ความสำเร็จหรือความล้มเหลวขององค์กรขึ้นอยู่กับความสามารถในการสื่อสารกับสมาชิกตามที่แผนกสื่อสารของมหาวิทยาลัยแห่งรัฐแคลิฟอร์เนีย เทคโนโลยีใหม่ที่ผสมผสานกับผู้ชมที่มีความหลากหลายทางวัฒนธรรมได้เพิ่มความสำคัญของการสื่อสารขององค์กร แต่ก็ทำให้ฟิลด์มีความซับซ้อนยิ่งขึ้น การเข้าใจอุปสรรคทั่วไปบางอย่างสามารถปรับปรุงความสามารถขององค์กรในการสื่อสาร
โครงสร้างที่มีตำหนิ
ผู้ชมต้องการโครงสร้างเพื่อทำความเข้าใจข้อความและการสื่อสารจำนวนมากได้รับการลงโทษเพราะพวกเขาขาดองค์กรที่เหมาะสมตามที่ Lee Hopkins ผู้เขียนบทความมากกว่า 130 เรื่องเกี่ยวกับการสื่อสารทางธุรกิจ โครงสร้างเป็นสิ่งสำคัญเพราะหากไม่มีการแนะนำร่างกายและใกล้ชิดผู้ชมจะมีช่วงเวลาที่ยากลำบากในการจดจำเรียกคืนและประมวลผลข้อมูล กฎเหล่านี้ใช้กับการสื่อสารทุกประเภทตั้งแต่อีเมลไปจนถึงงานนำเสนอสาธารณะและผู้ชมทุกขนาด
สมมติฐาน
สมมติฐานการสื่อสารทั่วไปสองข้อช่วยหายนะสำหรับความสำเร็จของการสื่อสารในองค์กร สิ่งแรกคือสมมติว่าสมาชิกทุกคนในองค์กรมีฐานความรู้เดียวกันกับผู้ส่งข้อความ อีกคนหนึ่งกำลังคิดว่าข้อมูลจะแพร่กระจายอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพด้วยตนเองหลังจากสมาชิกเพียงหนึ่งหรือสองคนได้รับข้อมูล ห้องสมุดการจัดการฟรีซึ่งเป็นคู่มือออนไลน์ของบทความเกี่ยวกับความเป็นผู้นำแนะนำให้ฝ่ายบริหารจัดการเชิงรุกสื่อสารอย่างมีความคิดและมีกลยุทธ์กับสมาชิก คำแนะนำเฉพาะจากห้องสมุดการจัดการฟรีรวมถึงการสร้างการประชุมปกติระหว่างพนักงานและผู้นำรวมถึงระหว่างแผนกต่างๆ เคล็ดลับอื่น ๆ ได้แก่ การให้พนักงานสำเนาคำบรรยายลักษณะงานคู่มือพนักงานและเอกสารสำคัญอื่น ๆ ของ บริษัท
การพึ่งพาเทคโนโลยีมากเกินไป
การพึ่งพาเทคโนโลยีใหม่ ๆ มากเกินไปเช่นการส่งข้อความ, Twitter หรือเว็บไซต์โซเชียลมีเดียอื่น ๆ อาจหมายความว่าไม่ใช่สมาชิกทุกคนในองค์กรที่ได้รับข้อความอย่างแท้จริง ตัวอย่างเช่นบล็อกโก๋จะไม่เป็นประโยชน์กับสมาชิกที่ต้องทำงานให้เสร็จโดยไม่ต้องเข้าถึงอินเทอร์เน็ต Jim Shaffer ผู้เขียน "The Solution Solution" แนะนำให้ผู้ที่รับผิดชอบในการสื่อสารองค์กรตรวจสอบแผนการของพวกเขาเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขากำลังใช้วิธีการที่ให้ข้อมูลที่ลูกค้าและพนักงานต้องการแทนที่จะใช้รูปแบบที่ทันสมัยหรือน่าสนใจ
ข้อมูลมากเกินไป
อีกข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือเชื่อว่าการเพิ่มรายละเอียดหลังจากรายละเอียดในการสื่อสารจะทำให้โน้มน้าวใจมากขึ้นเมื่อในความเป็นจริงข้อมูลมากเกินไปสามารถปิดผู้ชม ความเรียบง่ายเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างการสื่อสารองค์กรที่ยังคงอยู่กับผู้ชม ไม่ว่าคุณจะรักผลิตภัณฑ์มากน้อยเพียงใดเข้าใจความคิดหรือมีประสบการณ์กับอุตสาหกรรมยึดหลักสองหรือสามประเด็นแทนที่จะพูดหรือเขียนเกี่ยวกับทุกสิ่งที่คุณรู้เพื่อรับข้อความของคุณ
ลืมเกี่ยวกับ Nonverbals
ผู้ที่รับผิดชอบในการสื่อสารขององค์กรจะต้องคำนึงถึงสัญญาณอวัจนภาษาที่สามารถปรับปรุงข้อความที่เตรียมไว้หรือบิดเบือนหรือบิดเบือนความหมายของมัน ในวัฒนธรรมตะวันตกการสบตาท่าทางที่เหมาะสมและเสื้อผ้าที่เหมาะสมกับสถานการณ์นั้นแสดงให้เห็นว่าผู้ส่งข้อความนั้นมีความสนใจความเคารพความจริงใจและความน่าเชื่อถือตามที่ mindtools.com
