วิธีจัดระเบียบและติดตามภารกิจการเปลี่ยนแปลงหลายรายการ

งานคือหน่วยของงาน ขอบเขตของภารกิจสามารถอยู่ในช่วงตั้งแต่เรื่องที่ต้องใช้แรงงานขั้นต่ำไปจนถึงงานที่ต้องใช้แรงงานจำนวนมากที่เกี่ยวข้องกับโฮสต์ของงานย่อยเพื่อความสมบูรณ์ โดยทั่วไปงานจะเกี่ยวข้องกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์เฉพาะเวลาที่ จำกัด ดังนั้นการจัดการและติดตามงานจึงมีความสำคัญต่อการบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ โดยการมอบหมายงานให้กับกระดาษหรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์คุณควบคุมวันและท้ายที่สุดเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาวของคุณ

รายการที่คุณจะต้อง

• รายการสิ่งที่ต้องทำ

• ปฏิทิน

ผ่านรายการงานของคุณและวางค่าตัวเลขสำหรับแต่ละรายการตามลำดับความสำคัญที่วัดได้ สิ่งนี้สั่งการกระทำของคุณในแบบที่ให้โอกาสที่ดีที่สุดในการสร้างผลกระทบมากที่สุดในระหว่างวัน จัดลำดับความสำคัญของงานโดยการตัดสินใจเกี่ยวกับความสำคัญของงานแต่ละงานต่อเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของคุณ งานบางอย่างจะมาพร้อมกับความเร่งด่วนตามธรรมชาติในขณะที่งานอื่นอาจให้คุณหยุดชั่วคราวเพื่อประเมินว่าพวกเขามีความสำคัญจริง ๆ หรือไม่

ประเมินเวลาที่ต้องใช้ในการทำงานแต่ละงาน วางช่วงเวลาที่กำหนดการจัดสรรเวลาน้อยที่สุดและสูงสุดเพื่อดำเนินการแต่ละงาน ระยะเวลาที่ต้องใช้ในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์อาจส่งผลกระทบต่อลำดับความสำคัญของวันนั้น ตัวอย่างเช่นงานง่าย ๆ ที่ใช้เวลาห้านาทีจึงจะเสร็จสิ้นอาจมีลำดับความสำคัญมากกว่างานที่มีความสำคัญมากกว่าซึ่งต้องใช้เวลาสามถึงห้าชั่วโมง งานที่ต้องใช้ระยะเวลานานในการทำให้สมบูรณ์จะต้องได้รับปฏิทินตามปกติในช่วงเวลาที่นานขึ้น

กำหนดเวลาสำหรับแต่ละงาน กำหนดเวลามุ่งเน้นความสนใจของคุณและสนับสนุนการปฏิบัติตามของคุณ งานบางอย่างจะมีกำหนดเวลาที่กำหนดโดยบุคคลภายนอกเช่นงานที่จัดตั้งขึ้นโดยลูกค้าหรือสถาบันภายนอก งานอื่น ๆ จะทำให้คุณต้องกำหนดเส้นตาย สิ่งนี้จะถูกกำหนดโดยปัจจัยต่าง ๆ เช่นระยะเวลาที่ต้องใช้ในการทำงานให้เสร็จสิ้นและแรงงานของผู้อื่นจะต้องทำงานให้เสร็จหรือไม่ นอกจากนี้เมื่อมอบหมายการมอบหมายงานจะช่วยในการส่งคำขอที่มีกำหนดส่งที่ช้ากว่ากำหนดการของคุณสำหรับงานเล็กน้อย

จัดตารางงาน สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจว่าจะจัดงานและกิจกรรมในปฏิทินของคุณอย่างไร พิจารณาความสัมพันธ์ตามธรรมชาติระหว่างงานเมื่อจัดตารางงาน คุณจะได้รับประสิทธิภาพสูงสุดโดยการรวมงานที่คล้ายกันเข้าด้วยกันตัวอย่างเช่นการทำใบแจ้งหนี้ให้เสร็จสมบูรณ์สำหรับโครงการต่างๆในเวลาเดียว นอกจากนี้ให้พิจารณาพลังงานสูงสุดของคุณในระหว่างวันเมื่อจัดตารางงาน หากความแข็งแรงของจิตใจของคุณอยู่ในระดับสูงสุดในช่วงเวลาเช้าให้กำหนดเวลางานที่ต้องให้ความสนใจด้านจิตใจในช่วงเวลานั้น หากพลังงานของคุณลดลงถึง 15.00 น. นี่อาจเป็นเวลาที่ดีที่สุดในการกำหนดเวลางานง่าย ๆ

มีความยืดหยุ่น คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญกำหนดกำหนดเวลาและจัดตารางเวลางานด้วยวิธีที่ทำให้การใช้เวลาของคุณมีประสิทธิภาพมากที่สุดเพียงเพื่อรับสายจากใครบางคนที่มีรายการเร่งด่วนของตัวเองต้องการเวลาและความสนใจของคุณ อย่าปล่อยให้สิ่งนี้เป็นอุปสรรคต่อความพยายามของคุณ เทคนิคการจัดการเวลารวมถึงการแยกตัวประกอบในเวลายืดหยุ่นในตารางประจำวันของคุณ นอกจากนี้หากตัวเลือกที่ทำงานได้ให้สร้างช่วงเวลาที่แน่นอนเป็น "เวลาที่ปราศจากการหยุดชะงัก" สำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิในระดับสูง

ติดตามและทำเครื่องหมายความคืบหน้าของคุณ พัฒนาแผนภูมิหรือกราฟการไหลของรายการงานของคุณที่จัดลำดับกิจกรรม พัฒนาแผนภูมิการไหลของกิจกรรมแต่ละรายการสำหรับงานสำคัญที่มีชุดของงานย่อย เมื่อคุณทำงานและงานย่อยเสร็จแล้วให้ข้ามงานออกจากรายการของคุณ ในตอนท้ายของแต่ละวันและในตอนท้ายของแต่ละสัปดาห์ทบทวนความคืบหน้าของคุณและจัดระเบียบงานของคุณใหม่ด้วยรายการและแผนภูมิใหม่สำหรับวันใหม่และสัปดาห์ใหม่

เคล็ดลับ

• ตรวจสอบว่าคุณมีทรัพยากรเพียงพอที่จะทำงานให้เสร็จหรือไม่ โดยทั่วไปคุณภาพของงานสำคัญกว่าการทำงานตามกำหนด