จดหมายธุรกิจกำหนดเสียงสำหรับการโต้ตอบในอนาคต เมื่อลูกค้าที่คาดหวังได้รับจดหมายธุรกิจเขาจะสร้างความประทับใจให้กับนักเขียนและองค์กรของเขาทันที หากจดหมายไม่เป็นทางการนักเขียนอาจดูไม่จริงใจหรือไม่เป็นมืออาชีพ การเขียนที่เป็นทางการเกินไปอาจเป็นการข่มขู่หรือทำให้ผู้อ่านกลายเป็นคนขี้ขลาด จดหมายที่มีการจัดระเบียบอย่างดีและเป็นลายลักษณ์อักษรจะสร้างความประทับใจครั้งแรกในเชิงบวก
จัดดี
จดหมายธุรกิจแต่ละฉบับระบุถึงวัตถุประสงค์หรือภารกิจที่เฉพาะเจาะจง อาจเป็นคำขอข้อมูลตอบคำถามหรือส่งข้อเสนอ วรรคแรกระบุวัตถุประสงค์ของจดหมาย มันตอบคำถามของนักข่าว: ใครอะไรเมื่อไหร่ที่ไหนและทำไม ย่อหน้าที่เหลือสนับสนุนวัตถุประสงค์นี้ด้วยคะแนนที่แตกต่าง - คุณสมบัติคุณสมบัติคุณสมบัติ ย่อหน้าสุดท้ายย้ำจุดประสงค์นี้และสรุปความคาดหวังของนักเขียนอย่างชัดเจน ผู้เขียนใช้วลีการเปลี่ยนแปลงที่เหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่าทุกส่วนของตัวอักษรไหลอย่างราบรื่นด้วยกัน
ชัดเจนและรัดกุม
จดหมายธุรกิจที่ดีให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดอย่างชัดเจนและรัดกุม ผู้เขียนใช้น้ำเสียงและภาษาที่เหมาะสม เขาทำให้คำศัพท์ง่ายและหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาทางเทคนิคหรือนามธรรมเพื่อสร้างความประทับใจให้ผู้อ่าน เขาแปรเปลี่ยนความยาวของประโยคหันเหจากประโยคยาว ๆ ท่องไปพร้อมกับรายละเอียดที่มากเกินไป อย่างไรก็ตามเขาไม่ได้ จำกัด อยู่เพียงประโยคสั้น ๆ ที่ขาด ๆ หาย ๆ เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้เขาจะใช้เสียงที่แอคทีฟแทนเสียงพาสซีฟ
มีโครงสร้างที่ดี
จดหมายธุรกิจแต่ละฉบับเป็นไปตามรูปแบบและข้อกำหนดแบบอักษรของ บริษัทในรูปแบบบล็อกตัวอักษรทั้งหมดจะถูกจัดชิดขอบและเว้นระยะเดียวยกเว้นเว้นวรรคระหว่างย่อหน้า รูปแบบบล็อกที่ปรับเปลี่ยนนั้นเป็นไปตามรูปแบบบล็อก แต่กำหนดวันที่และปิดที่กึ่งกลาง จดหมายธุรกิจส่วนใหญ่ประกอบด้วยวันที่ที่อยู่ภายในคำทักทายบรรทัดเรื่องการปิดอภินันทนาการฟรีลายเซ็นและสิ่งที่แนบมาด้วย หากจดหมายสั้นหรือยาวกว่าค่าเฉลี่ยผู้เขียนจะทำการปรับระยะห่างตามแนวตั้งที่จำเป็น
ปราศจากข้อผิดพลาด
ก่อนที่จะส่งจดหมายใด ๆ นักเขียนอ่านร่างแรกดัง ๆ นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการตรวจสอบภาษาที่ฟังดูผิดเพี้ยนหรือผิดธรรมชาติ เขาใช้พจนานุกรมและเขียน stylebook เพื่อตรวจสอบการสะกดไวยากรณ์และเครื่องหมายวรรคตอนทั้งหมด หรือเขาอาจใช้คุณสมบัติตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ของโปรแกรมประมวลผลคำของเขา เขาตรวจสอบชื่อชื่อและที่อยู่ของผู้รับซ้ำ
