บางครั้งแนวคิดในการรวบรวมนโยบายและขั้นตอนอาจดูล้นหลาม อย่างไรก็ตามความเข้าใจพื้นฐานของเอกสารนี้และวัตถุประสงค์สามารถช่วยได้ ขั้นตอนแรกคือการเรียนรู้ความหมายของคำศัพท์เหล่านี้และสิ่งที่ทำให้พวกเขาแตกต่าง
เคล็ดลับ
-
นโยบายแสดงภาพรวมโดยรวมของเป้าหมายของ บริษัท ขั้นตอนแสดงให้พนักงานเห็นถึงสิ่งที่พวกเขาต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
นโยบายกับกระบวนการ
ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างนโยบายและขั้นตอนคือสิ่งที่มันสื่อสารกับพนักงานของคุณ นโยบายให้ภาพรวมของจุดยืนของ บริษัท เกี่ยวกับปัญหา กระบวนการหรือนโยบายให้แนวทางแก่พนักงานเกี่ยวกับวิธีการใช้นโยบาย
นโยบายใด ๆ ที่ธุรกิจของคุณควรมีความกระชับและเรียบง่าย ควรถ่ายทอดเป้าหมายที่ชัดเจนว่าแม้พนักงานใหม่เอี่ยมก็สามารถเข้าใจได้ นโยบายที่ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เหล่านี้เท่านั้นที่สามารถทำให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปได้
ขั้นตอนนั้นสนับสนุนนโยบายที่คุณมี กระบวนการควรมีความชัดเจนและครอบคลุมเกือบทุกรูปแบบของปัญหา ตัวอย่างเช่นขั้นตอนการคืนสินค้าควรรวมถึงสิ่งที่ต้องทำหากลูกค้ามีใบเสร็จรับเงินไม่มีหลักฐานการซื้อหรือใช้สินค้าที่เป็นปัญหา สัญลักษณ์หัวข้อย่อยและย่อหน้าสั้น ๆ สามารถทำให้กระบวนการอ่านและฟังง่ายขึ้น
ตัวอย่างที่จะติดตาม
แนวทางและกระบวนการด้านไอทีมีความสำคัญในหลายธุรกิจ นโยบายทั่วไปคือพนักงานไม่ควรเข้าถึงสื่อสังคมออนไลน์ในระหว่างการทำงาน แนวทางอาจกล่าวได้ว่า บริษัท ยินดีต้อนรับพนักงานในการเข้าถึงสื่อสังคมออนไลน์ในช่วงพักหรือเมื่อจำเป็นสำหรับการทำงานของพวกเขา
ขั้นตอนในการบังคับใช้นโยบายนั้นอาจรวมถึงวิธีการรายงานการใช้คอมพิวเตอร์ที่ไม่เหมาะสมและขั้นตอนที่หัวหน้างานสามารถดำเนินการเพื่อหยุดพฤติกรรม คุณอาจร่างสายการบังคับบัญชาที่รายงานเหล่านี้ควรปฏิบัติตามและสิ่งที่พนักงานคาดหวังหากพวกเขายังคงละเมิดนโยบายต่อไป
ประเภทของแนวทาง
คุณควรสร้างขั้นตอนและนโยบายสำหรับทุกธุรกิจของคุณเมื่อพนักงานมีคำถามเกี่ยวกับวิธีการโต้ตอบกับลูกค้าซึ่งกันและกันการจัดการหรืออุปกรณ์พวกเขาควรจะสามารถให้คำปรึกษาได้
บริษัท หลายแห่งมีนโยบายการปฏิบัติงานของพนักงานที่ครอบคลุมถึงกฎระเบียบว่าพนักงานควรแต่งกายปฏิบัติและปฏิบัติงานอย่างไร พื้นที่สำคัญอื่น ๆ ที่จะครอบคลุมคือวินัยการปฏิบัติอย่างเท่าเทียมการล่วงละเมิดทางเพศการเข้าร่วมการปฏิบัติงานและความปลอดภัยในสถานที่ทำงาน
ไม่เสมอ - ต่อ - หนึ่ง
ขั้นตอนมักจะสำรองข้อมูลนโยบายของ บริษัท อย่างไรก็ตามไม่ได้มีอัตราส่วนระหว่างกระบวนการและโพรซีเดอร์เสมอไป ตัวอย่างเช่นคุณอาจสร้างนโยบายที่กำหนดว่าพนักงานของคุณต้องปลอดจากการใช้สารผิดกฎหมายไม่ควรล่วงละเมิดทางเพศต่อพนักงานคนอื่นและไม่สามารถนำเงินจากการลงทะเบียน จากนั้นคุณอาจมีขั้นตอนเดียวที่ครอบคลุมวิธีจัดการกับรายงานพฤติกรรมเหล่านี้
ทำไมต้องสร้างขั้นตอนและนโยบาย
ธุรกิจที่มีพนักงานต้องการนโยบายและขั้นตอนเพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน แนวทางเหล่านี้ช่วยให้มั่นใจว่าทุกคนใน บริษัท จะตอบสนองต่อเหตุการณ์เดียวกัน ความสอดคล้องนี้ช่วยให้คุณเจ้าของธุรกิจสามารถก้าวออกไปได้ในบางครั้ง คุณสามารถทำงานอื่น ๆ และหยุดพักเมื่อคุณรู้ว่าพนักงานของคุณสามารถดูแลธุรกิจได้
นอกจากนี้ยังสามารถให้ลูกค้ากลับมาและสร้างภาพลักษณ์แบรนด์ที่เป็นบวก ตัวอย่างเช่นลูกค้าที่มีนโยบายการคืนสินค้าที่แตกต่างกันทุกครั้งที่เข้ามาอาจปลูกฝังความรู้สึกด้านลบเกี่ยวกับแบรนด์ของคุณ อย่างไรก็ตามลูกค้าที่รู้ว่าจะคาดหวังอะไรจะรู้ว่าพวกเขาสามารถไว้วางใจในธุรกิจของคุณได้
ปกป้องธุรกิจของคุณ
อีกเหตุผลหนึ่งในการเขียนนโยบายและขั้นตอนการปฏิบัติที่ชัดเจนคือการปกป้อง บริษัท ของคุณจากการดำเนินการทางกฎหมาย ตัวอย่างที่โดดเด่นของเรื่องนี้คือแนวทางการลงโทษทางวินัย คุณควรร่างความคาดหวังของพนักงานกระบวนการทางวินัยและเวลาที่คุณต้องเลิกจ้างพนักงาน
ปฏิบัติตามกระบวนการของคุณทุกครั้งที่พนักงานละเมิดนโยบายของคุณ หากคุณต้องลบบางคนออกจากพนักงานของคุณคุณสามารถฟ้องร้องการยุติโดยมิชอบได้ การจัดทำเอกสารกระบวนการของคุณให้หลักฐานที่แสดงว่าคุณดำเนินการถูกกฎหมาย
