เมื่อคุณจัดการประชุมสโมสรคุณสื่อสารกับสมาชิกทุกคนในคราวเดียววางแผนกิจกรรมของสโมสรในอนาคตและตัดสินใจสำคัญ ๆ ในการดำเนินการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพคุณต้องจัดระเบียบและวางแผน ผู้อำนวยความสะดวกในการประชุมจะรักษาความสงบเรียบร้อยตลอดการประชุมในขณะที่จัดการกับหัวข้อทั้งหมดในวาระการประชุม
เตรียมล่วงหน้า ตัดสินใจว่าเป้าหมายของคุณคืออะไรสำหรับการประชุมและจัดทำแผนปฏิบัติการเฉพาะเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านั้น ทำรายการหัวข้อที่คุณจะกล่าวถึงและทำสำเนารายการนี้เพื่อแจกจ่ายให้สมาชิกสโมสร
สร้างบรรยากาศที่น่าดึงดูดใจ เสิร์ฟเครื่องดื่มก่อนการประชุมและมีการเล่นดนตรีเบา ๆ ในขณะที่สมาชิกสโมสรเข้าสู่พื้นที่การประชุม สิ่งนี้จะสร้างบรรยากาศที่กระตุ้นให้สมาชิกผ่อนคลายและเข้าสังคมก่อนเริ่มการประชุม
เริ่มตรงเวลา ประกาศห้านาทีก่อนที่คุณจะวางแผนที่จะเริ่ม ในขณะที่สมาชิกสโมสรหาที่นั่งแจกสำเนาวาระการประชุม สิ่งนี้ช่วยให้สมาชิกสโมสรสามารถตรวจสอบวาระการประชุมในขณะที่คุณเตรียมเริ่มต้น
แนะนำสมาชิกสโมสรใหม่ การประชุม icebreaker เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการแนะนำสมาชิกใหม่ ให้พวกเขาระบุสถานที่ที่พวกเขาเติบโตที่พวกเขาไปโรงเรียนและทำไมพวกเขาถึงตัดสินใจเข้าร่วมสโมสรของคุณ
ตรวจสอบรายงานการประชุมจากการประชุมครั้งก่อน สิ่งนี้เตือนสมาชิกของสโมสรถึงการกระทำที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุมครั้งล่าสุดและให้สมาชิกใหม่เข้าใจหัวข้อการประชุมปัจจุบันได้ดีขึ้น
ทำงานต่อไป ปฏิบัติตามระเบียบวาระการประชุมเสมอ หากมีคนต้องการพูดคุยหัวข้อที่ไม่ได้อยู่ในระเบียบวาระการประชุมของคุณให้เขียนหัวเรื่องลงบนกระดาษแผ่นแยกต่างหากแล้วจัดการในระหว่างการประชุมครั้งต่อไป
เผื่อเวลาสำหรับคำถามและคำตอบ สมาชิกสโมสรมีแนวโน้มที่จะมีคำถามดังนั้นเตรียมตอบคำถามเหล่านั้น ถามผู้ที่มีคำถามเพื่อยกมือขึ้นและเรียกสมาชิกแต่ละคนเป็นรายบุคคล นี่เป็นเวลาที่ดีที่จะกระตุ้นให้สมาชิกสโมสรให้คำแนะนำสำหรับการประชุมในอนาคต
หมดเวลา การมีเวลาสิ้นสุดที่เฉพาะเจาะจงช่วยให้ผู้ดำเนินการติดตาม หากสมาชิกสโมสรมีคำถามหรือข้อสงสัยเพิ่มเติมเชิญให้พวกเขาพูดคุยกับคุณหลังจากสิ้นสุดการประชุม
