การเก็บเอกสารคืออะไร

การจัดเก็บเอกสารเป็นที่เก็บเอกสารที่ไม่ได้ใช้งานอีกต่อไป แต่องค์กรต้องการเก็บเอกสารนี้เป็นบันทึกทางประวัติศาสตร์ประเภทหนึ่ง โดยทั่วไปแล้วองค์กรและธุรกิจจะเก็บเอกสารไว้ แต่บุคคลก็อาจจัดเก็บเอกสารด้วยเหตุผลหลายประการ ชุดของข้อควรพิจารณาและวิธีการเชื่อมโยงกับการเก็บเอกสาร ในบางกรณีองค์กรจะมีชุดของนโยบายที่กำหนดไว้อย่างดีสำหรับการจัดการเอกสารซึ่งองค์กรจะสรุปขั้นตอนการเก็บถาวร องค์กรสามารถจัดเก็บสื่อประเภทต่าง ๆ รวมถึงอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างง่ายดาย

วัตถุประสงค์

องค์กรจัดเก็บเอกสารด้วยเหตุผลที่หลากหลายในกรณีส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์โดยรวมหรือบทบาทขององค์กร บ่อยครั้งที่องค์กรเก็บเอกสารประกอบเพราะมีความสำคัญทางวัฒนธรรมหรือประวัติศาสตร์ หรือธุรกิจอาจมีเหตุผลทางกฎหมายหรือทางการเงินในการเก็บบันทึกเอกสารที่เชื่อถือได้ในอดีตซึ่งเป็นวิธีการจัดการที่มีประสิทธิภาพที่สุด

การพิจารณา

องค์กรใด ๆ ที่มีความจำเป็นในการเก็บเอกสารต้องพิจารณาขั้นตอนอย่างระมัดระวัง การตัดสินใจว่าจะต้องเก็บถาวรเอกสารอะไรทั้งในแง่ของการดำเนินงานในอดีตและต่อเนื่องคือการพิจารณาเบื้องต้น สำหรับเอกสารต่อเนื่องที่องค์กรสร้างขึ้นองค์กรอาจมาถึงกำหนดเวลาบางส่วนสำหรับการเก็บถาวร วิธีการเก็บถาวรก็แตกต่างกันไปและความก้าวหน้าของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ได้นำเสนอเครื่องมือใหม่มากมายที่นำเสนอโซลูชั่นที่มีประสิทธิภาพและคุ้มค่าในหลาย ๆ กรณี

เครื่องมือ

ตั้งแต่ปี 2011 เครื่องมือซอฟต์แวร์สำหรับการเก็บเอกสารได้เพิ่มขึ้นทำให้องค์กรมีโอกาสมากขึ้นในการจัดเก็บด้วยค่าใช้จ่ายที่ต่ำกว่า องค์กรสามารถใช้ซอฟต์แวร์เก็บถาวรเป็นเครื่องมือไม่เพียง แต่สำหรับเอกสารที่จัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ แต่ยังสำหรับเอกสารกระดาษและสื่ออื่น ๆ องค์กรสามารถสแกนหรือแปลงรายการที่ไม่ใช่ดิจิทัลสำหรับจัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ลดปริมาณพื้นที่ทางกายภาพที่จำเป็นสำหรับการเก็บบันทึกที่มีประสิทธิภาพ

ความเสี่ยง

ความเสี่ยงมีอยู่ในระบบเก็บเอกสารใด ๆ และองค์กรต้องพิจารณาสิ่งเหล่านี้เมื่อสร้างนโยบายการเก็บถาวรขององค์กร ประโยชน์ของการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์จะใช้ได้เฉพาะเมื่อเอกสารที่เก็บมีความปลอดภัยเท่านั้น องค์กรจึงต้องใช้การป้องกันที่เพียงพอเพื่อปกป้องความมั่นคงและความปลอดภัยของไฟล์เก็บถาวรซึ่งเครื่องมือเก็บถาวรและบริการที่อยู่ในรูปแบบที่แตกต่างกัน

ประโยชน์ที่ได้รับ

ประโยชน์ของการมีระบบจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นด้วยการพัฒนาโซลูชั่นทางเทคโนโลยี ระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ใช้พื้นที่ทางกายภาพน้อยลงและในบางกรณีอาจไม่ได้อยู่ในสถานที่หลักของธุรกิจหรือองค์กร ตัวอย่างเช่นบางองค์กรอาจใช้บริการการจัดการเอกสารภายนอก ข้อดีอีกประการของการใช้บันทึกอิเล็กทรอนิกส์คือองค์กรสามารถจัดทำเนื้อหาที่เก็บถาวรได้ง่ายและรวดเร็วเมื่อต้องการซึ่งมักอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ค้นหาได้