ธุรกิจบางแห่งสามารถดำเนินการได้อย่างประสบความสำเร็จบนพื้นฐานของเงินสดเท่านั้น แต่รูปแบบนั้นค่อนข้างยากที่จะรักษาไว้เมื่อคุณผ่านขั้นตอนแม่และป๊อป เป็นเรื่องยากโดยเฉพาะถ้าคุณขายให้กับธุรกิจอื่น ๆ ที่มักไม่คาดหวังว่าจะจ่ายเงินล่วงหน้าสำหรับการซื้อของพวกเขา แต่คุณจะสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับผลิตภัณฑ์ของคุณซึ่งลูกค้าของคุณจะจ่ายในภายหลัง ในช่วงเวลาระหว่างการออกใบแจ้งหนี้และลูกค้าชำระเงินจะมีการอธิบายเป็นใบแจ้งหนี้คงค้างเพื่อวัตถุประสงค์ทางบัญชี
นิยามใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย
ใบแจ้งหนี้คือข้อตกลงระหว่างผู้ขายและลูกค้าเป็นหลักผู้ขายตกลงที่จะจัดหาผลิตภัณฑ์หรือบริการล่วงหน้าและลูกค้าตกลงที่จะชำระค่าสินค้าหรือบริการตามเงื่อนไขของใบแจ้งหนี้ ข้อกำหนดเหล่านั้นรวมถึงวันที่ที่ระบุเมื่อถึงกำหนดชำระและใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่รวมถึงค่าปรับสำหรับการชำระเงินที่เกินกำหนดชำระ ผู้ขายบางรายเสนอแครอทและไม้ให้ส่วนลดที่คล้ายกันสำหรับการชำระเงินล่วงหน้า ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดผู้ขายจะขยายเครดิตให้กับลูกค้าเป็นหลักและคาดว่าจะได้รับการชำระเงิน - อย่างน้อยที่สุดก็ในเวลาที่เหมาะสม
บัญชีเจ้าหนี้, บัญชีลูกหนี้
ทั้งลูกค้าและผู้ขายต้องพิจารณาใบแจ้งหนี้คงค้างในงบดุล สำหรับผู้ขายมันเป็นสินทรัพย์ปัจจุบัน เป็นเงินที่สามารถนับได้โดยมีเหตุผลพอที่จะชำระหนี้สินที่จะเกิดขึ้นเช่นค่าเช่าซื้อหรือใบแจ้งหนี้สำหรับวัตถุดิบ สำหรับลูกค้ามันเป็นความรับผิดชอบในปัจจุบัน มันจะแสดงในงบดุลของคุณตรงข้ามกับสินทรัพย์ปัจจุบันของคุณซึ่งรวมถึงเงินสดสำรองของคุณและกระแสเงินสดในปัจจุบันเช่นเดียวกับบัญชีลูกหนี้ของคุณเอง ไม่ว่าในกรณีใดมันจะยังคงอยู่ในตำแหน่งนั้นจนกว่าจะปิดใบแจ้งหนี้
คำจำกัดความของใบแจ้งหนี้ที่ปิด
ใบแจ้งหนี้จะยังคงเปิดอยู่จนกว่าลูกค้าจะชำระเงินเต็มจำนวน ในตอนท้ายของลูกค้าการชำระเงินจะถูกโพสต์เป็นเครดิตไปยังบัญชีเจ้าหนี้โดยระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้และอาจระบุผู้จัดหา นี่เป็นหลักฐานการตรวจสอบในกรณีที่ควรมีปัญหากับใบแจ้งหนี้หรือการชำระเงิน ในตอนท้ายของผู้ขายการชำระเงินจะถูกบันทึกเป็นใบลดหนี้ในบัญชีแยกประเภทลูกหนี้ตามหมายเลขใบแจ้งหนี้และหมายเลขเช็คของลูกค้า ไม่ว่าในกรณีใดการชำระเงินเต็มจำนวนเพื่อให้ตรงกับจำนวนเงินที่ถูกต้องของใบแจ้งหนี้ - ลบส่วนลดที่เหมาะสมหรือเพิ่มค่าธรรมเนียมดอกเบี้ยที่เหมาะสม - ตอนนี้สามารถปิดใบแจ้งหนี้ได้แล้ว
การชำระเงินบางส่วนทำให้สิ่งต่าง ๆ ซับซ้อน
มันค่อนข้างง่ายในการติดตามใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่และเปลี่ยนเป็นใบปิดถ้ามันถูกหักล้างด้วยการชำระเงินครั้งเดียวเต็มจำนวน มันซับซ้อนกว่านี้เล็กน้อยหากคุณชำระเงินหรือรับเงินบางส่วนในใบแจ้งหนี้เดียวกันในช่วงระยะเวลาหนึ่ง กระบวนการพื้นฐานของการผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทบัญชีเจ้าหนี้หากคุณเป็นลูกค้าหรือบัญชีแยกประเภทบัญชีลูกหนี้หากคุณเป็นผู้ขายจะยังคงเหมือนเดิม ปัญหาอยู่ที่การตรวจสอบให้แน่ใจว่ายอดรวมการชำระเงินสะสมนั้นถูกต้องเมื่อคุณคำนวณเบี้ยปรับดอกเบี้ยและกำหนดให้กับใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง บริการของบุคคลที่สามและผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์เช่น OpenInvoice.com ซึ่งมีชื่อว่า aptly ซึ่งเป็นระบบอัตโนมัติและทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น
ตัวเลือกการลดใบแจ้งหนี้
ไม่ใช่เรื่องแปลกสำหรับธุรกิจที่มีใบแจ้งหนี้แบบเปิดจำนวนมากที่จะประสบปัญหากระแสเงินสดชั่วคราวในขณะที่รอการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้เหล่านั้น ในสถานการณ์เหล่านั้นบางธุรกิจหันไปใช้ตัวเลือกที่รู้จักกันในชื่อการลดราคาตามใบแจ้งหนี้ บุคคลที่สามเลื่อนเงินให้กับผู้ขายเมื่อเทียบกับใบแจ้งหนี้คงค้างเพื่อแลกเปลี่ยนเป็นเปอร์เซ็นต์เมื่อมีการรวบรวมใบแจ้งหนี้ ความรับผิดชอบในการเก็บเงินยังคงอยู่กับผู้ขาย นี่อาจเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในยามที่ต้องการ แต่ก็กินเข้าไปในระยะขอบของคุณดังนั้นคุณจะต้องชั่งน้ำหนักความต้องการระยะสั้นของคุณอย่างระมัดระวังเทียบกับผลกำไรระยะยาวของคุณ
