วิธีการเขียนรายงานสรุปให้ทีมผู้บริหาร

สั้น หากคุณคิดเกี่ยวกับมันนักภาษาศาสตร์ไม่สามารถเลือกคำที่ดีกว่าเพื่ออธิบายเอกสารทางธุรกิจที่สรุปข้อมูล "จำเป็นต้องรู้" สำหรับผู้บริหารที่ไม่มีเวลาหรือความชอบที่จะลุยผ่านการทำวิทยานิพนธ์จำนวนมาก หากคุณถูกขอให้จัดทำรายงานสรุปให้นึกถึงคำว่า "รวบรัด" และ "มีสาระสำคัญ" เมื่อคุณคาดการณ์ข้อมูลสำคัญที่หัวหน้าของคุณคาดหวังไว้ ใช้วิธีการสองขั้นตอน: คิดเหมือนนักเขียนเมื่อคุณดึงข้อมูลจากรายงานจากนั้นกลายเป็นบรรณาธิการที่มีเป้าหมายคือการชั่งน้ำหนักทุกคำเพื่อสร้างผลกระทบในขณะที่ยังคงข้อมูลสำคัญเอาไว้

ทำความเข้าใจวัตถุประสงค์ของรายงานสรุป: ผู้บริหารแสวงหา "ผลิตภัณฑ์ของการวิเคราะห์ไม่ใช่การวิเคราะห์" ดังนั้นควรคำนึงถึงเรื่องนี้เสมอเมื่อคุณจัดทำบทสรุปผู้บริหารของคุณจากข้อมูลที่พบในรายงานต้นฉบับ

เริ่มต้นบทสรุปโดยระบุปัญหา / สถานการณ์อธิบายความเกี่ยวข้องแล้วทำซ้ำ - ในภาษาที่แม่นยำและแม่นยำ - หลักฐานและข้อสรุปที่มีอยู่ในรายงานหลัก นำปิรามิดกลับของนักข่าวมาใช้จัดโครงสร้างบทสรุปของคุณ คาดการณ์และจากนั้นส่งข้อมูลที่สำคัญที่สุดในตอนต้น เพิ่มข้อมูลที่สำคัญน้อยลงเพื่อสร้างเนื้อหาของบทสรุป

ใช้ภาษาอังกฤษที่ไร้เดียงสาตรงไปตรงมาไร้ความรู้สึกสุดยอดขั้นสูงสุดและปุยเพื่อปรับแต่งบทสรุปของคุณ รวมถึงตารางเวลามุมมองที่หลากหลายในขณะที่พวกเขาสนับสนุนหรือหักล้างวิทยานิพนธ์ของคุณและโซฟาทุกอย่างในการตั้งชื่อของกลุ่มเป้าหมายของคุณ มุ่งมั่นที่จะทำให้ตัวเองสั้น ๆ ซึ่งเป็นบทสรุปที่ไม่ต้องแนบหรือเอกสารภายนอกเพื่ออธิบายประเด็นสำคัญที่ระบุในรายงานต้นฉบับ

ใช้ส่วนหัว, หัวย่อยและสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อช่วยผู้บริหารในการเคลื่อนย้ายได้อย่างง่ายดายผ่านรายงานสรุป ทบทวนย่อหน้ายาว ๆ และตัดให้สั้นลงเพื่อกระชับจังหวะการรายงาน ให้การวัดหรือตัวเลขที่เฉพาะเจาะจงจึงไม่มีอะไรเหลืออยู่ในจินตนาการ ตรวจสอบความถูกต้องทุกจุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีข้อมูลที่ไม่ตรงกันให้อธิบายว่าทำไมจึงเกิดขึ้น

ส่งรายงานการสรุปของคุณไปยังการทดสอบความเป็นกลางเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้มีอคติเพราะจะทำให้คุณเสี่ยงต่อการถูกถามข้อมูลและความสามารถในการจัดทำรายงานประเภทนี้เป็นคำถามผิดพลาดด้วยความระมัดระวังหากรายงานหลักที่คุณกำลังดึงข้อมูลไม่มีข้อสรุปโดยตรงที่มาถึง ค่อนข้างระบุว่าเพื่อให้ไม่มีความเข้าใจผิดเกี่ยวกับคุณผู้เขียนมีการออกข้อมูลที่สำคัญ

เคล็ดลับ

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สร้างรายงานสรุปที่แตกต่างจากบทสรุปสำหรับผู้บริหารซึ่งเป็นเอกสารที่ยาวกว่าที่สามารถเรียกใช้ได้ถึง 10 หน้าและมีคำกระตุ้นการตัดสินใจที่ไม่ได้อยู่ในเนื้อหาสรุปย่อของผู้บริหาร