ในธุรกิจซัพพลายเออร์หลายรายให้เครดิตประเภทที่เรียกว่าบัญชีเจ้าหนี้ซึ่งช่วยให้ลูกค้าสามารถชำระค่าสินค้าหรือบริการหลังจากได้รับแล้ว "บัญชีเจ้าหนี้ใบแจ้งหนี้" หมายถึงเอกสารที่บันทึกจำนวนเงินเนื่องจากซัพพลายเออร์สำหรับสินค้าสำหรับธุรกิจ เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้ แต่ไม่ได้รับชำระก็จะถือว่าเป็นใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้ เมื่อชำระใบแจ้งหนี้แล้วจะถูกลบออกจากไฟล์และบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย
ใช้สำหรับใบแจ้งหนี้บัญชีเจ้าหนี้
ใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้จะใช้ในการบันทึกและติดตามจำนวนเงินทางการเงินเนื่องจากซัพพลายเออร์สำหรับวัสดุและบริการเฉพาะ ใบแจ้งหนี้จะอยู่ในไฟล์ "บัญชีเจ้าหนี้" ซึ่งแสดงว่าเงินนั้นเป็นหนี้และถูกลบออกจากไฟล์เมื่อมีการชำระเงินจำนวนนั้น บ่อยครั้งที่ธุรกิจบันทึกธุรกรรมในบัญชีแยกประเภทของพวกเขาหลังจากที่ใบแจ้งหนี้บัญชีเจ้าหนี้เสร็จสมบูรณ์ ในธุรกิจใบแจ้งหนี้ที่เจ้าหนี้จะใช้สำหรับหนี้ระยะสั้นที่ชำระเมื่อได้รับผลิตภัณฑ์หรือบริการ หนี้สินระยะยาวเช่นวงเงินสินเชื่อการจำนองอสังหาริมทรัพย์และการเช่ายานพาหนะมีการจัดประเภทและบันทึกแตกต่างกัน
ใบแจ้งหนี้บัญชีเจ้าหนี้ในครัวเรือน
ครัวเรือนใช้ใบแจ้งหนี้และบัญชีเจ้าหนี้สำหรับค่าใช้จ่ายในครัวเรือน ในบ้านไฟล์บัญชีเจ้าหนี้จะถูกตั้งค่าไว้และค่าใช้จ่ายรายเดือนทั้งหมดที่ต้องชำระด้วยตนเองจะถูกวางไว้ในไฟล์นี้เป็นใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้ ตั๋วเงินนั้นจะถูกยื่นเข้าไปในเอกสารประจำปีของครอบครัวเมื่อจ่ายแล้ว ใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้ในบ้านคือค่าใช้จ่ายต่างๆเช่นค่า บริษัท ไฟฟ้าค่าโทรศัพท์ค่าโทรทัศน์และอินเทอร์เน็ตค่าสมัครสมาชิกหนังสือพิมพ์และค่าใช้จ่ายรายเดือนอื่น ๆ การติดตามค่าใช้จ่ายต่างๆเช่นค่า บริษัท ไฟฟ้าค่าโทรศัพท์ค่าโทรทัศน์และอินเทอร์เน็ตการสมัครสมาชิกหนังสือพิมพ์และค่าใช้จ่ายรายเดือนอื่น ๆ ที่จ่ายด้วยตนเอง
ข้อมูลที่จะค้นหาในใบแจ้งหนี้บัญชีเจ้าหนี้
เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้บัญชีเจ้าหนี้เป็นการดีที่สุดที่จะตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดในใบแจ้งหนี้เพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้อง ตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดซ้ำกับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ได้รับจาก บริษัท ที่ออกใบแจ้งหนี้ ข้อมูลที่จะมองหารวมถึง; จำนวนของใบแจ้งหนี้, วันที่สร้างใบแจ้งหนี้, วันที่ที่เรียกเก็บเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ถูกเรียกเก็บเงินไปที่, ผลิตภัณฑ์หรือบริการใดบ้างที่รวมอยู่ในใบแจ้งหนี้, ปริมาณและต้นทุนของผลิตภัณฑ์หรือบริการเหล่านี้, ประเภท และค่าใช้จ่ายในการจัดส่งซึ่งมีการจัดส่งผลิตภัณฑ์หรือบริการไปยังการชำระบัญชีจะถูกส่งไปยังหมายเลขลูกค้าของคุณผลรวมย่อยและภาษีที่รวมอยู่ในใบแจ้งหนี้และข้อมูลของซัพพลายเออร์
เคล็ดลับสำหรับไฟล์บัญชีเจ้าหนี้
พัฒนาระบบที่กำหนดไว้สำหรับรับและยื่นใบแจ้งหนี้และบันทึกวิธีการสอนให้กับพนักงานทุกคน สำหรับธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญที่เอกสารและไฟล์ทั้งหมดจะต้องสอดคล้องกัน การมีคู่มือวิธีรับและจัดทำเอกสารเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้ช่วยให้พนักงานได้รับผลิตภัณฑ์ของคุณชำระเงินและจัดทำเอกสารอย่างถูกต้องทุกครั้ง มีการกำหนด "ตัวตรวจสอบข้อเท็จจริง" เพื่อตรวจสอบเอกสารทางบัญชีอีกครั้งก่อนที่จะสรุปในไฟล์ของคุณ สิ่งนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าไม่มีสิ่งใดถูกมองข้ามเมื่อคุณถูกเรียกเก็บเงินและหลีกเลี่ยงการจ่ายเงินสำหรับรายการที่คุณไม่ได้รับ สแกนใบแจ้งหนี้บัญชีเจ้าหนี้ทั้งหมดลงในฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บแยกจากคอมพิวเตอร์ของคุณ จัดเก็บเอกสารและอ้างอิงถึงสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ในอนาคตช่วยรักษาสำเนาต้นฉบับและลดจำนวนเอกสารที่ยุ่งเหยิงในพื้นที่สำนักงานของคุณ
