มติเป็นเอกสารทางการที่ใช้ในการเสริมความมั่นคงและลงคะแนนในการตัดสินใจของสมาชิกคณะกรรมการขององค์กรภาครัฐที่ไม่แสวงหาผลกำไรหรือสาธารณะ โดยทั่วไปการตัดสินใจจะอ้างอิงถึงเรื่องทางการเงินการดำเนินการตามนโยบายหรือการนำไปใช้การอนุมัติหรือการอนุมัติการกระทำที่ดำเนินการโดยหน่วยงานที่ไม่แสวงหากำไรหรือหน่วยงานของรัฐ
จัดรูปแบบความละเอียดโดยกำหนดวันที่ของความละเอียดและหมายเลขความละเอียดหรือหมายเลขอ้างอิงที่ด้านบนของแบบฟอร์มความละเอียด หากเป็นความละเอียดแรกที่ได้รับการโหวตจำนวนอาจเป็น 00001 และทุกความละเอียดอื่น ๆ หลังจากครั้งแรกจะถูกนับตามลำดับ
ชื่อของการแก้ปัญหาควรตั้งชื่อตามหัวข้อ ตัวอย่างเช่นชื่อที่เป็นไปได้อาจเป็น "การอนุมัติงบประมาณสำหรับปีบัญชี"
ภาษาของการแก้ปัญหาควรเป็นทางการโดยเริ่มจากประโยคแรกที่อ้างอิงถึงความรับผิดชอบของคณะกรรมการ ตัวอย่างหนึ่งคือ "ในขณะที่มันเป็นความรับผิดชอบของคณะกรรมการที่จะอนุมัติงบประมาณทั้งหมดขององค์กรที่ไม่แสวงหากำไร XYZ"
ประโยคถัดไปหรือส่วนต่อไปของการแก้ไขควรจัดทำเอกสารข้อเท็จจริงหรือเหตุผลว่าทำไมการกระทำจึงถูกนำมาใช้ ตัวอย่างเช่น "ในขณะที่เจ้าหน้าที่การเงินขององค์กรที่ไม่แสวงหากำไร XYZ ได้พัฒนางบประมาณตามโครงการค่าใช้จ่ายและต้นทุนการดำเนินงานสำหรับองค์กร XYZ และในขณะที่นักบัญชีของ XYZ ได้ตรวจสอบและตรวจสอบงบการเงินทั้งหมดจากปีงบประมาณก่อนหน้า และในขณะที่งบประมาณปัจจุบันประกอบด้วยตัวเลขประมาณการตามค่าใช้จ่ายก่อนหน้านี้และค่าใช้จ่ายที่คาดการณ์และงบการเงิน"
คำสั่งสุดท้ายเกี่ยวกับการแก้ไขประกอบด้วยการกระทำที่ได้รับการลงคะแนนเช่น "ดังนั้นในขณะนี้จึงมีมติอนุมัติอนุมัติและอนุมัติงบประมาณ XYZ สำหรับปีงบประมาณ" ส่วนต่อไปของการลงมติจะแสดงรายชื่อสมาชิกของคณะกรรมการที่ลงคะแนนในการลงมติและที่ว่างพร้อมกับการลงมติอนุมัติหรือไม่อนุมัติ การลงมติได้รับการอนุมัติหากสมาชิกส่วนใหญ่ของคณะกรรมการลงคะแนนว่า "ใช่" และการลงมติไม่ได้รับการอนุมัติหากสมาชิกส่วนใหญ่ของคณะกรรมการลงคะแนนเป็น "ไม่" ควรมีการลงลายมือชื่อของประธานกรรมการ บริษัท ลงบนเอกสารพร้อมกับบันทึกการลงคะแนน
