธุรกิจคุณควรใช้การปิดอย่างเป็นทางการเช่น "ขอแสดงความนับถือ" ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค กด "Enter" สี่ครั้งหลังจากปิดและพิมพ์ชื่อของคุณ เมื่อพิมพ์จดหมายบนหัวจดหมายของ บริษัท ให้เซ็นชื่อในช่องว่างระหว่างการปิดและชื่อที่คุณพิมพ์
