การจัดการประชุมทางธุรกิจสำหรับคนญี่ปุ่นนั้นเหมือนกับการประชุมทางธุรกิจอื่น ๆ: อ้างอิงผู้เข้าร่วมด้วยชื่อ (ครอบครัว) สุดท้ายของพวกเขา (และถ้าคุณพูดภาษาญี่ปุ่นให้ทำตามชื่อสกุลด้วยความเคารพ - ซาน); แจ้งผู้เข้าร่วมถึงเวลาเริ่มต้นให้ดีล่วงหน้า เลือกกาแฟชาหรือน้ำ เริ่มเวลา อย่าขัดจังหวะผู้คนเมื่อพวกเขากำลังพูด อยู่ในหัวข้อ; หลีกเลี่ยงการใช้อารมณ์ขัน และเตรียมพร้อมสำหรับคำถามส่วนตัวโดยตรง
การจัดเตรียม
แจ้งผู้เข้าร่วมทั้งหมดเกี่ยวกับเวลาเริ่มต้นให้เร็วที่สุดและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคน - ญี่ปุ่นและไม่ใช่คนญี่ปุ่นเหมือนกัน - เข้าใจว่าการประชุมจะเริ่มขึ้นในเวลานี้ วัฒนธรรมญี่ปุ่นให้ความสำคัญกับการพิจารณาผู้อื่นและความตรงต่อเวลาเป็นสัญญาณของความเคารพ
เลือกสถานที่เงียบถ้าเป็นไปได้ คนญี่ปุ่นหลายคนพูดภาษาอังกฤษหรือเรียนภาษาอังกฤษ แต่เสียงพื้นหลังอาจทำให้ติดตามการสนทนาได้ยาก การประชุมในสถานที่เงียบสงบจะช่วยให้มั่นใจว่าสภาพแวดล้อมการฟังจะสบาย
ให้เลือกเครื่องดื่ม ตรงกันข้ามกับภาพลักษณ์ที่นิยมไม่ใช่คนญี่ปุ่นทุกคนที่ดื่มชาญี่ปุ่นโดยเฉพาะอย่างยิ่งไม่ได้อยู่ที่การพบปะทางธุรกิจกับคนที่ไม่ใช่คนญี่ปุ่น เป็นการดีที่สุดถ้าเป็นไปได้เพื่อให้ผู้เข้าร่วมมีทางเลือกของกาแฟ, ชา, ชาญี่ปุ่นและน้ำ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีพื้นที่ตารางเพียงพอสำหรับผู้ที่จะจัดวางเอกสารและหากต้องการพจนานุกรมอิเล็กทรอนิกส์ อีกครั้งที่คนญี่ปุ่นจำนวนมากพูดภาษาอังกฤษ แต่บางครั้งพวกเขาอาจต้องการตรวจสอบความหมายของคำที่คลุมเครือหรือไม่รู้จักที่ใช้ในระหว่างการประชุม
ให้เวลาก่อนที่การประชุมจะเริ่มเพื่อให้ผู้คนสามารถแลกเปลี่ยนนามบัตรและแนะนำกันเองกันเอง การแลกเปลี่ยนนามบัตรเป็นการกระทำที่สำคัญและจำเป็นสำหรับนักธุรกิจชาวญี่ปุ่น
เริ่มการประชุม
ส่งสัญญาณว่าการประชุมจะเริ่มขึ้นทำให้ผู้คนสามารถจัดระเบียบตัวเองและเตรียมความพร้อม
แนะนำผู้เข้าร่วม หากคุณกำลังดำเนินการประชุมเป็นภาษาญี่ปุ่นให้ใช้การแนะนำแบบญี่ปุ่น: การจัดระเบียบอันดับแรก, นามสกุลที่สองตามด้วย "-san" ชื่อจริง คุณอาจเลือกที่จะให้ผู้เข้าร่วมแนะนำตัวเอง; สิ่งนี้เป็นที่ยอมรับอย่างสมบูรณ์และถ้าเป็นภาษาอังกฤษคนญี่ปุ่นอาจสนุกกับการแสดงความสามารถด้านภาษาอังกฤษต่อหน้ากลุ่ม
กล่าวย้ำวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการประชุม ควรมีการประกาศล่วงหน้า แต่จะช่วยให้ผู้คนได้รับการเตือน การอยู่ในหัวข้อเป็นสัญญาณของการพิจารณาในญี่ปุ่น
ดำเนินการประชุม
อย่าขัดจังหวะบุคคลเมื่อพวกเขากำลังพูด ให้เวลาผู้พูดพูดถึงจุด ในญี่ปุ่นผู้คนมักจะอธิบายประเด็นด้วยการให้เหตุผลก่อนแล้วจึงระบุจุดในขณะที่คนในวัฒนธรรมตะวันตกระบุจุดก่อนแล้วจึงให้เหตุผล รูปแบบการสื่อสารที่แตกต่างกันนี้อาจเป็นแหล่งของความอดทนในส่วนของชาวตะวันตกและจัดการได้ดีที่สุดโดยไม่รบกวน
อยู่ในหัวข้อ เก็บ asides หรือเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยใด ๆ สำหรับการสิ้นสุดหรือการประชุม
หลีกเลี่ยงการใช้อารมณ์ขัน แม้ว่าวัฒนธรรมญี่ปุ่นจะเปลี่ยนแปลงไปและอารมณ์ขันเป็นเรื่องธรรมดาในญี่ปุ่น แต่ก็ยังดีที่สุดที่จะหลีกเลี่ยงอารมณ์ขันในการประชุมทางธุรกิจ อารมณ์ขันอาจเป็นสัญลักษณ์ของมิตรภาพสำหรับชาวอเมริกัน แต่สำหรับนักธุรกิจชาวญี่ปุ่นมันอาจเป็นสัญญาณของความไม่พอใจและยังเสี่ยงต่อการไม่ฝ่าฝืนภาษาหรืออุปสรรคทางวัฒนธรรม
เตรียมพร้อมสำหรับคำถามโดยตรง เว็บไซต์ "การแปลภาษาต่างประเทศ" เตือนผู้อ่านว่าคนญี่ปุ่นมักจะถูกถามโดยตรงเมื่อทำความรู้จักกับผู้คนใหม่ ๆ (ดูข้อมูลอ้างอิง 1) คำถามเช่น "คุณทำเงินเท่าไหร่?" "คุณโสดหรือเปล่า?" หรือ "คุณอายุเท่าไหร่" อาจเกิดขึ้น หากคุณไม่สะดวกในการตอบคำถามเหล่านี้ให้ค้นหาวิธีสุภาพในการเบี่ยงเบนคำถามและไม่แสดงความผิด
