การประชุมที่สร้างแรงบันดาลใจที่ออกแบบมาอย่างดีและกำหนดเวลาสามารถช่วยให้พนักงานได้รับแรงบันดาลใจที่พวกเขาต้องการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ การประชุมสร้างแรงบันดาลใจสามารถช่วยให้พนักงานดับไฟเพื่อให้บรรลุเป้าหมายการขายที่ตั้งขึ้นใหม่หรือฟื้นตัวจากไตรมาสที่ช้า ก่อนที่จะวิเคราะห์การวางแผนการประชุมกำหนดงบประมาณสำหรับการประชุม หากคุณไม่แน่ใจว่าคุณสามารถใช้จ่ายได้มากเท่าใดให้สอบถามตัวแทนด้านบัญชีสำหรับรายงานที่ทันสมัยของงบประมาณแผนกของคุณสำหรับการประชุมและกิจกรรมต่างๆ
มีน้ำใจ
พิจารณาบรรยากาศการทำงานและความต้องการของพนักงานเมื่อกำหนดเวลาการประชุมเพื่อสร้างแรงบันดาลใจ หากพนักงานตอบเจ้านายหลายคนให้คุยกับหัวหน้าแผนกอื่น ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมจะไม่รบกวนงานอื่น ๆ หลีกเลี่ยงการกำหนดตารางการประชุมที่สร้างแรงบันดาลใจเมื่อพนักงานมีภาระงานหนักมาก พยายามอย่าวางแผนพวกเขาในช่วงบ่ายวันศุกร์เมื่อพนักงานมีสมาธิกับวันหยุดสุดสัปดาห์หรือเช้าวันจันทร์เมื่อพนักงานยังคงนั่งลงในกระบวนการทำงานของพวกเขา หากคุณต้องการกำหนดเวลาการประชุมในช่วงเวลาที่ยุ่งวางแผนให้การประชุมสั้นและตรงประเด็น เพื่อให้แน่ใจว่าห้องประชุมจะไม่ถูกจองเป็นสองเท่าเมื่อคุณต้องการแจ้งเตือนฝ่ายบริหารของ บริษัท หรือจองผ่านระบบตั้งเวลา
ให้อาหาร
สุภาษิตโบราณ "ถ้าคุณเลี้ยงพวกเขาพวกเขาจะมา" ถือเป็นจริงโดยเฉพาะกับฟังก์ชั่นการทำงาน การให้อาหารสื่อสารกับพนักงานว่าการประชุมมีความสำคัญและมีคุณค่า สิ่งนี้จูงใจให้พวกเขาเข้าร่วมและเพิ่มช่วงความสนใจของพวกเขา คุณยังสามารถจัดหาอาหารได้แม้ว่าคุณจะไม่มีงบประมาณมาก พนักงานจะคาดหวังการแพร่กระจายที่มากขึ้นในเวลาอาหารดังนั้นอย่ากำหนดเวลาไว้ใกล้กับมื้อกลางวันและมื้อเย็นถ้าคุณไม่สามารถจัดอาหารเต็มรูปแบบได้ ให้เตรียมโดนัทและกาแฟสำหรับการประชุมตอนเช้าหรืออาหารว่างแสนอร่อยในช่วงบ่าย
ทำการบ้านของคุณ
เนื้อหาที่สร้างแรงบันดาลใจเฉพาะสำหรับการประชุมของคุณจะขึ้นอยู่กับหัวข้อและบริบททางธุรกิจ ไม่ว่าจะอยู่ในสถานการณ์ใดการวิจัยเพียงเล็กน้อยสามารถสร้างผลกระทบอย่างใหญ่หลวงต่อการประชุมของคุณ อ่านผ่านรายงานความคืบหน้าของ บริษัท และเอกสารแสดงความคิดเห็นเพื่อค้นหาว่าพนักงานรู้สึกหงุดหงิดดิ้นรนหรือขาดแรงจูงใจ จดโครงร่างของการประชุมและประเด็นทั้งหมดที่คุณต้องการจะกล่าวถึง จัดระเบียบประเด็นต่าง ๆ เป็นแนวคิดหลักสามข้อซึ่งจะทำให้พนักงานแยกแยะและจดจำได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่นแนวคิดทั้งสามอาจเป็น "ที่เราเคยไปเราอยู่ที่ไหนและเราจะไปที่ไหน"
พูดด้วยความจริงใจ
เหนือสิ่งอื่นใดจงซื่อสัตย์ตรงไปตรงมาและจริงใจกับพนักงานของคุณ หลีกเลี่ยงการกล่าวสุนทรพจน์ของดอกไม้และกลวิธีทางอารมณ์ที่อาจหลุดพ้น ให้อำนาจพนักงานของคุณด้วยการเตือนพวกเขาถึงสิ่งที่พวกเขาประสบความสำเร็จ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้สไลด์จุดไฟที่เน้นความสำเร็จที่สำคัญที่สุดและการปรับปรุงที่ทีมทำไว้ในช่วงเวลาทางการเงินล่าสุดเพื่อช่วยกระตุ้นให้พวกเขาพัฒนาต่อไป ส่งเสริมให้พนักงานมีส่วนร่วมในกระบวนการกำหนดเป้าหมายของแผนกหรือ บริษัท ในตอนท้ายของการประชุมแสดงความขอบคุณสำหรับงานของพวกเขาและสื่อสารความเชื่อที่แท้จริงของคุณว่าพวกเขาสามารถบรรลุหรือเกินวัตถุประสงค์การทำงาน
