บ่อยครั้งที่องค์กรแสวงหาความช่วยเหลือจากภายนอกโครงการจะออก RFP หรือร้องขอข้อเสนอ ผู้รับเหมาจะตอบกลับไปยัง RFP โดยสรุปว่าพวกเขาสามารถช่วยเหลือโครงการได้อย่างไรและเหตุใด บริษัท หรือทีมของพวกเขาจึงเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับงาน เพื่อที่จะได้รับคำตอบที่สมบูรณ์ที่สุดและทำการเลือกที่ถูกต้อง RFP ต้องมีข้อมูลพื้นฐานบางอย่าง
RFP จะต้องเริ่มต้นด้วยการแนะนำและภาพรวมขององค์กรที่ออกคำขอและปัญหาหรือโครงการที่ต้องการความช่วยเหลือ การแนะนำมักจะไม่เกินหนึ่งหรือสองย่อหน้าและจะต้องรวมถึงวันที่ครบกำหนดสำหรับโครงการและงบประมาณที่เสนอ การรวมข้อมูลนี้จะช่วยให้ บริษัท ตัดสินใจเกี่ยวกับการตอบสนองต่อ RFP หรือไม่
รายละเอียดโครงการ
ส่วนที่สองของ RFP จะต้องให้รายละเอียดเกี่ยวกับโครงการหรือโปรแกรมเฉพาะ จัดทำข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับวัตถุประสงค์และโครงสร้างของโครงการรวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับทีมงานที่ทำงานสถานที่ตารางเวลาและสถานะ ข้อมูลนี้ช่วยให้ผู้ตอบแบบสอบถามเข้าใจบริบทของโครงการ จากนั้นพวกเขาสามารถปรับแต่งการตอบสนองต่อความต้องการขององค์กรที่ร้องขอ
ขอบเขตการให้บริการ
RFP ต้องระบุรายละเอียดบริการที่คุณต้องการจาก บริษัท ภายนอก ขอบเขตการให้บริการนี้น่าจะเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของ RFP เนื่องจาก บริษัท ที่ตอบสนองจะใช้ความระมัดระวังอย่างยิ่งในการพัฒนาข้อเสนอที่ตรงกับความต้องการของคุณทั้งหมด ในขณะที่คุณต้องรวมงานเฉพาะที่เป็นกุญแจสำคัญในการทำให้โครงการเสร็จสมบูรณ์รายการบริการที่จำเป็นต้องใช้โดยทั่วไปเนื่องจากแต่ละ บริษัท ที่ตอบสนองจะมีแนวทางของโครงการ การอนุญาตให้ บริษัท ภายนอกให้รายละเอียดแนวคิดและกระบวนการของพวกเขาสามารถช่วยให้คุณตัดสินใจอย่างชาญฉลาดเกี่ยวกับ บริษัท ที่ดีที่สุดสำหรับงาน
งบ
ในขณะที่บาง บริษัท ที่ออก RFP ลังเลที่จะรวมข้อมูลงบประมาณหากคุณมีงบประมาณที่เข้มงวดให้รวมไว้ใน RFP RFP จะต้องมีส่วนที่ขอให้ บริษัท ระบุรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาวางแผนที่จะใช้งบประมาณรวมถึงการแยกย่อยข้อกำหนดการเรียกเก็บเงินและการชำระเงินและขั้นตอน รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับประเภทของสัญญาที่คุณอนุญาตและระยะเวลาของสัญญา
คุณสมบัติของผู้สมัคร
เมื่อคุณเลือก บริษัท ภายนอกเพื่อทำงานกับ บริษัท ของคุณคุณต้องการ บริษัท ที่ดีที่สุดและมีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดที่คุณสามารถจ่ายได้ RFP จะต้องมีส่วนที่ บริษัท ที่ตอบสนองสามารถให้รายละเอียดคุณสมบัติของพวกเขาสำหรับงาน หากคุณกำลังมองหาประสบการณ์ที่เฉพาะเจาะจงขอให้ผู้ตอบแบบสอบถามให้รายละเอียดทักษะและประสบการณ์ของพวกเขาในพื้นที่นั้น นอกจากนี้ขอการอ้างอิงไม่ว่าจะเป็นสำหรับ บริษัท โดยรวมหรือสำหรับสมาชิกในทีมแต่ละคน
การประเมินผลและการส่งมอบ
RFP ต้องมีการแบ่งรายละเอียดของเกณฑ์การประเมินและคำแนะนำในการส่งข้อเสนอ ชัดเจนและเจาะจงระบุวันที่และเวลาของกำหนดเวลารวมถึงที่อยู่เฉพาะที่คุณจะได้รับข้อเสนอ หากมีสถานการณ์ที่อาจนำไปสู่การถูกตัดสิทธิ์ทันทีให้รวมสิ่งเหล่านั้นด้วย
