ในการที่จะจ่ายเงินให้พนักงานสำหรับการให้บริการนายจ้างต้องคิดระบบการจ่ายเงินเดือน ผ่านระบบนี้นายจ้างทำการประมวลผลเงินเดือนซึ่งจะต้องทำในเวลาที่เหมาะสมและถูกต้องเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับเงินเดือนตามนั้น ประเภทของระบบบัญชีเงินเดือนที่ใช้นั้นขึ้นอยู่กับนายจ้างทั้งหมด
คู่มือการจ่ายเงินเดือน
ระบบบัญชีเงินเดือนด้วยตนเองจะทำด้วยมือ ซึ่งหมายความว่าการคำนวณค่าแรงทั้งหมดจะดำเนินการบนกระดาษ ซึ่งรวมถึงการคำนวณจำนวนชั่วโมงการหักเงินตามกฎหมาย (ภาษี) และการหักเงินโดยไม่สมัครใจ (ผลประโยชน์ด้านสุขภาพและบำนาญ) ข้อดีของการใช้ระบบบัญชีเงินเดือนคือค่าใช้จ่ายน้อยมากที่จะใช้ อย่างไรก็ตามต้องใช้เวลาและพลังงานในการประมวลผลเงินเดือนด้วยตนเอง นอกจากนี้ยังมีพื้นที่สำหรับข้อผิดพลาดเพิ่มเติมด้วยวิธีนี้ ผลตอบแทนที่ได้รับจากพนักงานและการยื่นภาษีมีความอ่อนไหวต่อความไม่ถูกต้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งข้อผิดพลาดในการยื่นภาษีอาจมีค่าใช้จ่ายสูงเนื่องจากการลงโทษจากรัฐบาล
เงินเดือนคอมพิวเตอร์
ระบบบัญชีเงินเดือนของคอมพิวเตอร์คือเมื่อนายจ้างซื้อซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนและใช้เป็นวิธีการประมวลผลเงินเดือนของเธอ วิธีนี้เร็วกว่าระบบบัญชีเงินเดือนด้วยตนเองมาก บริษัท บางแห่งจ้างพนักงานเงินเดือนภายใน บริษัท เพื่อดำเนินการจ่ายเงินเดือนผ่านระบบบัญชีเงินเดือนของคอมพิวเตอร์ เจ้าหน้าที่บัญชีเงินเดือนมีหน้าที่รับผิดชอบในการป้อนค่าจ้างทั้งหมดที่จะจ่ายเข้าระบบ ระบบจะคำนวณค่าจ้างเก็บข้อมูลเงินเดือนและตรวจสอบการพิมพ์ ผู้เชี่ยวชาญบัญชีเงินเดือนยังสามารถเข้าถึงรายงานบัญชีเงินเดือนได้ซึ่งทำให้เขาสามารถตรวจสอบข้อผิดพลาดและแก้ไขได้ก่อนที่พนักงานจะได้รับเงินเดือน บัญชีเงินเดือนด้วยระบบคอมพิวเตอร์ยังช่วยลดจำนวนเอกสารที่ต้องยื่นเนื่องจากข้อมูลเงินเดือนส่วนใหญ่สามารถเก็บไว้ในระบบได้
บัญชีเงินเดือนภายนอก
นายจ้างหลายคนชอบที่จะจ่ายเงินเดือนให้ บริษัท ต่าง ๆ เช่น Paychex และ ADP บริการภายนอกนี้ช่วยให้นายจ้างมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นที่เรื่องเงินเดือนที่ไม่เกี่ยวข้อง บริการบัญชีเงินเดือนภายนอกโดยทั่วไปจะรับผิดชอบการประมวลผลทั้งหมดของเงินเดือนของลูกค้ารวมถึงการปรับเงินเดือนการยื่นภาษีและการออก W2 สิ่งที่นายจ้างต้องทำคือส่งข้อมูลที่ต้องชำระในแต่ละวันที่จ่ายให้กับ บริษัท บัญชีเงินเดือน สำหรับค่าธรรมเนียม บริษัท บัญชีเงินเดือนจะเป็นผู้รับผิดชอบค่าจ้าง
การเลือกระบบ
บริษัท ขนาดเล็กมาก (น้อยกว่า 10 คน) อาจใช้ระบบบัญชีเงินเดือนด้วยตนเองหากชั่วโมงมีแนวโน้มที่จะยังคงเหมือนเดิมต่อระยะเวลาการจ่ายเงิน อย่างไรก็ตามระบบนี้กำลังล้าสมัยดังนั้นหลาย บริษัท ในขนาดนี้จึงเลือกใช้ระบบคอมพิวเตอร์หรือบริการบัญชีเงินเดือนภายนอก บริษัท ขนาดใหญ่โดยทั่วไปจ้างพนักงานเงินเดือนและใช้ระบบบัญชีเงินเดือนในบ้านหรือใช้บริการบัญชีเงินเดือนภายนอก
ความซับซ้อนของเงินเดือน
ความซับซ้อนของบัญชีเงินเดือนมักจะกำหนดประเภทของระบบบัญชีเงินเดือนที่นายจ้างต้องการ ตัวอย่างเช่นหากมีการประมวลผลหลายรัฐ, เครื่องตกแต่งและเด็กหลายคำสั่งสนับสนุนและอัตราการจ่ายที่แตกต่างกันและรอบการจ่ายที่เกี่ยวข้องนายจ้างจะดีกว่าโดยใช้ระบบบัญชีเงินเดือนกับพนักงานเงินเดือนในบ้านหรือมอบหมายเงินเดือนของเขาให้ บริการบัญชีเงินเดือนภายนอก
