บริษัท หลายแห่งใช้ระบบสินค้าคงคลังในการผลิตหรือการดำเนินการค้าปลีกเพื่อจัดการระดับสินค้าคงคลัง สินค้าคงคลังอาจเป็นหนึ่งในสินทรัพย์และระบบที่มีค่าที่สุดของ บริษัท ในการจัดการซึ่งเป็นรากฐานในการตอบสนองความต้องการของลูกค้า ระบบสินค้าคงคลังแต่ละระบบอยู่ในขอบเขตที่เฉพาะเจาะจงและมีข้อ จำกัด บางประการที่ฝ่ายบริหารต้องเข้าใจเพื่อเลือกระบบที่ดีที่สุดสำหรับ บริษัท
ระบบสินค้าคงคลัง
ระบบสินค้าคงคลังเป็นพื้นฐานสำหรับการบันทึกการขายการซื้อ และปริมาณสำหรับแต่ละรายการเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชี ระบบสินค้าคงคลังหลักสองระบบคือระบบเป็นงวดและระบบถาวร ระบบตามงวดจะบันทึกสินค้าคงคลังเมื่อสิ้นงวดแต่ละงวดเท่านั้นโดยไม่เปลี่ยนแปลงยอดคงเหลือตลอดช่วงเวลา เนื่องจากการนับสินค้าคงคลังต้องใช้เวลาธุรกิจขนาดเล็กมักจะใช้ระบบเป็นระยะ ในทางตรงกันข้ามระบบถาวรจะปรับยอดคงเหลือสินค้าคงคลังทุกครั้งที่มีการทำธุรกรรมเช่นการซื้อสินค้าคงคลังหรือการขายเกิดขึ้นและให้ข้อมูลตามเวลาจริง
ขอบเขตของระบบสินค้าคงคลัง
ขอบเขตของระบบสินค้าคงคลังสามารถครอบคลุมความต้องการมากมายรวมถึงการประเมินค่าสินค้าคงคลังการวัดการเปลี่ยนแปลงของสินค้าคงคลังและการวางแผนสำหรับระดับสินค้าคงคลังในอนาคต มูลค่าของสินค้าคงคลังในตอนท้ายของแต่ละช่วงเวลาเป็นพื้นฐานสำหรับการรายงานทางการเงินในงบดุล การวัดการเปลี่ยนแปลงในสินค้าคงคลังทำให้ บริษัท สามารถกำหนดต้นทุนของสินค้าคงคลังที่ขายได้ในระหว่างงวด สิ่งนี้ทำให้ บริษัท สามารถวางแผนสำหรับความต้องการสินค้าคงคลังในอนาคต
ข้อ จำกัด ของระบบเป็นระยะ
ข้อ จำกัด ของระบบตามช่วงเวลานั้นรวมถึงการไม่ทราบจำนวนสินค้าคงคลังที่แน่นอนในช่วงกลางของช่วงเวลาและแสดงความเสี่ยงของการออกหุ้น ด้วยระบบตามงวด บริษัท จะทราบระดับสินค้าคงคลังอย่างแน่นอนเฉพาะเมื่อมันนับจำนวนสินค้าคงคลังเมื่อสิ้นสุดแต่ละช่วงเวลา ตลอดระยะเวลาที่ผ่านมา บริษัท จะรับออเดอร์จากลูกค้าโดยไม่ทราบจำนวนสินค้าคงคลังที่แน่นอนหรือว่ามีสินค้าเพียงพอต่อความต้องการของลูกค้าหรือไม่
ข้อ จำกัด ของระบบถาวร
ข้อ จำกัด ของระบบสินค้าคงคลังถาวรรวมถึงความรู้สึกผิดพลาดของความน่าเชื่อถือและการพึ่งพามนุษย์ แม้ว่าระบบจะไม่มีการอัพเดททุกครั้งที่มีการทำธุรกรรมเข้าสู่ระบบ แต่อาจไม่มีข้อมูลเกี่ยวกับหน่วยที่ถูกขโมยเสียหายหรือถูกทำลาย บริษัท ยังไม่ทราบถึงการโจรกรรมหรือของเสียที่รู้จักกันในชื่อการหดตัวจนกว่าจะมีการตรวจนับอย่างน้อยปีละครั้ง ข้อ จำกัด อื่น ๆ คือพนักงานอาจป้อนข้อมูลไม่ถูกต้องโดยแนะนำข้อมูลที่ไม่ถูกต้องซึ่งอาจทำให้เกิดการตัดสินใจ
